5 razones por las que fracasan los proyectos de minería de procesos y cómo superarlas
La minería de procesos se ha convertido en una herramienta esencial para las empresas que buscan optimizar sus procesos, mejorar la eficiencia y reducir costos. Al comprender y optimizar los procesos mediante el análisis de datos y el monitoreo continuo, las organizaciones pueden lograr mejores resultados comerciales. Sin embargo, no todos los proyectos de minería de procesos son una historia de éxito. En este artículo, analizaremos los cinco fracasos comunes de los proyectos de minería de procesos y cómo superarlos. Al comprender estos desafíos e implementar las soluciones sugeridas, puede mejorar en gran medida las posibilidades de éxito de sus iniciativas de minería de procesos.
¿qué es la minería de procesos? Ejemplos y aplicaciones
La minería de procesos es una técnica avanzada de mapeo de procesos que utiliza el conocimiento extraído de registros de eventos en sistemas de TI empresariales para obtener información sobre cómo se ejecutan los procesos y flujos de trabajo en una empresa. Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) contribuyen a estos datos proporcionando datos de registro de eventos extraídos de los sistemas de información, lo que ayuda a comprender y optimizar los procesos operativos. Esto ayuda a las organizaciones a comprender su desempeño operativo actual, identificar ineficiencias y encontrar oportunidades de mejora. [cta title="Aprenda los entresijos de la minería de procesos en esta guía completa" link_text="Obtenga una guía gratuita" link="/resources/customer-success/whitepapers/process-mining-101"] Software de minería de procesos combina minería de datos, modelado de procesos y análisis del proceso Proporcionar una visión integral de los procesos de negocio. Puede considerar la minería de procesos como la aplicación de la ciencia de datos al arte de la gestión de procesos de negocio. Usos de la minería de procesos Analizar y reconstruir el flujo real de procesos, permitiendo a las organizaciones comprender cómo funcionan realmente sus procesos. Funciona transformando datos de los sistemas ERP y CRM en registros de eventos, que luego se utilizan para crear visualizaciones y modelos de los procesos de negocio para el análisis y la mejora del rendimiento. La minería de procesos juega un papel crucial en muchos sectores competitivos del trabajo digital, ya que ayuda a las organizaciones a identificar ineficiencias y problemas de cumplimiento. Al abordar estos desafíos, las empresas pueden optimizar sus procesos, reducir costos y mejorar el rendimiento general.
La creciente popularidad de la minería de procesos en la empresa
La minería de procesos es la más adaptada software de inteligencia de procesos solución - y se ha vuelto cada vez más popular en las empresas. Según una investigación reciente de Deloitte, el 63% de las empresas globales han comenzado a utilizar la minería de procesos, y la mayoría de las empresas globales planean al menos poner a prueba la minería de procesos en un futuro próximo. El entusiasmo por la minería de procesos está en gran medida justificado. Una importante encuesta realizada recientemente por HFS Research entre tomadores de decisiones empresariales encontró que más del 90% de los encuestados consideran que la inteligencia de procesos (una combinación de minería de procesos y descubrimiento de procesos) es enormemente valiosa para impulsar el valor empresarial. Las soluciones avanzadas de minería de procesos son esenciales para un rendimiento continuo monitoreo y cumplimiento seguimiento. A pesar de sus beneficios potenciales, muchos proyectos de minería de procesos fracasan por diversas razones. El mismo estudio realizado por HFS Research descubrió que más de 2 de cada 3 soluciones de inteligencia de procesos impulsadas por la minería y el descubrimiento de procesos habían producido resultados decepcionantes o no habían cumplido lo prometido.
