5 técnicas de análisis de procesos de negocio que debes conocer
Como dice el refrán, “No culpes a la persona, fijar el proceso.” Los vínculos débiles en las cadenas de suministro y el cumplimiento de los servicios han demanda impulsada por mejores procesos a nivel mundial. Cuando los procesos causan problemas a sus clientes y empleados y, en última instancia, a sus resultados finales, análisis de procesos de negocio es el viaje hacia las soluciones. La solución parece simple: localizar el proceso problemático, analizar cómo se ve hoy, profundizar en los verdaderos puntos débiles y luego diseñar un proceso mejor. [cta title="¿Qué es el análisis de procesos de negocio? Obtenga más información en nuestra guía completa." link_text="Obtenga una guía" link="/resources/customer-success/whitepapers/business-process-analysis-in-2024/"] ¿El truco? Hay muchas formas posibles — o técnicas — para obtener resultados. Y no todos los resultados son iguales. Un proceso mal analizado podría seguir siendo defectuoso si no se descubren los verdaderos problemas. Con los cinco métodos de análisis más recurrentes, puede superar la parálisis por decisión y entrar en acción. Estas técnicas son:
[@portabletext/react] Tipo de bloque desconocido "imageWithAlt", especifique un componente para él en la prop `components.types`
Para solucionar los problemas reales en lugar de repetir los mismos resultados, deberás utilizar las técnicas adecuadas para el trabajo. Cada uno tiene su valor y se pueden utilizar múltiples técnicas para extraer y solidificar sus conocimientos. Exploremos qué hay que tener en cuenta al elegir entre estas técnicas de análisis más utilizadas.
Comenzando con la recopilación de información, examinará y perfeccionará qué alimenta y da forma al proceso en cuestión. Los cuatro componentes de cualquier proceso de negocio son entradas, guías, salidas y facilitadores — creando el acrónimo “IGOE.” Entradas ingresar al proceso para producir resultados o salidas. Recursos conocidos como facilitadores — Para realizar el proceso se utilizan herramientas, sistemas, personal humano y diversos activos, así como las instalaciones que los albergan—. Guías Al igual que las políticas y el conocimiento adquirido a partir de la experiencia, deciden cuándo, por qué y cómo se desarrolla el proceso. Para recopilar y analizar estos componentes, puede analizar el proceso con las partes interesadas, como los empleados de primera línea. Junto con las entrevistas y otras sesiones de inteligencia, la observación es otro método de recopilación y análisis de información que exploraremos en breve.
1. Análisis de brechas
El análisis de brechas encuentra y reconcilia la “brecha” entre el rendimiento que está obteniendo y el rendimiento que desea lograr. Los conceptos clave en juego son los siguientes:
Tu rendimiento es donde están tus resultados ahora.
Tu potencial es donde quieres estar.
El brecha es creado por lo que te impide alcanzar tu potencial.
Cerrando la brecha requiere un plan de acción para superar los obstáculos y mejorar.
El análisis de brechas es una forma invaluable de reconectarse con sus objetivos y reorientar hacia dónde se dirige su desempeño. Para evaluar su brecha, analizará las relaciones entre los cuatro componentes del proceso de negocio. Comenzar con relaciones de entrada-salida puede revelar redundancia, actividad derrochadora, sincronización deficiente de las tareas y pasos faltantes.
2. Análisis de valor añadido
El análisis de valor agregado sopesa y etiqueta si cada paso del proceso de negocio satisface alguna necesidad. La técnica actúa como una lente de clasificación amplia para las actividades que ayudan a su equipo a cortar o reducir lo no esencial. Los pasos que agregan “valor” deben completarse para satisfacer una necesidad del cliente o de la empresa en sí. Con esta definición en mente, considere qué actividades de su proceso se dividen en estas tres categorías:
Pasos de valor agregado real (RVA) satisfacer una expectativa o necesidad del cliente.
Pasos del valor agregado empresarial (BVA) satisfacer una expectativa o necesidad del negocio.
Pasos sin valor agregado (NVA) no satisfacen las necesidades del cliente o del negocio, ni satisfacen necesidades que puedan satisfacerse incluso si se eliminan los pasos.
Evaluar el valor requiere profundizar hasta el núcleo de por qué cada actividad existe. Cuestione cuidadosamente toda la actividad dentro de las fases del ciclo de vida de un proceso (es decir, planificación, ejecución, análisis y adaptación). Para hacer esto, ordenará los pasos a través de etiquetas simples de verbos y sustantivos (por ejemplo: priorice los tickets de soporte) para establecer el propósito y revelar el valor real.
3. Análisis de causa raíz
Análisis de causa raíz se especializa en encontrar las razones principales de los problemas para mostrar cada una de las posibles soluciones. Preocupaciones simples u obvias podrían ocultar sus propios problemas más profundos que son menos visibles. Al ser la técnica ideal para profundizar en el corazón de un problema, el análisis de la causa raíz es un camino perfecto para ir más allá de las suposiciones sobre sus problemas. Los gráficos y tablas visualizados son su vehículo principal para analizar las relaciones de la causa raíz. En concreto, el diagrama de Ishikawa (diagrama “de causa y efecto”) es muy adecuado para mostrar claramente quién y qué alimenta los resultados no deseados. Los temas investigados pueden incluir estos facilitadores y guías específicos:
[@portabletext/react] Tipo de bloque desconocido "imageWithAlt", especifique un componente para él en la prop `components.types`
Gente o partes interesadas humanas, incluido el personal, los supervisores, etc.
Guías como referencias, registros y cronogramas.
