¿Cómo podemos alcanzar rápidamente nuestros objetivos de ingresos? ¿Qué cambios debemos hacer para reducir operacional ¿costos? Éstas son las preguntas que los gerentes reflexionan todos los días. Pero para realizar estos cambios, un número sorprendente de organizaciones todavía recurren a conjeturas. Esa noción se ve agravada por el hecho de que la mayoría de los directivos sólo pueden recordar el 40% del trabajo que realizan sus equipos. Los procesos de negocio no monitoreados ni rastreados dejan espacio para que las tareas queden al margen. Esto da lugar a proyectos que toman demasiado tiempo, se llenan de errores y se acumulan ciegamente con demasiadas tareas redundantes. Pero tengan la seguridad de que hay un lado positivo. Para combatir estos problemas, su organización puede buscar Soluciones de mejora de procesos de negocio, que sólo se ven reforzados por la automatización inteligente o hiperautomatización. Hable con uno de nuestros consultores de mejora de procesos de negocio
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¿Qué es la mejora de los procesos de negocio?
Mejora de procesos de negocio se trata de refinamiento. Puede observar y registrar cómo su equipo realiza actividades para poder optimizar, optimizar, optimizar—todo en un esfuerzo por encontrar una forma más rápida y eficiente de alcanzar sus objetivos. Sin realizar un seguimiento de las tareas, es imposible descubrir dónde se encuentran los obstáculos, revelar tareas duplicadas o descubrir nuevas oportunidades de automatización. Entonces, ¿cuáles son algunos de los principales objetivos de la mejora de los procesos de negocio?
Reducir el tiempo o el coste que supone realizar tareas
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Profundicemos en algunas de las principales formas en que las organizaciones utilizan la mejora de los procesos comerciales para apuntalar sus operaciones. Sigo pensando que la introducción manual de registros vitales es más fácil ¿para tu equipo? No permita que los artefactos de las formas tradicionales de hacer las cosas nublen su transformación digital. Los tipos de procesos comerciales no monitoreados no sólo obstaculizan la eficiencia sino que también pueden ser costosos—y vergonzosos. Un simple error de formato en una hoja de cálculo de Excel llevó al Servicio Secreto Británico a solicitar escuchas telefónicas en miles de líneas telefónicas incorrectas. A continuación se presentan cinco formas en las que las organizaciones están analizando nuevamente sus procesos comerciales para encontrar formas mejores y más simples de ejecutar sus operaciones diarias.
Eliminar procesos basados en papel
Las pilas de papeleo innecesario son una de las principales fuentes de eficiencia. Los expertos en investigación de McKinsey estiman que los trabajadores gastan 20% de su día buscando y recopilando información. Eso supone 9,3 horas semanales —más que una jornada laboral completa— trabajando arduamente entre montones frívolos de papeleo, lo que no contribuye en nada a reducir el desperdicio. Considerar Facultad de Derecho de CUNY. Su experiencia estudiantil implicó muchos formularios en papel, caminar para intercambiar documentos y toneladas de ida y vuelta entre oficinas para localizar firmas. Con tantos procedimientos extraoficiales para realizar tareas, no existía ningún sistema de rendición de cuentas. Entra la automatización: Facultad de Derecho de CUNY decidió incorporar todas estas tareas que consumen mucho tiempo en una aplicación digital. Los estudiantes pueden completar los formularios necesarios en línea y estos se pasan automáticamente entre las partes interesadas para su aprobación. El sistema solicita instantáneamente la acción del estudiante si necesita más información. Todo el proceso ahora se lleva a cabo electrónicamente, eliminando la mezcla manual de papeles y ofreciendo una experiencia estudiantil que deleita.
Acelerar la preparación de documentos críticos
Los trabajadores gastan un tercio de su tiempo preparando datos para informes. Están extrayendo datos de encuestas, archivos de registro, análisis de redes sociales y otra información en hojas de cálculo y presentaciones. Si bien esta información es vital para la toma de decisiones, se ve empañada por pérdidas de eficiencia, como la migración manual de datos entre sistemas. Las organizaciones inteligentes utilizan métodos de mejora de procesos de negocio para acelerar el proceso de preparación de documentos y aprovechar los crecientes conocimientos y oportunidades más rápidamente. Echa un vistazo a la agencia de seguros Maury, Donnelly y Parr: estaban muy ocupados transfiriendo información entre correos electrónicos, archivos PDF y hojas de cálculo de Excel a mano (¡y corrigiendo los consiguientes errores humanos!) que no podían centrarse en sus competencias básicas. Maury, Donnelly y Parr utilizó la mejora de procesos de negocio para reducir los errores humanos en un 75% a la hora de generar propuestas. El software completa automáticamente plantillas de formularios y controles de calidad para detectar errores. El tiempo necesario para producir una propuesta solía llevar 45 minutos, pero con procesos simplificados implementados, ahora pueden hacerlo en 7–12 minutos.
