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5 formas de desbloquear el ROI con la gestión de procesos de negocio
Si su organización se encuentra entre las que buscan mejores rendimientos a través de la gestión de procesos de negocio (BPM), no está sola. Con aproximadamente una cuarta parte de las organizaciones implementando a nivel mundial process mining herramientas — y el 29% está investigando el uso de esta tecnología — las organizaciones pueden estar buscando un mejor retorno de la inversión (ROI). Es posible que haya descubierto que los retornos de su BPM son difíciles de medir. A menudo, los equipos pueden fijarse en la optimización antes de conocer todos los detalles de sus procesos. Lo preocupante es que la gerencia puede encontrar esto como una prueba de la falta de retornos, lo que los lleva a alejarse de la gestión de procesos hacia esfuerzos alternativos. Si su organización no conoce el estado real de sus procesos, podría estar pasando por alto los beneficios inmediatos de aprender exactamente lo que se hace en sus procesos y lo que no se hace. Después de todo, no se puede “optimizar” lo que no se conoce. Analicemos cómo la minería y el descubrimiento de procesos agregan transparencia a su BPM para ofrecer valor de siguiente nivel.
1. Conozca sus procesos “tal como son” sin sesgos
La gestión exitosa de los procesos de negocio comienza por familiarizarse nuevamente con los flujos de trabajo de su organización. Process mining le permite acceder a sus sistemas de negocio digitales para revelar automáticamente un registro imparcial de when y ¿qué ocurre en sus procesos. Puede tener suposiciones sobre cómo funciona un proceso determinado, solo para descubrir áreas grises donde los empleados actúan de manera diferente. Para combatir esto, necesita una lente honesta y basada en hechos para ver exactamente lo que sucede y lo que no sucede. Afortunadamente, la minería de procesos extrae de sus sistemas existentes que ya tienen los datos necesarios para construir un historial del mundo real de sus flujos de trabajo. Muchas empresas complementan estos datos con entrevistas al personal y otros métodos de recopilación de información para construir una imagen precisa y fiel a la realidad de sus procesos “tal como son”.Sin los puntos ciegos del sesgo, su equipo puede ver la frecuencia de resultados no ideales y utilizarlos como pistas factuales para respaldar la solución de problemas más profundos en los flujos de trabajo de su organización. Por ejemplo, el proceso de incorporación de su banco puede dedicar mucho tiempo a responder preguntas básicas. Sin embargo, la minería de procesos puede revelar exactamente con qué frecuencia su equipo envía esos correos electrónicos de soporte redundantes. Podría presentar estos datos a la alta gerencia para impulsar la creación de un portal de conocimiento de soporte en línea de alto ROI. Demuestre a la gerencia que este tiempo perdido podría ser costos ahorrados, a través de una menor necesidad de personal o incluso más tiempo y atención hacia casos de clientes de alto valor.
2. Revele soluciones alternativas y irregularidades no descubiertas en sus procesos
Donde la minería de procesos descubrió ¿qué ocurre en sus procesos digitales del mundo real, process discovery proporciona contexto para how ocurre. Su lista extraída de eventos de interacción del sistema puede no ser suficiente para decidir si los procesos se ejecutan según lo previsto. A menudo, necesitará comprender cómo alguien navega por un sistema determinado para llegar al resultado. Por ejemplo, si cuentas por pagar ingresa los detalles de la factura en un sistema, la minería rastreará cada vez que ocurre y le dirá cuándo ocurrió. El descubrimiento de procesos puede ir más allá para registrar cada clic del mouse y cada pulsación de tecla en sus sistemas de negocio que conducen a la entrada de cada factura.Oportunidad de ROI: Aprenda automáticamente cómo el personal se desvía de sus procesos ideales para descubrir y abordar problemas raros y de alto costo que podrían pasar desapercibidos. En lugar de pensar “minería de procesos frente a descubrimiento de procesos”, considere usar ambos en conjunto. Rastrear el hilo entre los eventos del sistema inevitablemente conduce a una mejor comprensión de cómo el personal completa sus ciclos de flujo de trabajo. Puede rastrear cuándo un resultado no ocurre con la frecuencia suficiente, pero también cuándo los pasos intermedios pueden variar u omitirse.