Métodos como procesamiento de pagos, enrutamiento de solicitudes, etc.
Materiales incluye consumibles como suministros de papel, bolígrafos, tóner de tinta, etc.
Equipo como máquinas físicas, dispositivos y otras herramientas mantenibles.
Un entorno como espacios in situ o externos que albergan y apoyan el proceso.
Entre estos componentes se encuentran pasos de ramificación que influyen en el resultado. Incluso cuando se descubren hilos conectivos, es posible que haya más por encontrar a medida que los analistas recopilen información desde diferentes perspectivas.
4. Análisis observacional
Como punto crítico de la recopilación de información, la observación revela pasos pasados por alto o subvalorados en un proceso. También muestra cualquier actividad ausente, a pesar de estar documentada o implícita como parte activa del proceso. Los observadores también pueden confirmar si el recuerdo de un proceso por parte de los empleados es preciso. Las entrevistas y las sesiones de mapeo de procesos pueden verse contaminadas por una intuición que viene con la experiencia. Como novatos en el proceso, los analistas pueden ver y cuestionar obstáculos que un veterinario de procesos ha llegado a eludir inconscientemente. Un observador puede operar bajo uno de dos modos:
Observadores pasivos Evite interactuar para mantener el proceso natural y sin afectaciones.
Observadores activos participe con preguntas y podrá participar en el proceso para obtener información en tiempo real.
Independientemente del método, la observación tiene una salvedad importante: presenta al analista como una presencia extranjera que puede moldear el proceso de manera antinatural. A diferencia de cualquiera de las otras cuatro técnicas, la observación hará que el analista pase de ser un extraño a un factor en el proceso mismo. Los observadores harían bien en planificar y aclarar sus funciones con los empleados. Unas expectativas claras pueden ayudar a mantener el proceso libre de distorsiones. Incluso en la observación pasiva, ser consciente de esta influencia puede permitir a su equipo ajustar sus conclusiones en consecuencia.
5. Análisis del examen de experiencia
El análisis del examen de experiencia captura el conocimiento del proceso de los empleados de larga data. Mientras que la observación recopila información desde una perspectiva novata, el examen de experiencia analiza las lecciones aprendidas por el personal experto. El conocimiento basado en la experiencia generalmente no está documentado y no se discute con frecuencia. Como resultado, es posible que el “por qué” detrás de estas actividades no se registre únicamente a través de observaciones, entrevistas y otras sesiones. Dirigirse a empleados veteranos ayuda a los equipos a descubrir:
¿Qué impulsa la productividad de alto nivel en el proceso?
¿Qué impulsa las actividades defectuosas dentro del proceso?
Un análisis de este tipo puede revelar conexiones críticas entre las causas fundamentales y las actividades sin valor agregado (NVA). El impacto de estos factores a menudo “invisibles” —como la cultura de la empresa y las políticas poco intuitivas— puede ser visible sólo para el personal experimentado, ya que se han visto afectados por ello durante una década o más. Esta técnica tiene como objetivo brindar esa visibilidad a la organización en general. Si su organización ha contratado personal experimentado que conoce su proceso a fondo, el análisis de la experiencia es fundamental para obtener resultados duraderos. También permite a los equipos conservar este conocimiento exclusivo incluso después de que los expertos abandonen la empresa. Considere el análisis de la experiencia, ya sea que desee respaldar teorías en torno a sus otros datos de análisis o si desea ampliar la visibilidad de su proceso.
Implementar el análisis de procesos de negocio con las herramientas adecuadas
Si bien comprender estas técnicas de análisis es crucial, implementarlas de manera efectiva requiere la pila de tecnología adecuada. Las plataformas modernas de gestión de procesos de negocio (BPM) como ProcessMaker proporcionan la infraestructura necesaria para: - Visualizar y mapear procesos complejos en tiempo real - Recopilar y analizar métricas de rendimiento del proceso automáticamente - Permitir la colaboración entre las partes interesadas en todos los departamentos - Implementar y realizar un seguimiento mejoras de procesos sistemáticamente: escalar cambios de procesos exitosos en toda la organización Con la plataforma de código bajo de ProcessMaker, las organizaciones pueden transformar sus conocimientos de análisis en mejoras procesables de manera rápida y eficiente. La interfaz intuitiva de la plataforma facilita la implementación de las cinco técnicas de análisis manteniendo al mismo tiempo una documentación clara y resultados mensurables.
El camino a seguir con el análisis de procesos de negocio
El análisis de procesos de negocio es más que una simple metodología—es un paso crucial hacia la excelencia organizacional. Cuando se hace correctamente, simplifica sus operaciones al reducir el esfuerzo manual, minimizar errores, mejorar la consistencia y proporcionar una mejor gestión de tareas. Lo más importante es que crea una base para el crecimiento y el cambio sostenibles. Sin embargo, el éxito de su proceso de análisis de procesos de negocio depende en gran medida de contar con el socio y las herramientas adecuados. La plataforma integral BPM de ProcessMaker está diseñada para apoyar a las organizaciones en cada etapa del análisis y mejora de procesos. Nuestra solución combina potentes capacidades de análisis con herramientas intuitivas de automatización de procesos, lo que ayuda a las organizaciones no solo a identificar mejoras sino también a implementarlas de manera efectiva. [cta title="Comience su viaje hacia la excelencia en los procesos hoy con ProcessMaker". link_text="Comience ahora" link="/landing/book-your-demo/"]
15 de octubre de 2026
Herramientas puntuales versus plataforma: qué sucede cuando la orquestación no es nativa
