4 formas en que el software BPM puede aumentar la ventaja competitiva de su universidad
Las universidades son cada vez más parecidas a empresas día a día, lo que requiere soluciones holísticas para satisfacer las demandas de los estudiantes. Aquí se explica cómo combatir las limitaciones organizativas en el mercado actual con un BPM para colegios. La universidad solía ser un lugar donde el objetivo principal era obtener un título para conseguir un trabajo. Basado en las crecientes demandas del mercado laboral, ya no es tan simple. El sistema educativo es una vía de doble sentido, donde los estudiantes desean un viaje más fácil y la universidad debe proporcionar los recursos para permitir el éxito de ese viaje estudiantil. Las universidades están evolucionando para tener un papel más proactivo en el avance de la agenda empresarial de las empresas líderes en tecnología, y menos en el mejor interés del estudiante. Al final del día, las universidades son negocios. Lo que una vez fue la cúspide de la educación es ahora una empresa con fines de lucro. Gracias a Internet, las universidades no solo compiten con empresas y un mercado en evolución, sino también con la accesibilidad de información gratuita. Cualquiera puede aprender en línea con los recursos adecuados, lo que hace que los libros de texto que requieren una gran cantidad de financiación y colaboración queden desactualizados antes de imprimirse. Entonces, ¿cómo se combate años de tradición a nivel universitario con la creciente competencia en la esfera educativa? Priorizas al cliente, que en este caso es el estudiante. La realidad es que las universidades dependen significativamente de las donaciones y la matrícula pagada por sus estudiantes, y esos estudiantes exigen un cierto nivel de agilidad, flexibilidad y recursos disponibles basados en el mundo cambiante que los rodea. A pesar de que la mayoría de las instituciones de educación superior tienen acceso a aplicaciones móviles, el viaje del estudiante todavía sufre. Esto se debe a que muchas de estas funciones no están unificadas en un solo sistema, y a menudo operan dentro de silos organizativos en cada departamento o campus de la escuela. Lo que está diseñado para hacer que la información sea más accesible para los estudiantes termina siendo un sistema roto.Al igual que un negocio, las universidades de hoy necesitan alineación más que nunca para seguir siendo competitivas. A nivel empresarial, las empresas recurren al software para aumentar la productividad de su personal, la experiencia de sus clientes y las capacidades de sus ofertas actuales. Para las universidades, usar el proceso de negocio la gestión de procesos de negocio (BPM) y el software asociado pueden producir resultados similares para los estudiantes.
Nathaniel Palmer, un pionero y líder de opinión en la disciplina, aboga por BPM como una práctica, no como un producto o servicio. BPM combina un diseño, optimización, control, ejecución y medición de flujos de trabajo más sencillos, lo que permite a las organizaciones ejecutarse con rapidez y a gran escala. Actualmente, BPM se está fusionando con la automatización para proporcionar soluciones más intuitivas basadas en la actividad del usuario. Una de estas áreas es la educación superior, ya que los estudiantes de hoy en día están mucho más “conectados” que nunca. A continuación, describimos cinco formas en que BPM puede mejorar la experiencia universitaria.
N.º 1: Tus departamentos se vuelven más organizados y, por lo tanto, más fáciles de abordar.
En entornos educativos grandes como universidades públicas o centros de investigación, la organización departamental puede ser sólida. Los jefes de organización en múltiples campus enfrentan desafíos significativos de comunicación, especialmente cuando la universidad tiene colegios más pequeños dentro de su ecosistema. Cuando la escuela de negocios, la escuela de humanidades y la escuela de matemáticas operan con procesos diferentes, el estudiante involucrado en la universidad puede experimentar una disonancia significativa. Ya es bastante difícil aprender el protocolo de la universidad, y mucho menos las formas individuales de hacer las cosas en cada colegio individual dentro de ella. ¿Cómo se resuelven múltiples procesos de diferentes departamentos bajo un mismo techo? La respuesta es la gestión de procesos de negocio (BPM). Gracias a los avances tecnológicos, BPM es mucho más que una disciplina en estos días. El componente de software permite a las universidades integrar un sistema que está automatizado y es visualmente fácil de leer para todas las partes involucradas. El personal de diferentes departamentos puede unirse para una colaboración más fácil bajo un mismo sistema, haciendo que la comunicación interuniversitaria esté alineada y centrada en los objetivos de la universidad. Cada profesor y jefe de departamento puede operar desde un sistema centralizado que tiene en cuenta los sistemas anteriores. La integración fluida en los sistemas actuales puede aumentar la organización y la rendición de cuentas en toda la universidad. Los retrasos en la comunicación ya no son un factor, y tus estudiantes sienten que son apoyados y escuchados en el proceso.
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N.º 2: La experiencia del estudiante universitario pasa de ser frustrante e incompleta a ser optimizada y fluida.
