4 pasos para migrar su negocio a un flujo de trabajo digital
Si su empresa tiene dificultades para lograr tareas y objetivos de manera eficiente, no está solo: las empresas en promedio pierden entre el 20 y el 30 por ciento de sus ingresos anuales debido a ineficiencias en sus procesos de trabajo. Durante mucho tiempo, los flujos de trabajo físicos fueron la solución óptima para muchas empresas, ya que ayudaron a los miembros del equipo a organizar, estandarizar y comunicar cada paso del proceso para completar sus tareas. De hecho, muchas organizaciones todavía utilizan flujos de trabajo manuales documentando las operaciones del flujo de trabajo en papeles y formularios. Sin embargo, la tecnología empresarial emergente que busca cerrar esa brecha de ineficiencia del 20-30% plantea la pregunta: ¿hay una forma de lograr el trabajo que sea más simple, segura y, en última instancia, más efectiva? Una respuesta para muchos es un flujo de trabajo digital proceso de flujo de trabajo.
¿Por qué digitalizar su flujo de trabajo?
Para las empresas que ya tienen un sistema implementado para completar su trabajo, cambiar los flujos de trabajo a una plataforma digital puede parecer una transición que consume mucho tiempo y es abrumadora. Las pequeñas empresas, donde las tareas son ejecutadas por un número selecto y limitado de personas, también pueden tener dificultades para ver los beneficios que los nuevos sistemas digitales pueden ofrecer. Pero cuando se implementa correctamente, el los aspectos positivos superan con creces cualquier aspecto negativo potencial. Flujos de trabajo digitales proporcionan una ubicación central para almacenar cualquier dato necesario para completar las asignaciones, mientras que los sistemas manuales a menudo analizan esta información entre documentos en papel, hojas de cálculo y correos electrónicos. Recopilar y organizar esta información ya no es una molestia cuando se ha digitalizado en una unidad fácil de localizar en su computadora. Una vez que esta información se ha almacenado en su flujo de trabajo digital, no necesitará copiarla ni duplicarla para completar su trabajo, lo que puede ayudar a optimizar sus procesos de trabajo. Los flujos de trabajo físicos a menudo dejan un rastro en papel, lo que significa que tendrá que invertir en espacio de almacenamiento de documentos, lo que consume espacio en su oficina y requiere la destrucción de documentos confidenciales para garantizar la seguridad. Los sistemas de flujo de trabajo digital, por el contrario, lo ayudan a almacenar información de manera más eficiente para que sea consultable y fácil de localizar sin comprometer la documentación confidencial de la empresa. Esto es especialmente valioso para los equipos de reclutamiento y recursos humanos de su organización, que tienden a trabajar con información confidencial de los empleados a diario. Quizás la diferencia más impactante entre los flujos de trabajo físicos y digitales es la capacidad de automatizar con ciertas herramientas en línea, como La automatización ayuda a aliviar la carga de trabajo de sus equipos al realizar tareas repetitivas o monótonas, lo que da a todos más tiempo en sus días de trabajo para abordar cualquier problema o proyecto de alto nivel. La automatización del flujo de trabajo reduce posteriormente la cantidad de errores humanos potenciales, ya que sus equipos ya no necesitarán completar manualmente la información repetida que es necesaria para proceder en el flujo de trabajo.
Los flujos de trabajo digitalizados pueden y a menudo aumentan la eficiencia y la productividad en su negocio, pero es importante recordar tratar su flujo de trabajo digital como cualquier otra herramienta empresarial: si se usa incorrectamente, puede obstaculizar el rendimiento más de lo que ayuda. A continuación, hemos compartido un plan de 4 pasos para ayudarlo a migrar correctamente sus flujos de trabajo a sistemas digitales.
Paso 1: Realice una auditoría de flujo de trabajo de las estructuras existentes
El primer paso de cualquier transformación digital para su organización debe ser evaluar los sistemas manuales que utiliza actualmente y las formas en que se pueden mejorar. Es probable que no tenga los recursos o la capacidad humana para ejecutar una migración a nivel de empresa a flujos de trabajo digitales. Además, obtener la aprobación de la alta gerencia será más fácil después de haber demostrado su efectividad una vez. Una vez que su equipo directivo reconozca el potencial de los flujos de trabajo digitales, tendrá un tiempo mucho más fácil para implementar esta herramienta en todos los departamentos y equipos. Una auditoría de flujo de trabajo es el primer paso en la proceso de transformación digital porque le permite examinar cuáles de sus flujos de trabajo son los más ineficientes (y, por lo tanto, los que más necesitan una actualización). Las auditorías de flujo de trabajo también lo ayudan a descubrir cómo se pueden mejorar estos sistemas de trabajo ineficientes y los puntos específicos donde la digitalización podría optimizar los flujos de trabajo manuales en cuestión. Para ayudarlo en su auditoría de flujo de trabajo, aquí hay algunos indicadores específicos para ayudarlo a señalar los procesos que podrían beneficiarse más de una migración digital:
El flujo de trabajo requiere entrada manual de datos.