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Acelerar el servicio al cliente
Según un estudio de Microsoft, el 90% de los estadounidenses decide si hacer negocios con una empresa basado en su experiencia de servicio al cliente. Las reacciones lentas, manuales y laberínticas a los problemas de los usuarios pueden arruinar factores importantes como Net Promoter Score y reducir gradualmente sus resultados. Las organizaciones están implementando fuertes mejoras en la automatización de su flujo de trabajo para brindar un nivel sorprendente de servicio que haga que los clientes regresen. Echa un vistazo a Adecco Colombia, una empresa de telecomunicaciones que experimentó este mismo problema. Cuando los clientes llamaban para pedir ayuda, el personal tomaba notas manuales en Excel. No existía una estandarización para la recopilación de información—cada uno tenía su propio método. Los números mal escritos, los campos con formato incorrecto o las celdas eliminadas accidentalmente provocaron retrasos en el servicio. Adecco Colombia decidió mejorar este proceso mediante el uso de flujos de trabajo automatizados. Ahora, cuando un cliente pide ayuda, un analista de soporte completa un práctico formulario. Esto garantiza que recopilen de un cliente la información correcta que un técnico necesitará para resolver el problema. Al enviar este formulario se inicia una secuencia de eventos de flujo de trabajo —los supervisores son informados de las nuevas asignaciones de tickets, reciben actualizaciones sobre su progreso y todos, incluido el cliente, reciben un correo electrónico una vez que se resuelve el problema. Ahora tienen una satisfacción impecable con el cliente en toda la organización.
Reducir los errores manuales
Una investigación del Instituto de Contadores de Gestión revela que El 60% de las empresas siguen utilizando Excel en lugar de un ERP. Si esto no parece motivo de preocupación, considere lo siguiente: la Universidad de Hawaii informa que El 90% de las hojas de cálculo contienen errores. Si bien esto no representa un gran problema para los gastos familiares y las listas de invitaciones para tarjetas navideñas, las organizaciones que dependen de millones de células para pronosticar ingresos o equilibrar presupuestos corren un riesgo significativo. Proveedor de telecomunicaciones Telefónica CAM utilizó Excel para procesar nuevas suscripciones a cuentas comerciales—hasta 100 por día. Cada uno de ellos requería que un miembro del personal creara manualmente 20 cuentas nuevas. Se trata de 2.000 cuentas por día, cuya precisión dependía de datos reingresados manualmente entre hojas de cálculo y software heredado. Si lo analizamos a través de la lente de la investigación de la Universidad de Hawaii, encontraremos un foco de posibles errores. Entonces Telefónica CAM decidí hacer un cambio. Ahora, el proceso de creación de cuentas para servicios móviles, de Internet, fijos y en la nube está totalmente automatizado. Cuando un cliente se registra para recibir un servicio, su información se envía automáticamente a través de un proceso de aprobación. Los contratos están totalmente automatizados de principio a fin, lo que garantiza que los perfiles de los clientes y los datos contables sean 100 % precisos en todo momento. [free_trial type="create"]
Acelerar los ciclos de facturación
Las pulsaciones de teclas errantes no son incidentes triviales. Uno error de copiar y pegar Fue la razón detrás de un error de informes de 6.500 millones de dólares para el gigante de servicios financieros JP Morgan Chase. No fue sólo un problema de mantenimiento de registros—el paso en falso le costó a la empresa 600 millones de dólares en multas. La digitalización es una actividad obligada para las empresas donde procesar las finanzas rápidamente significa más ingresos. Considerar Vida para personas mayores en StoneGate. Para recibir fondos de Medicaid para la estadía de un residente, necesitaba presentar un lote de documentación al estado. Una vez que el equipo admite a un residente en sus instalaciones, comienza a correr un tiempo crítico —solo tienen 30 días para organizar, preparar y presentar la solicitud de reembolso de atención. Si un formulario quedaba fuera del alcance o languidecía en el escritorio de un aprobador, StoneGate tenía que pagar toda la factura hasta que pudieran rectificar el asunto. Vida para personas mayores en StoneGate no podía correr el riesgo de cometer ningún error. Para su resultado final era imperativo que los formularios se presentaran dentro del plazo reglamentario. Para mejorar este proceso, decidieron digitalizar todo el procedimiento de solicitud. Los formularios en línea agilizaron la solicitud inicial. A medida que los formularios pasaban por varios puntos de control del sistema, se transferían automáticamente al miembro del personal adecuado para su revisión. Si faltaba alguna información, el sistema marcaría instantáneamente el problema e informaría a los miembros necesarios del equipo. Los nuevos flujos de trabajo redujeron los problemas de facturación pendientes en un 25%, asegurando el flujo de ingresos de StoneGate. La mejora de los procesos de negocio es continua—siempre hay una forma mejor, más brillante y más sencilla de hacer las cosas. Al observar sus procesos con un ojo atento a la eficiencia, la reducción de costos y el tiempo, puede comenzar a cambiar el rumbo de la productividad a su favor. Existen varias plataformas que puedes utilizar para la automatización de procesos con una amplia variedad de características innovadoras. Y dicho esto, diferentes plataformas podrían funcionar mejor para su negocio y sus objetivos que otras. Sin embargo, queremos ayudarle a encontrar el modelo adecuado. Chatea con uno de nuestros expertos para saber más.
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