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Fuente: Aumento meteórico de la inteligencia de procesos, HFS Research
Pros y contras de la minería de procesos: ventajas y desventajas
Para un líder empresarial, la minería de procesos suele ser una solución avanzada a una necesidad empresarial bien reconocida. La mayoría de las empresas utilizan algún tipo de análisis del proceso Apoyar la excelencia operativa y la gestión de procesos de negocio. Estos métodos más tradicionales incluyen talleres de descubrimiento de procesos, auditorías de análisis de procesos o estudios de tiempo y movimiento realizados por consultores expertos o analistas de procesos de negocio. El análisis de procesos desempeña un papel crucial en la evaluación y mejora de los procesos de negocio al proporcionar información derivada del análisis de datos, identificar rutas de proceso óptimas, monitorear KPI y visualizar procesos para reconocer ineficiencias y facilitar la mejora continua. En comparación con el análisis de procesos manual, la minería de procesos ofrece muchas ventajas y tiene algunas desventajas. La minería de procesos puede agilizar la automatización de procesos, mejorar los resultados comerciales y permitir que las organizaciones identifiquen oportunidades de automatización, conectándose en última instancia con automatización robótica de procesos (RPA) para optimizar el rendimiento general.
Ventajas de la minería de procesos
Visibilidad detallada del proceso: La minería de procesos proporciona una visualización clara y precisa del flujo real del proceso, lo que ayuda a las organizaciones a comprender mejor sus procesos e identificar áreas de mejora. Las herramientas de minería de procesos facilitan la visualización de los procesos de negocio e identifican ineficiencias, lo que permite a las organizaciones priorizar los esfuerzos de optimización.
Análisis automatizado de cuellos de botella: Al analizar registros de eventos, la minería de procesos puede identificar cuellos de botella e ineficiencias en el flujo de procesos, lo que permite a las empresas centrarse en áreas que necesitan mejoras.
Medición del rendimiento en tiempo real: La minería de procesos ofrece métricas cuantitativas, como el tiempo de ciclo, el rendimiento y la utilización de recursos, para medir el rendimiento del proceso. Esto ayuda a las organizaciones a realizar un seguimiento del progreso y evaluar la eficacia de las mejoras de procesos.
Monitoreo de cumplimiento: La minería de procesos puede detectar desviaciones de los procedimientos estándar, garantizando el cumplimiento de las políticas internas y regulaciones externas.
Toma de decisiones objetiva: A diferencia del análisis de procesos basado en encuestas u opiniones de expertos, la minería de procesos utiliza información basada en datos para respaldar la toma de decisiones, lo que reduce la dependencia de puntos de vista subjetivos y sentimientos viscerales.
Desventajas de la minería de procesos
Calidad y disponibilidad de los datos: La minería de procesos depende en gran medida de datos precisos y completos en los sistemas fuente empresariales. Si los datos son de mala calidad o no están disponibles, los resultados de la minería de procesos pueden ser engañosos o incompletos.
Complejidad de la integración: La minería de procesos puede ser compleja, especialmente cuando se trata de procesos grandes e intrincados que abarcan más de un sistema empresarial. Esto puede requerir habilidades de integración avanzadas, lo que puede ser una barrera para algunas organizaciones. Además, la gestión de procesos complejos presenta desafíos importantes, pero técnicas avanzadas como la minería de procesos centrada en objetos o multinivel pueden ayudar a navegar por estas complejidades, impulsando la eficiencia y la extracción de información en diversos procesos comerciales.
Costo de operación: Implementar soluciones de minería de procesos puede resultar costoso, especialmente para las pequeñas y medianas empresas. Los costos pueden incluir licencias de software, integración, mantenimiento y servicios de consultoría.
Alcance del análisis: La minería de procesos brinda una vista detallada de los datos de procesos de sistemas empresariales como ERP o CRM, pero carece de la capacidad de monitorear la actividad de procesos y flujos de trabajo en la amplia gama de aplicaciones comerciales que se utilizan en la actualidad. Para esta limitación, muchas soluciones de minería de procesos incluyen funcionalidad.
