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10 casos de uso de automatización de flujos de trabajo en la educación superior
A nivel mundial, casi 300 millones de estudiantes están matriculados en el sistema de educación superior. Los colegios y universidades hacen más que ofrecer un producto independiente a estos millones de clientes. A menudo son responsables de una verdadera pirámide de Maslow para cada estudiante, que incluye vivienda, alimentación, programas de salud, seguridad pública y calidad de vida general. Sin los sistemas adecuados implementados, los miles de millones de puntos de datos y los procesos internos que sustentan estos sistemas pueden salirse rápidamente de control. Entonces, ¿cómo están gestionando el ciclo de vida del estudiante las instituciones de educación superior con mejor rendimiento? A través de Automatización de flujos de trabajo: una varita mágica para hacer el trabajo con facilidad y eficiencia.
Cómo los colegios y universidades están aumentando la eficiencia a través de la automatización de flujos de trabajo
Un estudio reciente reveló que una cuarta parte del profesorado desperdicia cuatro o más horas al día lidiando con tareas como la entrada manual de datos. Con los sistemas automatizados adecuados implementados, los equipos de educación pueden reducir las horas dedicadas a trabajar en papeleo y dedicar mejor ese tiempo a los estudiantes. De hecho, Ernst & Young reveló que en un caso, la automatización ahorró a una universidad 1.330 horas de esfuerzo manual por año al reduciendo 40 tareas que consumen productividad a solo una. Software de automatización de flujos de trabajo es una salvación para los colegios y universidades que luchan por optimizar sus procesos. Aquí hay diez formas en que lo están utilizando.
Monitoreo del rendimiento estudiantil
¿Por qué dedicar el mismo tiempo administrativo a evaluar a un estudiante con un promedio de 4.0 y asistencia perfecta que a uno con un GPA en declive gradual? Aproximadamente 1.400 colegios y universidades en los EE. UU. utilizan automatización de flujos de trabajo para rastrear el comportamiento de los estudiantes y predecir qué estudiantes requerirán una atención más cercana. Los programas pueden procesar grandes cantidades de datos e identificar valores atípicos en riesgo de abandonar su viaje universitario. Los sistemas pueden marcar automáticamente a los estudiantes con GPA en declive o aquellos que tienden a pagar su matrícula tarde. Algunos profundizan aún más e identifican tendencias matizadas como estudiantes con clases de jueves a jueves que son más propensos a abandonar.
Los asesores de éxito pueden utilizar el seguimiento de la asistencia para identificar a los estudiantes en riesgo de abandono y tomar medidas preventivas para encarrilar las cosas. En una presentación, un miembro de la facultad de Georgia State estimó que encontrarían un puñado de estudiantes que probablemente abandonarían durante el próximo año. Usando inteligencia automatizada, encontraron 800. Las alertas proactivas informan automáticamente al personal sobre la impuntualidad o ausencia constante, lo que aumenta las tasas de retención y graduación de los estudiantes en riesgo. No necesita esperar a compilar un informe; para entonces, los estudiantes habrán perdido aún más horas de estudio. Con visibilidad en tiempo real de la actividad estudiantil, puede enviar recordatorios automáticos a los estudiantes ausentes mientras la clase aún está en sesión.
Validación de documentos de inscripción
Un estudiante inicia sesión para registrarse para su próximo semestre de clases, solo para descubrir que se le prohíbe hacerlo. Para averiguar por qué, necesita hacer varias llamadas telefónicas y esperar en fila fuera de algunas oficinas, solo para descubrir que todo se debió a un formulario faltante. Hay docenas de documentos requeridos para aprobar a un estudiante para la inscripción:
Transcripciones
Aprobación del asesor
Plan de estudios
Finalización de la capacitación obligatoria para la vida estudiantil
Registros de inmunización
Recibo de matrícula
En lugar de asignar a un miembro del personal para que compile y verifique manualmente el progreso de cada uno de estos formularios, una plataforma de automatización de flujos de trabajo puede agregar datos de varios departamentos. Luego, los bots pueden revisarlos y marcar a los estudiantes que aún no tienen documentos clave. El software distribuye correos electrónicos o mensajes de texto que recuerdan a los académicos el formulario exacto requerido para completar su paquete de inscripción. Cuando todo se puede hacer con un clic de un botón, como La Facultad de Derecho de CUNY puede dar fe, su equipo tiene más tiempo para cultivar relaciones con los estudiantes.
Análisis de elegibilidad
El análisis de elegibilidad es solo otra lista de verificación. Aproveche el poder de la automatización: traslade la responsabilidad de completar estos elementos de un humano a una computadora. Tulsa Community College se vio obstaculizada por las tareas manuales detrás de las aprobaciones de graduación hasta que optaron por digitalizar el proceso de principio a fin. Ahora, los formularios se pre-llenan con la información correcta y se pasan automáticamente a la cadena para recopilar firmas electrónicas de los departamentos correctos. Los sistemas escanean la solicitud en busca de datos faltantes y recuerdan al estudiante u otra parte que ate los cabos sueltos.
