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5 pasos críticos para el análisis de procesos de negocio (BPA)
Las organizaciones de todo el mundo están descubriendo que con la tecnología actual, la automatización puede descargar el 45% de las tareas laborales pagadas de hoy. Por una fracción de los aproximadamente 2 billones de dólares gastados en salarios anuales, las soluciones automatizadas parecen una clara ganadora. Sin embargo, cualquier nueva herramienta o método puede introducir nuevos problemas si estás tratando los síntomas en lugar de las causas raíz.Business process analysis (BPA) asegura que tengas claridad antes de pasar a soluciones como la automatización. Las nuevas tecnologías no son una solución independiente para tus flujos de trabajo ineficientes. En cambio, piensa en tu proceso como la base sobre la que se asienta tu tecnología de rendimiento. Una vez que aproveches el BPA para refinar tu proceso en una base sólida, la automatización puede aumentar de manera confiable tu proceso para tener menos cuellos de botella y más rentabilidad. Para aprovechar adecuadamente el BPA, debes seguir cinco pasos invaluables para examinar, reevaluar y refinar tu proceso.
1. Conoce tus objetivos
Primer paso: Identifica tus objetivos y el proceso que estás utilizando actualmente para alcanzarlos. El BPA debe comenzar con sesiones de establecimiento de objetivos. En otras palabras, ¿dónde quieres que esté tu rendimiento? Considera qué esperas lograr. ELEGANTE objetivos son:
Sespecífico — para saber cuándo tu proceso está cumpliendo el objetivo.
METROmedible — para seguir tu progreso con hechos sobre opiniones.
Aalcanzable — para fomentar cargas de trabajo saludables para los empleados y una alta moral.
Rrelevante — para alinearse con las necesidades de los clientes y del propio negocio.
Tcon plazos definidos — para fomentar la urgencia y ayudar a tu equipo a priorizar los postes de meta.
Ahora que sabes cuáles son tus resultados ideales, puedes identificar fácilmente qué procesos existentes determinan tu éxito. Define claramente dónde comienza y termina cada proceso objetivo. Estos son los procesos que diseccionarás y monitorearás a lo largo de tu BPA. Ten cuidado de trabajar en cada proceso uno a la vez para mantener la estabilidad en la organización en general.
2. Aprende tu proceso actual
Segundo paso: Compilar datos en tu proceso objetivo tal como está hoy, es decir, el proceso “tal cual”. Ningún buen análisis está completo sin muchos datos. Desde la primera línea hasta la gerencia e incluso procesos adyacentes, recopila cada punto de contacto del proceso para obtener información. Querrás una comprensión detallada de cómo está configurado exactamente tu proceso actual — en papel y en la práctica. En esta etapa, tus analistas son simplemente estudiantes del proceso. Realizarás sesiones de recopilación de información con todas las partes interesadas para obtener conocimientos de expertos, observaciones de novatos y cualquier otra perspectiva relevante. Estos pueden incluir:
Entrevistas al personal
Observaciones del proceso en vivo
Sesiones de lluvia de ideas en equipo
Además, querrás localizar y recopilar toda la información registrada que tu equipo tenga sobre el proceso. La documentación puede incluir:
Registros de actividad del proceso
Procedimientos operativos estándar (POE)
Guías o listas de verificación creadas por empleados no oficiales
A lo largo del camino, a menudo preguntarás: ¿Quién hace qué? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Por qué? ¿Cuáles son los posibles resultados de cada acción?El objetivo aquí es desglosar a fondo cada dimensión disponible de cada paso de tu proceso. Solo entonces podrás ver realmente qué está presente, qué falta y cómo todo sirve a tus objetivos comerciales.