[cta title="Si está buscando combinar la minería de procesos y la minería de tareas en su solución de inteligencia de procesos, consulte nuestro último informe técnico". link_text="Obtenga un informe técnico" link="/resources/customer-success/whitepapers/the-power-of-discovery-using-process-intelligence-to-drive-better-workflow"]
Fallas comunes en proyectos de minería de procesos
Según una famosa investigación de McKinsey, el 70% de los programas de transformación fracasan. El fracaso no es infrecuente en todas partes software de automatización inteligente y en minería de procesos. La mejora de los procesos es crucial para superar estos desafíos mejorando la eficiencia y la eficacia operativas. A continuación, se presentan algunas razones comunes de las fallas en los proyectos de minería de procesos:
Calidad de datos insuficiente
La mala calidad de los datos es una de las principales razones por las que fracasan los proyectos de minería de procesos. Los datos inexactos o incompletos pueden dar lugar a resultados engañosos, haciendo que todo el proyecto sea ineficaz. Una de las razones comunes por las que la calidad de los datos es deficiente es porque los datos del registro de eventos no están disponibles o no son confiables en todos los sistemas empresariales utilizados por la empresa. Este es especialmente el caso de cualquier empresa que no utilice SAP como su sistema ERP principal.
Falta de aceptación por parte de las partes interesadas
Los proyectos de minería de procesos a menudo implican cambios organizacionales significativos que requieren la aceptación tanto de las empresas como de los líderes de TI. Si las partes interesadas clave no están de acuerdo, el proyecto puede enfrentar resistencia y, en última instancia, fracasar. También puede ser que la minería de procesos sea defendida por algunos aspectos del liderazgo operativo durante una prueba de concepto, pero para tener pleno éxito necesita una aceptación para implementarse de manera efectiva en toda la empresa.
Expectativas y cronogramas desalineados
Muchos líderes empresariales han informado que la minería de procesos requiere mucho tiempo y recursos para su implementación. No es raro que la implementación de un proceso de minería tarde entre 12 y 24 meses, e incluso más en organizaciones grandes. Las expectativas poco realistas sobre los resultados de los proyectos de minería de procesos pueden provocar decepción y fracaso del proyecto.
Alcance del proyecto mal definido
Muchas iniciativas de minería de procesos comienzan con una prueba de concepto en un caso de uso comercial claramente definido, por ejemplo al analizar procesos P2P o incluso procesos específicos dentro de las adquisiciones. Si bien estos proyectos “de ganancia rápida” ofrecen resultados inmediatos, a algunos líderes empresariales les resulta difícil ampliar el alcance del análisis a otros flujos de trabajo y funciones centrales. La falta de objetivos y alcances claros puede dar lugar a un proyecto desenfocado que no logra producir resultados significativos.
Habilidades y recursos inadecuados
La minería de procesos requiere una combinación de experiencia técnica, analítica y de dominio. La falta de estas habilidades necesarias puede provocar el fracaso del proyecto y muchas organizaciones empresariales más grandes recurren a la contratación de equipos de científicos de datos dentro de un centro de excelencia (CoE) dedicado. Una investigación reciente de Deloitte encontró que el CoE promedio de minería de procesos constaba de 15 FTE (equivalentes de tiempo completo) y el CoE más grande para minería de procesos constaba de más de 150 empleados calificados.
Cómo superar los fracasos de los proyectos de minería de procesos
Al abordar las causas comunes del fracaso, las organizaciones pueden aumentar significativamente la probabilidad de éxito de sus proyectos de minería de procesos. Además, aprovechar las técnicas de minería de procesos puede optimizar los procesos, mejorar los resultados del proyecto y proporcionar información en tiempo real sobre la eficiencia operativa.Mejorar la calidad de los datosGarantizar que sus datos sean precisos, completos y actualizados es esencial para un proyecto de minería de procesos exitoso. Invierta tiempo y recursos en la limpieza y validación de datos y establezca un marco sólido de gobernanza de datos.Obtenga el apoyo de las partes interesadasInteractúe con las partes interesadas al principio del proyecto y mantenga una comunicación abierta durante todo el proceso. Articular claramente los beneficios de la minería de procesos y demostrar cómo puede abordar puntos críticos específicos dentro de la organización. Esto ayudará a lograr la aceptación y el apoyo de las partes interesadas al proyecto.Alinear expectativas y plazosEstablezca expectativas realistas para su proyecto de minería de procesos definiendo claramente el alcance, los objetivos y los resultados deseados. Comunique estas expectativas a todas las partes interesadas y revise periódicamente el progreso para garantizar la alineación.Aclarar el alcance y los objetivos del proyectoDesarrollar un alcance de proyecto bien definido que describa los procesos específicos a analizar, los resultados esperados y los recursos necesarios. Esto ayudará a mantener el proyecto enfocado y encaminado, aumentando la probabilidad de éxito.Desarrollar las habilidades necesariasInvierta en desarrollar la experiencia técnica, analítica y de dominio necesaria dentro de su equipo. Brinde oportunidades de capacitación y desarrollo para ayudar a su equipo a adquirir las habilidades necesarias para proyectos exitosos de minería de procesos.
