Conozca los 4 tipos de automatización de oficinas, incluidas la publicación electrónica, las herramientas de comunicación y colaboración, la gestión de documentos y la automatización del flujo de trabajo. Descubra cómo estas tecnologías ayudan a las organizaciones a mejorar la eficiencia, reducir el trabajo repetitivo y optimizar las operaciones comerciales.
Piensa en todo lo que haces en tu semana laboral. Mientras trabaja en proyectos e iniciativas generales, es probable que complete numerosas tareas administrativas más pequeñas que pueden ocupar un gran porcentaje de su día. Imagínese reducir esas tareas y al mismo tiempo completarlas de manera eficiente. Ahora tienes más tiempo para concentrarte en tus prioridades, mientras alguien, o más bien algo más, se encarga del resto y elimina cuellos de botella. ¿cómo suena eso?
Estimaciones de McKinsey que hasta el 45% de las actividades por las que se paga a las personas pueden automatizarse. Sólo en Estados Unidos, estas actividades ascienden a unos 2 billones de dólares en salarios anuales. An automatización de oficinas El sistema juega un papel importante para ayudar a las organizaciones a eliminar tareas manuales repetitivas y que consumen mucho tiempo. La automatización de tareas manuales reduce los errores al tiempo que ahorra tiempo a los empleados y previene el agotamiento. La ofimática ayuda a mejorar el acceso a los datos, acelerar los procesos y reducir el riesgo de errores manuales, destacando su evolución desde herramientas básicas a tecnologías sofisticadas. La mayoría de las oficinas tecnologías de automatización se dividen en las siguientes categorías:
Herramientas de comunicación electrónica y colaboración
Procesamiento de imágenes y almacenamiento de documentos
Gestión de oficina
Pero vamos a reducir la velocidad por un segundo y explicar qué significa todo esto.
¿Qué es la automatización de oficinas?
Automatización de oficinas se refiere al uso de software como servicio (SaaS) para automatizar y optimizar un excedente de tareas y procesos administrativos en una oficina o lugar de trabajo. En última instancia, aprovecha la automatización de la oficina para mejorar la eficiencia, la productividad y, lo que es más importante, la precisión en las tareas rutinarias de la oficina mediante el uso de sistemas informáticos avanzados para recopilar, almacenar y administrar datos sin intervención humana. Esta forma de automatización puede orquestar una amplia gama de actividades, incluido el procesamiento de textos, la entrada de datos, la gestión de documentos, los sistemas de comunicación, la gestión de programación y calendario, el seguimiento de tareas, la gestión de inventario, las funciones contables y financieras y la gestión de relaciones con los clientes (CRM).
Diferencia entre ofimática y automatización de procesos de negocio (BPA) para tareas repetitivas
Ambos automatización del flujo de trabajo y automatización de procesos de negocio (BPA) están estrechamente relacionados con automatización de oficinas. Las diferencias clave entre estas soluciones son principalmente la escalabilidad. La automatización de oficinas se puede utilizar en un departamento para tareas administrativas, mientras que la automatización del flujo de trabajo y el BPA se utilizan para tareas más grandes y complejas procesos de negocio, que abarca varios departamentos e involucra múltiples pasos y partes interesadas. Además, BPA a menudo implica el uso de herramientas de automatización del flujo de trabajo, automatización robótica de procesos (RPA), procesamiento inteligente de documentos (IDP), y otras tecnologías avanzadas para automatizar y orquestar procesos en diferentes sistemas y departamentos. Si trabaja en una oficina con menos necesidad de procesos complejos, la automatización de oficinas es una excelente solución que reduce la necesidad de intervención humana. Pero si trabaja para una empresa y busca aprovechar el flujo de trabajo a mayor escala, BPA es una opción excelente para transformar su negocio.
Tipos de ofimática
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1. Publicación electrónica
La publicación electrónica es una de las formas de automatización de oficinas más utilizadas, que ha evolucionado significativamente desde la introducción de la computadora de escritorio. Esta categoría incluye herramientas de oficina que se han convertido en elementos básicos de nuestra vida personal y profesional, como el software de procesamiento de textos y de autoedición. Microsoft Word, parte de la suite de productos Office 365, es la solución más utilizada con una estimación 60 millones de clientes comerciales activos mensuales de Office 365. Otras soluciones de automatización de oficinas, como los sistemas de gestión de contenidos (CMS), se han vuelto populares y permiten a los empleados contribuir, programar o editar contenido digital fácilmente. Las soluciones CMS están basadas en la nube. Esto significa que cualquier número de usuarios puede acceder a ellos desde cualquier lugar. Además, la tecnología de código bajo, como la funcionalidad de arrastrar y soltar, permite a los usuarios no técnicos crear y administrar fácilmente su propio contenido web. Uno de los ejemplos más conocidos de CMS es WordPress.
