Las solicitudes de autorización son una realidad en la mayoría de las empresas y existen muchos tipos diferentes. Se pueden solicitar autorizaciones para comprar equipos, solicitar tiempo libre remunerado o reservar un vehículo de flota, por ejemplo. Los procesos de solicitud de autorización pueden tener detalles diferentes, pero generalmente incluyen pasos similares: alguien solicita que se autorice algo, alguien con autoridad de aprobación considera la solicitud y luego la concede o la niega.
Cuando el proceso de solicitud de autorización es bizantino o incluye varios pasos manuales, como completar un formulario en papel y entregárselo a alguien, tiene muchas posibilidades de atascarse y cargar a su personal con mucho trabajo ocupado que no contribuye al resultado final de la empresa. Afortunadamente, existen algunas formas sencillas de mejorar el proceso de solicitud de autorización. Aquí hay 6 consejos para hacerlo. 1. Sea honesto acerca de las deficiencias de su proceso actual de solicitud de autorización Piense en cuándo su empresa ideó por primera vez el proceso actual de autorización de solicitudes para, por ejemplo, solicitar tiempo libre remunerado. Tal vez entonces la empresa sólo tenía cinco o seis personas, y simplemente se podía preguntar si alguien tenía conflictos en el momento en que alguien quería tomarse vacaciones. Más tarde, tal vez se le ocurrió un formulario en papel para hacer esto, de modo que tuviera documentación a medida que su empresa creciera. Pero ahora, manipular esos formularios en papel requiere una cantidad excesiva de tiempo. Tiene que haber una manera mejor. 2. Trace un mapa de su proceso de solicitud de autorización "ideal" Normalmente, su proceso de solicitud ideal incluye que un empleado realice una solicitud a través de la red de la empresa, que las autoridades aprobadoras sepan inmediatamente que se ha realizado una solicitud y que la entrega de su aprobación o denegación se realice a través de la red de inmediato. No hay papel que seguir y todo el proceso se lleva a cabo mucho más rápido. Quizás las solicitudes aprobadas entregarían automáticamente datos relevantes a otros sistemas. Digamos que la solicitud aprobada de alguien para un vehículo de flota podría ingresar automáticamente la información del empleado del solicitante en la base de datos del gerente de transporte. 3. Determine las diferencias entre su proceso existente y el ideal ¿Cuáles son las diferencias entre su proceso actual de solicitud de autorización y el proceso perfecto que imagina? ¿Implica menos gente y menos trabajo ocupado? ¿Integra datos importantes entre departamentos? ¿Se necesita un proceso de una semana y se reduce a un día? Evalúa por qué tu proceso ideal es mejor y escribe lo que descubres. ¿Cómo se pueden simplificar, acelerar y mejorar los pasos torpes e ineficientes del proceso actual mediante la tecnología o eliminando pasos innecesarios?
