5 consejos para gestionar los archivos de personal de los empleados de forma más eficiente
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5 consejos para gestionar los archivos de personal de los empleados de forma más eficiente
Si eres como yo, lo cual en términos más generales no es tan malo, tienes una enorme pila de correo en el gabinete de correo designado “”. Este pilar monumental de la correspondencia está construido a partir de muchos bloques de construcción diferentes como:
Revistas de las cuales debería haber cancelado la suscripción hace mucho tiempo.
Sobres vacíos y su contenido también en algún lugar allí.
Folletos diciéndome que venda mi oro viejo (que no tengo).
Folleto de esta semana del supermercado cercano (y dura semanas, y las cinco semanas anteriores).
Un par de libros (¿cómo llegaron allí?)
Ahora déjame pintarte una imagen verbal cuando estoy buscando algo allí, digamos una carta del médico con una cita para vacunarme contra la gripe. Imagínese un suave crujido en el pasillo seguido de un fuerte ruido y algunas malas palabras que no son adecuadas para poner aquí. Espere escuchar cosas como: “Dónde está, estaba allí cuando no lo necesitaba” y “Ah, esto es….. No, esto no es todo”. Si miraras a la vuelta de la esquina me verías de pie, con el contenido de una pila, ahora esparcida por el suelo, buscándola frenéticamente. No es el enfoque más práctico, te lo aseguro. ¿Pero por qué lo hacemos? Y ahora, por supuesto, no me refiero a tu montón de correo en casa, sino a algo mucho más serio. Nuestros ficheros de personal, los datos personales de nuestros empleados de los que somos responsables. Muchos dirían: “Por supuesto que podemos mejorar pero no es tan malo como tu correo”, a lo que yo digo: “Mi correo puede ser un desastre, pero está almacenado de forma segura, sólo yo puedo acceder a él, no hay términos legales que deba cumplir en el almacenamiento (¡y tirarlo!) y no soy responsable de todas las personas que trabajan conmigo, chúpate eso”. Porque seamos serios aquí. ¿No son estos los problemas a los que nos enfrentamos todos los días? La gestión de documentos de RRHH es un mal necesario, sobre el que no somos tan precisos ni críticos como deberíamos. Mientras digitalizaba más de 100.000 archivos de personal repartidos en 500 ubicaciones, me sorprendió saber cuánta mejora es posible.
Revistas de las cuales debería haber cancelado la suscripción hace mucho tiempo.
¿Cuántos archivos de personal empleado mucho después de su fecha de vencimiento, que deberían haber sido desechados hace mucho tiempo, tiene? En primer lugar, si no formas parte de los pocos afortunados con archivos digitales, tendrás problemas de espacio de almacenamiento. En segundo lugar, encontrar el documento adecuado causa cada vez más problemas. Debido al almacenamiento de documentos desactualizados y/o irrelevantes. Por último, y quizás lo más importante, las repercusiones legales pueden ser enormes. Ni siquiera siempre por mal mantenimiento, sino posiblemente por cambios en las leyes. Tirar documentos a la basura puede ser un campo minado legal, aunque cancelar algunas suscripciones a revistas resulta aún más difícil y es un proceso complicado. Es inseguro, irresponsable y sobre todo ilegal y la mayoría debe abordarse con el más alto grado de cuidado.
Sobres vacíos y su contenido también en algún lugar allí.
Archivos vacíos y contenido que realmente no debería estar en el lugar donde está. Documentos extraviados en los archivos personales de otras personas. Los archivos vacíos no plantean el mayor problema aquí. Es mejor cuando no están allí, daría más información y ahorraría espacio. Pero el contenido mal ubicado es un problema mayor. Se viola la privacidad cuando hacemos esto de manera incorrecta, además de ser imposible mantener actualizada la retención de estos documentos “perdidos”. Din nou, ¡debemos organizar esto! Si no lo hacemos, nos expondremos a repercusiones legales que costarán mucho dinero.
Folletos diciéndome que venda mi oro viejo (que no tengo).
Documentos que deberían haber sido desechados de inmediato. No existe una única razón para conservarlos. De todos modos, nunca se utilizarán. Tarjetas de cumpleaños, fotos del último día de trabajo, dibujos divertidos, boletines de calificaciones de un niño del empleado y postales de su dirección de vacaciones (escribiendo desde mi experiencia aquí, tiré estas cosas de los archivos de los empleados). Son divertidos de conservar, pero no son relevantes en un archivo personal. Un expediente personal no es una caja de tiempo que contiene la historia de una persona, es un contenedor funcional y profesional de documentos que deben cumplir con la normativa. No lo trates como una colección de todo lo que quizás alguna vez consideres usar (lo que significa que probablemente nunca lo usarás).