Es fácil olvidar todo lo que un estudiante universitario tiene que pasar durante su tiempo en la escuela. Desde admisiones, hasta la graduación, cosas simples como crear un horario de clases ideal, entregar tareas, inscribirse en actividades extracurriculares y obtener ayuda financiera pueden plantear problemas para el estudiante. La mayoría de las veces, estos diferentes procesos operan según la forma en que siempre se han hecho las cosas en la universidad. Las universidades tienden a ser inflexibles, confiando en las tradiciones de la escuela en lugar de en las crecientes demandas de los estudiantes. ¿El resultado? Los estudiantes esperan una mayor variedad de servicios adaptados a su experiencia educativa, y las universidades luchan por mantenerse al día. Es un sistema roto que muchos informan que es a la vez frustrante y evitable. Pero no todas las escuelas están equipadas para manejar los gastos asociados con la provisión de un mayor acceso a recursos tecnológicos. Si bien las poblaciones estudiantiles están en declive, la accesibilidad de la energía inalámbrica está en aumento. Con la creciente demanda de títulos STEM, las universidades deben adaptarse para potenciar estos departamentos con la tecnología a escalas nunca antes vistas. De esta manera, las universidades pueden ofrecer una educación STEM adecuada con la última tecnología. Otro factor a considerar al abordar las demandas de los estudiantes es la educación en línea. Uno de cada seis estudiantes hoy en día está exclusivamente en línea, según el Centro Nacional de Estadísticas de Educación. Crear soluciones holísticas en todo el sistema educativo en lo que respecta a la educación en línea es fundamental para apoyar la experiencia del estudiante. Algunas de estas incluyen proporcionar más opciones para aprendizaje híbrido, como aulas invertidas o clases mixtas presenciales con aprendizaje digital. Mantener un equilibrio entre las limitaciones totalmente en línea y el deseo de una mayor accesibilidad a la educación es difícil cuando el personal de la universidad no está en la misma página debido a ineficiencias operativas. Cuando cada punto de contacto del viaje del estudiante se considera y se elabora cuidadosamente, la experiencia se vuelve fluida. Subir y entregar documentos se vuelve instantáneo, y solicitar la admisión a posgrado es sencillo y más rápido debido a las solicitudes digitales. Eliminar los procesos en papel, priorizar la tecnología para el aprendizaje en línea y mejorar las soluciones digitales a nivel organizativo permite que todos los involucrados estén actualizados en tiempo real, creando relaciones de trabajo eficientes y conformes en toda la universidad. La transición a un sistema digital puede reducir la probabilidad de que una parte se moleste por la falta de comunicación, junto con el incumplimiento de los plazos de auditorías u otros asuntos de cumplimiento.
N.º 3: Tus exalumnos estarán más inclinados a participar debido a una mayor accesibilidad.
Como demuestra el mundo empresarial, el mejor tipo de cliente es un cliente leal. En el caso de la universidad, los estudiantes que tienen una gran experiencia tienen más probabilidades de estar entusiasmados con participar después de la universidad que si hubieran tenido una mala experiencia. Una forma de garantizar la participación de los exalumnos es hacer que el proceso de participación sea lo más fácil posible. Esto implica una optimización seria de los servicios y la menor fricción posible en la comunicación, una hazaña que la mayoría de las universidades no han dominado. Una combinación de software de gestión de relaciones con los clientes (CRM), BPM y automatización de marketing puede permitir a los exalumnos acceder a la información necesaria para seguir participando en iniciativas de toda la universidad. Donar dinero, ser voluntario, asistir a eventos y otras actividades se vuelven de fácil acceso a través de un sistema impulsado por software.
N.º 4: Tu universidad puede gestionar mejor el tiempo, centrándose más en la enseñanza y menos en las tareas administrativas con un BPM para Colegios.
Algunos de los mayores desafíos que enfrentan las escuelas es el aspecto del trabajo rutinario de responder a las solicitudes de estudiantes y colegas. Los profesores terminan dedicando más tiempo a mantener en marcha el motor de la universidad, en lugar de incorporar nuevas formas de mejorar el aprendizaje en sus aulas. Al integrar BPM, todo el ecosistema universitario puede operar en una plataforma unificada. Los datos se recopilan y analizan en un solo lugar, lo que permite a las partes interesadas clave comunicarse más rápido, tomar mejores decisiones y liberar las manos de los profesores para que se centren más en la enseñanza, en lugar de en tareas rutinarias como responder mensajes y llamadas. Adoptar una mentalidad orientada a lo digital permite a las universidades avanzar en sus objetivos institucionales, manteniendo la entrega oportuna de activos y solicitudes. No se trata solo de eficiencia organizativa, sino que el software BPM se convierte en una poderosa herramienta para aprovechar la productividad entre las partes interesadas del sistema universitario.
La experiencia universitaria en pocas palabras
Las universidades de hoy enfrentan desafíos significativos para retener a sus estudiantes. Desde la privatización debido a la reducción de la financiación estatal hasta las bajas tasas de finalización, las universidades necesitan adoptar nuevas tecnologías y modelos organizativos para seguir siendo competitivas en el mercado actual. Dado que las universidades operan cada vez más como empresas, la integración de una fuente confiable de organización y sistemas que generen ROI como el software BPM puede producir resultados transformadores a nivel universitario. Al optimizar los sistemas en una plataforma digital unificada, el personal puede colaborar de manera más efectiva en iniciativas interuniversitarias, responder rápidamente a las solicitudes de los estudiantes, impulsar altos niveles de participación de los exalumnos y gestionar el tiempo de manera más eficiente para aumentar la productividad general. El resultado es una experiencia universitaria mejorada, que afecta directamente el atractivo de la escuela en cuanto a qué universidades los estudiantes consideran deseables para la educación postsecundaria.
Acerca de ProcessMaker:
ProcessMaker es una corporación internacional estadounidense de SaaS con sede en Raleigh-Durham, Carolina del Norte. Ofrecemos soporte total al cliente, capacitación y servicios profesionales a grandes empresas que requieren soluciones de flujo de trabajo altamente personalizadas con nuestro Software de Gestión de Procesos de Negocio (BPM). Nuestro producto insignia de Bajo Código es la opción preferida por nuestros clientes debido a su profunda capacidad de personalización con poco conocimiento de programación, lo que hace que el Bajo Código sea una solución fácil de usar entre los equipos no técnicos.
