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10 beneficios y ejemplos de un proceso de flujo de trabajo
10 beneficios y ejemplos de un proceso de flujo de trabajo
El término flujo de trabajo, o proceso de flujo de trabajo, se ha convertido en una palabra de moda en la comunidad empresarial. Si bien el término se usa comúnmente, existe una falta de consenso sobre lo que significa y en qué se diferencia de un proceso de negocio.
¿Qué es un proceso de flujo de trabajo?
Un proceso de flujo de trabajo es un conjunto de actividades secuenciales que deben realizarse para completar una tarea. Es repetible y típicamente lineal; desarrollado de acuerdo con acciones predeterminadas o reglas de negocio. Un proceso de flujo de trabajo generalmente consta de cuatro componentes clave:
Actores. Las personas o la tecnología responsables de completar el trabajo.
Actividades. Las acciones que se realizan. Cuando las actividades se realizan de manera predefinida, se llama un acción.
Resultados. El resultado o producto de cada paso.
Estado. Cuando un proyecto está entre procesos.
Cuando las personas se refieren a un proceso de flujo de trabajo, generalmente se refieren a una representación visual. Esto se logra típicamente creando undiagrama de flujo de trabajo. Los diagramas de flujo de trabajo toman diferentes formas, incluyendo diagramas de flujo y mapas de flujo de valor. Es posible crear un diagrama de flujo de trabajo manualmente, pero es mucho más eficiente crearlo usando unsistema de gestión de flujos de trabajo. Además, con un sistema de gestión de flujos de trabajo, las organizaciones pueden rastrear fácilmente todos sus flujos de trabajo, identificar ineficiencias e implementar mejoras.
¿Cómo se diferencia un proceso de flujo de trabajo de un proceso de negocio?
Un proceso de flujo de trabajo se enfoca en la finalización de una tarea. Un proceso de negocio, sin embargo, es más amplio y está orientado a lograr un objetivo organizacional. Por ejemplo, la incorporación de empleados es una práctica común de RR. HH. dentro de muchas organizaciones. El objetivo es incorporar con éxito al nuevo empleado. Las actividades requeridas para completar este objetivo son un proceso de negocio. Una tarea específica, como la asignación de una dirección de correo electrónico a un nuevo empleado, es un proceso de flujo de trabajo.
10 Beneficios de un proceso de flujo de trabajo
Identificar ineficiencias
La creación de un proceso de flujo de trabajo brinda a las partes interesadas una mejor comprensión de las actividades diarias de una organización de principio a fin. Pueden identificar fácilmente redundancias y desperdicios y resaltar áreas de mejora.
Reducir costos y aumentar la rentabilidad
A medida que los procesos de flujo de trabajo se estandarizan y el trabajo se realiza más rápido, las organizaciones suelen descubrir que requieren menos recursos. Hacer más con menos ahorra dinero y aumenta la rentabilidad.
Identificar oportunidades de automatización
Un proceso de flujo de trabajo ayuda a las organizaciones a identificar oportunidades de automatización. Por ejemplo, durante el proceso de incorporación de empleados, un nuevo empleado activa una serie de acciones, como la concesión de acceso al sistema y la asignación de activos corporativos. Estas tareas que consumen mucho tiempo pueden automatizarse, lo que permite al personal de RR. HH. centrarse en tareas de mayor valor, como la capacitación de nuevos empleados.
Aumentar la transparencia
Con un proceso de flujo de trabajo, las funciones de cada trabajo se especifican claramente. Los empleados saben lo que necesitan hacer y qué esperar, lo que aumenta la confianza y la satisfacción laboral.
Eliminar la microgestión
Micromanagement disminuye el rendimiento del empleado y subutiliza el talento del empleado. Con un proceso de flujo de trabajo, los empleados realizan consistentemente tareas predefinidas y las completan cuando deben finalizar. Los gerentes pueden dedicar menos tiempo a la microgestión y más tiempo a tomar decisiones comerciales críticas.
Acentuar lo positivo
Con un proceso de flujo de trabajo, las tareas se pueden asignar a los empleados en función de sus fortalezas y conjuntos de habilidades únicos. Esto mejora la productividad y aumenta la moral de los empleados.
Mejorar la comunicación
Con un proceso de flujo de trabajo establecido, los empleados conocen los canales de comunicación apropiados y a dónde acudir para obtener respuestas a sus preguntas. Los empleados son más productivos y tienen mejores relaciones con la gerencia.
Servicio al cliente superior
A través de la automatización, las organizaciones pueden eliminar tareas manuales liberando a los empleados para que dediquen más tiempo a ayudar a los clientes. Además, las organizaciones pueden optimizar los flujos de trabajo de comunicación con el cliente para mejorar la experiencia del cliente.
Cumplimiento mejorado
Con procesos de flujo de trabajo establecidos, las tareas automatizadas y los procedimientos estandarizados reducen el error humano, minimizando costosos errores humanos.
Medición del rendimiento
Sin flujos de trabajo establecidos, las organizaciones a menudo recopilan datos manualmente a nivel departamental. Este enfoque consume mucho tiempo y prohíbe una visión a nivel macro del rendimiento. Un proceso de flujo de trabajo y herramientas de flujo de trabajo facilitan la recopilación, el análisis y el intercambio de datos dentro de una organización para evaluar y mejorar el rendimiento.
Ejemplos de procesos de flujo de trabajo
Cada organización tiene sus propias necesidades y desafíos únicos. Un proceso de flujo de trabajo no es una solución única para todos. Los siguientes son varios ejemplos de procesos de flujo de trabajo para ilustrar cómo puede crear sistemas más eficientes para mejorar sus operaciones.
Nuevo empleado
Las organizaciones abordan el reclutamiento y elincorporación de empleados proceso de manera diferente. Sin embargo, casi todos los procesos de incorporación de nuevos empleados comienzan con la recepción de una solicitud. A partir de ahí, la solicitud se revisa y se toma la decisión de programar una entrevista o rechazar la solicitud. Después de la entrevista de trabajo, se envía una oferta de trabajo o una carta de rechazo al candidato. Una vez que el candidato recibe la oferta, puede aceptar o rechazar el puesto. Si se acepta, activará el siguiente paso en el proceso de incorporación.
Nueva cuenta de cliente
Aperturas de nuevas cuentas tradicionalmente han implicado tareas manuales que consumen mucho tiempo. En una industria sujeta a amplias regulaciones, como la banca, un proceso de flujo de trabajo puede garantizar que el proceso avance lo más rápido posible y, al mismo tiempo, evitar costosos problemas de cumplimiento. El proceso de flujo de trabajo de la nueva cuenta de cliente comienza con una solicitud. La solicitud se evalúa y se rechaza o se envía una solicitud de documentación de respaldo al cliente. Se revisan los documentos de respaldo y la cuenta se aprueba o se rechaza. Si se aprueba, se asigna un número de cuenta, se emite una tarjeta bancaria y se envía un paquete de bienvenida al cliente. ProcessMaker proporciona un software de gestión de flujos de trabajo galardonado que ayuda a las organizaciones a crear, implementar y evaluar sus procesos de flujo de trabajo sin problemas.
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