Folleto de esta semana del supermercado cercano (y dura semanas, y las cinco semanas anteriores).
Versiones, versión y más versiones. No te sorprendas cuando tus expedientes personales contengan tres versiones del mismo momento de evaluación. Uno sin firmar, otro firmado y otro completamente vacío. Cuatro versiones de un informe de entrevista, por alguna razón el mismo documento se imprimió cuatro veces y se incluyó allí. Dos veces el mismo contrato, pero firmado por diferentes personas (de nuevo escribiendo desde mi propia experiencia). En mi experiencia, esto da lugar a archivos de diez centímetros de grosor y, a su vez, a problemas de retención. ¿Y qué pasa cuando el contenido de una versión contradice el contenido de la otra? No sea más seguro almacenando más de una versión de un documento. Una versión es suficiente. No hace falta decir que el mismo tipo de documento puede estar en el archivo varias veces (por ejemplo: múltiples contratos, informes de diferentes entrevistas y evaluaciones de varios años).
Un par de libros (¿cómo llegaron allí?).
Para empezar, esto no debería estar ahí. No porque no lo vayas a utilizar o ya lo tengas ahí, sino simplemente porque no pertenece a esta colección de documentos. Porque ni la empresa ni las normas legales permiten almacenar un determinado documento en un expediente personal. Uno de los principales ejemplos es el almacenamiento de documentos que contienen registros médicos en el expediente personal (lo cual es ilegal en los Países Bajos). Tenga en cuenta lo que debería haber en sus archivos, pero también definitivamente lo que no debería estar allí en absoluto.
Esa carta que estaba buscando: La cita para la vacuna contra la gripe.
Encontrar el documento correcto. Preocupante, por decir lo menos. Cuando está mal ordenado o contaminado con documentos innecesarios, encontrar el que estás buscando puede ser una molestia y, a veces, realmente lo necesitas. Para ver cuándo termina un contrato, volver a leer el informe de una entrevista o por cualquier motivo.
Mi gabinete de correo no puede manejar esto.
Todo esto suena bien, pero estamos obstruidos de muchas maneras. ¿Quién se toma el tiempo de revisar todos los documentos para ver qué se puede tirar? ¿Quién hace esa versión de la que hablaste? No tengo tiempo para resolver estos problemas. Por suerte hay luz al final del túnel. Siguiendo una tendencia mundial, dependemos cada vez más de archivos personales digitales. Las empresas grandes y pequeñas reconocen el valor añadido de cambiar a esta forma de mantenimiento de archivos y normalmente la pregunta no es “¿Por qué?” pero más bien “¿Por qué no hicimos esto antes?”. Sin embargo, la digitalización requiere una inversión. Pero al final la inversión en métodos más anticuados es mucho mayor. Multas, gasto innecesario de tiempo, falta de privacidad y desperdicio de espacio y papel son frases clave para describir estos métodos que (afortunadamente) pasan de moda rápidamente.
¿Dónde puedo conseguir el mejor gabinete de correo?
Para acercarse a la utopía de una gestión documental impecable de RRHH, necesitará un buen sistema. Hay muchos sistemas disponibles, todos con sus ventajas y desventajas. Creador de procesos IDP es un software de gestión de contenidos recientemente desarrollado cuyo objetivo es organizar y almacenar datos de forma segura. Lo que distingue a ProcessMaker IDP es la integración del aprendizaje automático, que permite una gestión de contenidos más inteligente y eficaz. Además del aprendizaje automático, ofrecemos gestión avanzada de búsqueda y retención con un mínimo esfuerzo por parte del usuario. Entonces…...¿qué hago ahora? Es hora de retirar el gabinete de correo. La creciente cantidad de datos que tenemos que almacenar y queremos almacenar hace que esta forma de trabajar sea, cuanto menos, poco práctica e irresponsable. Si bien creamos firewalls y contraseñas en torno a nuestros datos y secretos más valiosos, a menudo olvidamos esta importante fuente de datos. Entonces, retire el gabinete de correo y pase a un sistema más sostenible. Si haces eso, cancelaré algunas suscripciones a revistas. Promesa.
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