3. Visualiza tu proceso actual
Tercer paso: Mapea tu proceso tal como opera actualmente. Una vez que confíes en que has aprendido lo suficiente para cubrir posibles puntos ciegos, estarás preparado para organizar la información en una ayuda visual clara.Business process mapping te permite literalmente “mapear” los pasos del proceso en secuencia, de principio a fin. Podrías usar un panel de arrastrar y soltar de bajo código para configurar diagramas de flujo elaborados, o simplemente un bolígrafo y papel. Independientemente del método, la clave es organizar tu información suelta en una red cohesiva — navegando de la entrada a la salida. Un process map asienta la ambigüedad de las acciones diarias de tu equipo en un hilo concreto de pasos verificados. Dado que muchos equipos tienen una tendencia a “configurar y olvidar” sus procesos, este paso revela un valor inmenso al ilustrar las evoluciones no intencionadas de tus operaciones diarias. Lo más importante es que el mapeo de procesos ofrece una vista simple para identificar el “dolor” en el proceso.
4. Detecta dónde cerrar brechas con BPA
Cuarto paso: Identifica qué áreas puedes mejorar en tu proceso. Basado en lo que has aprendido, ahora tienes tu proceso reducido a un esqueleto fácil de navegar. Desde esta vista fundamental, puedes examinar cada paso para evaluar qué funciona, qué no funciona y qué se puede mejorar. Por ejemplo, presta especial atención a cualquier acción, tarea o requisito que sea:
Redundante
No esencial
“Guardianes” del progreso
Interdependiente de otros pasos
Drenajes de recursos
Repetitivo
Completado manualmente
Usa mucho papeleo
Estos problemas sospechosos deben evaluarse con más preguntas. A medida que profundizas más allá de cada capa sintomática y revelas los problemas raíz, aborda estos problemas con posibles soluciones. Considera más sesiones con tu equipo para obtener comentarios sobre las ideas. Sería prudente pensar de manera sostenible y a largo plazo mientras consideras todos los efectos en todo y todos los vinculados al proceso. Sobre todo, recuerda que tu establecimiento de objetivos de BPA debe alinearse con tus ideas de mejora. Elige los pasos que eliminarás, reducirás, optimizarás y delegarás hasta que tengas un plan de acción preparado.
5. Implementa, observa, itera (otra vez y otra vez…)
Quinto paso: Pon el plan en marcha y monitoriza para más formas de mejorar en el futuro previsible. Los cambios inevitablemente sacudirán los resultados en toda la organización. Necesitarás saber qué es diferente, cómo ha cambiado y si estos resultados respaldan tus objetivos. Prioriza y evita grandes olas de impacto negativo introduciendo tus cambios gradualmente en el proceso. Ritmar las actualizaciones te da espacio para moverte efectivamente hacia mejores flujos de trabajo sin interrumpir el panorama general. Más allá de estas notas iniciales, el monitoreo no está destinado solo a “mantener”, sino a “iterar” continuamente. Las necesidades del negocio y del cliente cambian con el tiempo, por lo que el BPA ayuda a las empresas a cambiar con intención. Este paso te ayuda a satisfacer estas necesidades mediante:
Reevaluar el valor de cada paso para el negocio y el cliente.
Refinar el proceso para un rendimiento eficiente.
¿Qué sigue después del análisis de procesos de negocio?
En verdad, un análisis de procesos de negocio exitoso no termina después de la primera ronda. Tu primera ejecución con BPA es la base sólida que necesitarás para sacar el máximo provecho de la automatización de procesos. Aun así, deberás tener en cuenta el seguimiento y análisis de todos los cambios futuros en tus flujos de trabajo. Para incluir a tus empleados entre aquellos ahorrando el 30% del tiempo de trabajo con la automatización, mantente proactivo en lugar de reactivo. Con cada nuevo ajuste y adición al proceso, solo recuerda:
Conoce tus objetivos.
Reaprende tu proceso.
Visualiza tu proceso.
Detecta el dolor y encuentra dónde mejorar.
Implementa cambios, observa e itera.
Mientras sigas estos pasos, estarás en el camino correcto para obtener el máximo valor de tus procesos.
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