2. Herramientas de comunicación electrónica y colaboración
Un flujo constante y fluido de comunicación clara y transparente en toda una organización mejora la productividad tanto de la oficina principal como de la oficina administrativa. La comunicación se volvió más desafiante que nunca cuando las organizaciones se vieron obligadas a cambiar a modelos de trabajo remoto a principios del año pasado. Al automatizar los procesos de comunicación, los equipos pueden manejar fácilmente la comunicación repetitiva, liberando así tiempo para tareas más esenciales y fomentando una comunicación más clara y transparente en toda la organización. Según una encuesta de GallopAlrededor del 70% de los trabajadores estadounidenses informaron que estaban “siempre” o “a veces” trabajando de forma remota en abril de 2020. El 56% de los trabajadores informaron lo mismo casi un año después del inicio de la pandemia. Ahora, en 2023, el trabajo remoto se ha convertido en la norma, lo que, por supuesto, es motivo para considerar nuevos recursos y formas de gestionar su oficina, especialmente en lo que respecta a la comunicación. Es por esto que muchas organizaciones recurren cada vez más a soluciones de automatización de oficinas que agilizan la comunicación. Algunos ejemplos comunes incluyen soluciones de videoconferencia como Zoom o Microsoft Teams o plataformas de colaboración como Slack. Pero además de estas herramientas de automatización de oficinas, herramientas de desarrollo de código bajo como software de gestión de procesos de negocio (BPM) ayudará a las organizaciones a mejorar sus flujos de trabajo. Por ejemplo, una organización puede eliminar obstáculos mediante: automatización de los procesos de aprobación. En lugar de perseguir a los supervisores para obtener una firma por correo electrónico o teléfono, los empleados pueden simplemente enviar una solicitud desde casa o en la oficina. La parte designada recibe una notificación electrónica y el solicitante puede rastrear fácilmente el estado sin necesidad de realizar un seguimiento constante. Básicamente, los días de espera para obtener aprobaciones son nulos.
3. Procesamiento de imágenes y almacenamiento de documentos
Las soluciones de procesamiento de imágenes y almacenamiento de documentos incluyen tecnologías como sistemas de gestión del flujo de trabajo documental y herramientas de imagen como escáneres y tarjetas de captura de vídeo. Estos sistemas se integran perfectamente con las herramientas existentes en el lugar de trabajo, mejorando la productividad y la eficiencia sin interrumpir las operaciones actuales. Las organizaciones que continúan dependiendo de procesos en papel o no estandarizados experimentan costos excesivos, pérdida de productividad, errores costosos y problemas de cumplimiento. Un documento sistema de gestión de flujos de trabajo Facilita el almacenamiento, la búsqueda y la recuperación de documentos. Pero más que eso, aumenta el cumplimiento al mantener un registro de auditoría y elimina las tareas de ingreso manual de datos a través de funciones como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el reconocimiento inteligente de caracteres (ICR).
4. Gestión de oficina y automatización del flujo de trabajo
Esta categoría incluye tecnologías de automatización de oficinas, como soluciones de programación y gestión de tareas. Con el software de automatización de oficinas, las organizaciones pueden mejorar la eficiencia empresarial asignando y monitoreando tareas fácilmente, así como recopilando y analizando datos de rendimiento. Las soluciones BPM llevan la automatización de oficinas un paso más allá al permitir que las organizaciones las implementen nivel de proceso mejoras.
La elección es tuya
Existen varias plataformas que puedes utilizar para la automatización de oficinas. Creador de procesos ofrece una solución de automatización de procesos de negocio (BPA) líder en la industria que ayuda a las organizaciones a implementar y gestionar la automatización del back office. Funciones como los creadores de formularios de arrastrar y soltar facilitan a los usuarios comerciales la creación de formularios que capturan datos electrónicamente, así como la creación de procesos de aprobación. Los paneles de control fáciles de usar también brindan a las partes interesadas un acceso fácil a los datos de rendimiento, lo que les permite monitorear y mejorar continuamente sus procesos. Chatea con uno de nuestros expertos para saber más.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la automatización de oficinas?+−
La automatización de oficinas es el uso de software y tecnología para automatizar tareas administrativas y procesos de oficina, ayudando a las organizaciones a mejorar la eficiencia, la precisión y la productividad.
¿Cuáles son los beneficios de la ofimática?+−
La automatización de oficinas ayuda a reducir el trabajo manual, minimizar errores, mejorar el acceso a la información, acelerar los procesos comerciales y permitir que los empleados se concentren en actividades de mayor valor.
¿Cómo pueden las decisiones ayudar con la automatización de oficinas?+−
Las decisiones permiten a las organizaciones automatizar las aprobaciones, el enrutamiento de documentos, la gestión de tareas, la recopilación de datos y otros procesos de oficina a través de flujos de trabajo de código bajo, reglas comerciales, integraciones y orquestación de procesos.
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