3. Limpie y supervise fácilmente sus procesos para cumplir con las normativas
Cuando organiza sus operaciones, les da la estructura que los organismos reguladores esperan. Cumplimiento es el resultado de flujos de trabajo limpios y documentados. Los equipos no conformes a menudo persiguen la preparación de auditorías en el último momento en lugar de integrarla en su trabajo. Frenético, agotado y falto de tiempo no es un estado consciente de los costos para su personal. Sin embargo, las verificaciones de cumplimiento predecibles pueden no aparecer en el radar de su empresa hasta que sea imposible ignorarlas. La gestión de procesos de negocio convierte la reflexión posterior sobre el cumplimiento en la base de su negocio diario. Muchos equipos cumplen más fácilmente cuando arrojan luz sobre los engranajes ocultos de sus procesos y eliminan la imprevisibilidad del trabajo. Mantener sus procesos bien rastreados y predecibles se vuelve más fácil cuando tiene un sistema para hacerlo.Oportunidad de ROI: Elimine el miedo a las multas por incumplimiento y a la mala reputación de su negocio. El tejido de un negocio conforme depende de saber cómo se unen todas las partes de cada proceso. Las sanciones y la imagen negativa de la empresa pueden deshacer el arduo trabajo de su equipo, pero se pueden evitar. Registre todas sus actividades sin ningún esfuerzo adicional, y estará mucho más cerca de una presentación de informes sin problemas, incluso en industrias con alta regulación.
4. Reduzca el costo de los riesgos ocultos para una mejor resiliencia
La calidad depende de la previsibilidad, al igual que el cumplimiento. Gestión de riesgos tiene en cuenta la calidad fluctuante para establecer un ritmo confiable en el lugar de trabajo. Cuando ocurra la inevitable interrupción, querrá estar seguro de que está preparado para que tenga el menor impacto posible. Pronosticar su riesgo requiere una conciencia completa de lo que puede controlar. Este grado de visibilidad es difícil de mantener cuando los equipos están distribuidos globalmente. Naturalmente, son los problemas irregulares y esporádicos los que no se detectan hasta que son demasiado costosos para ignorarlos. La gestión eficaz de los procesos de negocio lo equipa para cambiar la perspectiva sobre la marcha y encontrar puntos precisos de fluctuación. Para esos problemas de calidad infrecuentes que puede pasar por alto fácilmente, la minería y el descubrimiento de procesos brindan a su BPM para que sus flujos de trabajo sean consistentes.Oportunidad de ROI: Aumente su presupuesto para emergencias con ahorros de costos a través de flujos de trabajo más estables. La gestión de procesos de negocio (BPM) simplifica su misión de detectar y reparar cualquier fuga de valor para una resiliencia a largo plazo. Esperar a medir los costos de calidad después de un incidente lo pone en una posición vulnerable. En cambio, considere si está observando lo que le cuestan los flujos de trabajo inestables si no mejora. Los costos ahorrados contribuyen en gran medida a mantener la solidez durante los mayores disruptores.
5. Sea ágil estandarizando para una mejor automatización
La gestión de procesos de negocio (BPM) a menudo se utiliza como un vehículo para una mejor automatización al transformar los procesos manuales en modelos aptos para bots. Procesos estandarizados son fundamentales para mantener su automatización alineada con sus resultados deseados al mantener los flujos de trabajo predecibles y escalables. Sin embargo, los procesos predecibles, una vez más, no son fáciles de lograr cuando no se pueden ver las variantes. Pasar por alto cualquier desconocido deja partes de sus flujos de trabajo en la sombra, incluidas aquellas que deberían integrarse en su automatización. Peor aún, podría estar incluyendo soluciones de parche específicas del sitio que frenan su progreso. Habilitar una mejor gestión de procesos de negocio a través de la minería y el descubrimiento de procesos expone cada paso, tarea y método. Puede encontrar las rutas más confiables hacia sus soluciones y hacer de estas las preferidas en todos los sitios.Potencial de ROI: Establezca estándares de procesos para automatizar y escalar sus operaciones con mayor agilidad. Los procesos estandarizados le brindan la base para expandir o reducir la automatización según sea necesario. Su visión para la automatización puede ser muy diferente de la de otros equipos y departamentos dentro de su organización. En el clima económico actual, la gerencia puede apuntar a algunos esfuerzos piloto antes de crecer. Otros pueden apuntar a una transformación digital completa en varias fases. El contexto de la minería y el descubrimiento de procesos apoya la uniformización de su negocio para permitir esta priorización flexible.
Aprovechando el potencial de ROI de la Gestión de Procesos de Negocio
En resumen, el tiempo y el dinero ahorrados con una mayor visibilidad llevan su gestión de procesos de negocio ROI aún más. La minería y el descubrimiento de procesos desentierran la imagen completa de sus procesos para ayudarle a decidir:
¿Qué se debe optimizar?
¿Como mejorar?
¿Qué retornos esperar?
En última instancia, la visibilidad revela todos sus procesos y su ejecución en el mundo real, recopilando todas las partes conocidas, desconocidas y variantes para una mejor optimización y automatización. Con un Software Inteligente de Gestión de Procesos de Negocio (iBPMS) como ProcessMaker, tendrá una plataforma lista para ayudarle a explorar herramientas de minería y descubrimiento.
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