Considere una alternativa: inteligencia de procesos híbridos y herramientas de minería de procesos
Si le preocupa el gran compromiso necesario para proyectos exitosos de minería de procesos, es posible que le interese saber que existe una alternativa. La inteligencia de procesos híbridos es una nueva opción desarrollada por ProcessMaker que combina la minería de tareas de minería de procesos. Es 10 veces más rápido brindar información sobre procesos y hasta 3 veces menor en costo total de propiedad que la minería de procesos convencional. La inteligencia de procesos híbridos es particularmente popular en trabajos digitales intensivos en conocimiento, por ejemplo, reclamos de seguros, operaciones financieras y banca. Por lo general, los clientes comerciales descubren ahorros de ~20% dentro de los 30 días posteriores a la instalación plug-and-play de ProcessMaker Process Intelligence (PI). Por ejemplo, una firma de contabilidad de tamaño mediano descubrió más de € 2 millones ($2,17 millones) en desperdicios de procesos. [cta title="Lea un estudio de caso sobre cómo una firma de contabilidad de tamaño mediano descubrió más de € 2 millones ($2,17 millones) en desperdicios de procesos." link_text="Lea un estudio de caso" link="/resources/customer-success/success/"inteligencia de procesos para servicios financieros/"]
Conclusión
Los proyectos de minería de procesos pueden brindar beneficios significativos a las organizaciones cuando se implementan correctamente. Al comprender y abordar las causas comunes del fracaso, las empresas pueden aumentar en gran medida sus posibilidades de éxito en las iniciativas de minería de procesos. Al mejorar la calidad de los datos, obtener el apoyo de las partes interesadas, alinear las expectativas, aclarar el alcance del proyecto y desarrollar las habilidades necesarias, las organizaciones pueden superar los desafíos que a menudo conducen a fallas en los proyectos de minería de procesos y liberar todo el potencial de esta poderosa técnica.
Preguntas frecuentes:
¿Qué es el minado de procesos?La minería de procesos es una técnica que analiza los procesos de negocio extrayendo conocimiento de los registros de eventos que registran los sistemas de TI durante la ejecución de los procesos.¿Por qué es importante la minería de procesos?La minería de procesos ayuda a las organizaciones a identificar cuellos de botella, ineficiencias y problemas de cumplimiento en sus procesos, lo que les permite optimizar las operaciones, reducir costos y mejorar el rendimiento general.¿Cuáles son algunas razones comunes para las fallas de los proyectos de minería de procesos?La calidad insuficiente de los datos, la falta de aceptación de las partes interesadas, las expectativas desalineadas, el alcance del proyecto mal definido y las habilidades inadecuadas son razones comunes para las fallas de los proyectos de minería de procesos.¿Cómo pueden las organizaciones superar las fallas de los proyectos de minería de procesos?Las organizaciones pueden superar las fallas de los proyectos de minería de procesos mejorando la calidad de los datos, obteniendo el apoyo de las partes interesadas, alineando las expectativas, aclarando el alcance del proyecto y desarrollando las habilidades necesarias.¿Qué habilidades se requieren para tener éxito en proyectos de minería de procesos?Los proyectos exitosos de minería de procesos requieren una combinación de experiencia técnica, analítica y de dominio. Invertir en oportunidades de capacitación y desarrollo puede ayudar a desarrollar estas habilidades necesarias dentro de su equipo.
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