Solicitudes de cambio de especialidad
Las solicitudes de cambio de especialidad son otra área madura para la automatización. Para que un estudiante cambie de especialidad, las universidades revisan una gran cantidad de puntos de datos como las calificaciones obtenidas en cursos anteriores o la finalización de los prerrequisitos. Ponderar manualmente estos requisitos para cada estudiante puede llevar semanas, pero un sistema automatizado puede revisarlos para aprobar o denegar solicitudes en segundos. Una vez que haya establecido las reglas, la tecnología como robotic process automation puede encargarse y pasar a los estudiantes elegibles por los escalones de aprobación para la firma final o denegar a aquellos que no cumplen las condiciones adecuadas.
Agregar/eliminar clases
Un portal de autoservicio puede permitir a los estudiantes agregar/eliminar clases sin salir de la comodidad de su dormitorio. Usted establecerá las reglas y los requisitos para agregar o eliminar un curso específico, y su formulario en línea los aplicará. Supongamos que un estudiante no ha aprobado los requisitos adecuados para agregar un curso determinado, o entra en conflicto con otra clase en su horario. Enseñará a los sistemas cómo evaluar las solicitudes entrantes para tomar decisiones rápidas sin interrumpir al personal.
Revisión de asistencia de matrícula
Las herramientas de automatización de flujos de trabajo pueden ayudarlo a establecer un panel de información estudiantil como GPA, puntajes SAT y contribución financiera familiar esperada para ayudar al personal a identificar mejor a los prospectos para becas y otros programas de asistencia de matrícula. Infundir este paso crítico con los puntos de datos correctos puede ser un gran impulso para la inscripción. Según un estudio compartido por Brookings, al identificar mejor a los prospectos de ayuda financiera, las universidades pueden disfrutar de un aumento del 10% en la inscripción.
Cumplimiento
Reducir las tareas repetitivas innecesarias no significa recortar las esquinas regulatorias. La automatización de flujos de trabajo refuerzan sus procesos de cumplimiento asegurando que sus sistemas y miembros del personal sigan una lista de verificación obligatoria de pasos para completar tareas esenciales. El software reemplaza la necesidad del paseo físico al archivador y almacena automáticamente documentos vitales en la nube. Evitará los riesgos de errores humanos y establecerá un rastro de auditoría claro.
Revisiones de datos estudiantiles no rutinarias
Ocasionalmente, los estudiantes necesitan actualizar la información registrada, como la dirección, la información de contacto o un cambio de asesor. Sin procesos automatizados implementados, el procedimiento se ve algo así. Un estudiante debe ir a la oficina del registrador y completar una hoja de papel. El formulario se lleva a la oficina de un administrador, quien realiza horas de trabajo de mecanografía cada semana para actualizar los sistemas. Finalmente, el formulario se procesa, se pierde en el desorden o se ingresa incorrectamente. Con un sistema automatizado sólido implementado, puede configurar un sistema de autoservicio para que los estudiantes actualicen su propia información a través de una aplicación o sitio web. Al hacerlo, elimina las transferencias manuales que consumen tiempo para su equipo y también cultiva una experiencia estudiantil más agradable.
Planificación y programación de reuniones de profesores, juntas y estudiantes
Diga adiós a la tarea que consume tiempo de coordinar una reunión entre varias partes diferentes. Los flujos de trabajo automatizados pueden "leer" los horarios del campus y bloquear automáticamente los días y horas ocupados por clases o actividades del campus. Estos "administradores digitales" pueden encontrar espacios de tiempo abiertos en cuestión de segundos, dando a su equipo un 50-75% más de tiempo para concretar el itinerario y preparar el escenario para un evento más productivo, en lugar de ahogarse en idas y venidas de programación. Del 55% de los líderes universitarios que calificaron a su escuela como un "rendimiento digital", solo un tercio creía que sus datos eran realmente utilizables en el apoyo a decisiones estratégicas clave. Las universidades y colegios no carecen de datos, necesitan las herramientas para utilizarlos mejor. Mediante la automatización de flujos de trabajo, las universidades finalmente pueden tomar el control de sus datos y convertirlos en los conocimientos prácticos que impulsan el ROI, aumentan la productividad del profesorado y, lo más importante, crean una experiencia estudiantil deslumbrante. [cta title="CÓMO PROCESSMAKER POTENCIA A MÁS DE 250 ESCUELAS EN TODO EL PAÍS CON LA AUTOMATIZACIÓN DE FLUJOS DE TRABAJO" link_text="Ver video de demostración" link="/products/higher-education/"]
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