El flujo de trabajo es repetitivo.
El flujo de trabajo necesita firmas o aprobaciones de varios departamentos.
El flujo de trabajo debe ser compartido y actualizado entre un gran número de personas.
El flujo de trabajo requiere la asistencia de personal remoto o externo.
El flujo de trabajo implica cálculos manuales.
El flujo de trabajo a menudo se completa incorrectamente debido a errores humanos.
El flujo de trabajo y sus muchas etapas son difíciles de rastrear, replicar o informar sobre el progreso.
Paso 2: Comience con un flujo de trabajo digital
Una vez que haya decidido qué flujos de trabajo son prioritarios, limítese a uno que pueda utilizar más una mejora digital. Si no ha trabajado directamente dentro de este sistema, podría ser prudente reunirse con las personas asociadas con cada tarea para averiguar cómo su equipo completa su trabajo. Por lo general, los mejores flujos de trabajo para elegir inicialmente son aquellos que no son técnicamente complejos, ya que podrían requerir recursos externos adicionales como ingeniería de software. Finalmente, antes de digitalizar, recopile datos sobre la cantidad de tiempo y recursos, o entrada, que se requieren para completar la tarea, o salida, para calcular cómo el flujo de trabajo impacta productividad laboralMuchos flujos de trabajo digitales incluyen herramientas de análisis integradas, que puede utilizar para comparar cuán más eficiente se ha vuelto esta tarea en particular.
Paso 3: Integrar herramientas de comunicación
Durante el proceso de digitalización, una complicación que su empresa podría experimentar es la falta de cohesión si otras áreas de la empresa no son amigables con la tecnología. Obviamente, para comenzar a usar un flujo de trabajo digital, necesita una herramienta diseñada para brindar este servicio. El software de flujo de trabajo a menudo viene con una variedad de características y beneficios para ayudarlo a encontrar una solución que se adapte a su tamaño e industria. Emparejar su software de gestión de flujo de trabajo con un herramienta de comunicaciones unificadas basada en la nube es solo un ejemplo de cómo un conjunto de herramientas digitales puede optimizar los procesos. A medida que los flujos de trabajo digitales amplifican la conectividad del equipo y promueven una visión unificada para los objetivos, las comunicaciones unificadas ayudan a alinear el diálogo del equipo al eliminar la necesidad de múltiples canales. De manera similar, los canales de chat como Slack, conocidos por su capacidad para integrarse con una serie de otras herramientas digitales de negocios, son otra herramienta que las empresas deben equipar para optimizar sus flujos de trabajo digitales. Los correos electrónicos consumen tiempo y no facilitan fácilmente las conversaciones entre más de dos personas. Los chats, por otro lado, permiten que todos los miembros del equipo involucrados en un flujo de trabajo colaboren y se actualicen mutuamente rápidamente, desde el envío de alertas de errores hasta el intercambio de documentos y capturas de pantalla. Estos tipos de herramientas de comunicación aseguran que usted tenga tanto los recursos como la hoja de ruta necesaria para completar su parte asignada del proyecto.
Paso 4: Optimice, automatice y expanda los flujos de trabajo digitales
Ahora es el momento de la parte emocionante: hacer que su flujo de trabajo digital funcione más rápido y haga más trabajo por usted que su rendimiento actual. Durante este último paso, es muy probable que pueda simplificar los pasos de su flujo de trabajo o eliminar algunos por completo a medida que aprende a aprovechar al máximo tecnología de automatizaciónEs mejor comenzar el proceso de automatización con aspectos de su flujo de trabajo que son de naturaleza más repetitiva y replicable, ya que requerirán menos conocimientos técnicos para empezar. Después de automatizar, debe examinar cómo han cambiado o se han desplazado las responsabilidades individuales y establecer nuevas expectativas que se alineen mejor con su nuevo sistema digital. Incluso después de que su flujo de trabajo digital se haya implementado con éxito, es posible que desee continuar monitoreando su éxito para informar a su equipo directivo, así como para encontrar nuevas formas de mejorar el proceso. Una vez que comprenda el proceso de digitalización de sus flujos de trabajo, le resultará mucho más fácil continuar expandiendo esta herramienta a otros departamentos y áreas de su negocio.
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