Idolizamos la presencia de la tecnología en todos los rincones de nuestro día, y cuando nos enfrentamos a un obstáculo, nuestra vida se detiene. Nadie siente el dolor de los dolores de cabeza tecnológicos más que los estudiantes de educación superior, que ahora están completamente acostumbrados a experiencias digitales nítidas y rápidas. Son tan leales a la tecnología que los estudiantes de la Generación Z probablemente ni siquiera se molestarán en solicitar escuelas cuyos procesos parezcan complicados. Aquí hay seis áreas en las que puedes comenzar a usar la automatización para construir experiencias en línea encantadoras que aumenten la matrícula de estudiantes en tu colegio o universidad.
Cómo una experiencia en línea de primer nivel puede aumentar la matrícula de estudiantes
Los estudiantes confían mucho en su escuela, por no mencionar el tiempo y el dinero. Quieren sentir que su universidad elegida se toma esta responsabilidad en serio. En 2022, la forma en que gestionas tu sitio web y tus procesos en línea son sopesados en gran medida tanto por estudiantes actuales como potenciales.
Casi el 70% de los solicitantes llegarán a reconsiderar su principal opción universitaria si tienen una interacción difícil con la Oficina de Admisiones.
Los sitios web poco atractivos con procesos complicados disminuyen el atractivo de una escuela. Un enorme 100% de los estudiantes entrevistados en un estudio realizado por Research in Higher Education Journal afirmó que el diseño del sitio web de una universidad influye en gran medida su proceso de selección.
Los procesos en línea tediosos y difíciles pueden eclipsar incluso la vida en el campus más notable. La experiencia que ofreces en línea debe coincidir con tu experiencia estudiantil de alta calidad. Inscríbete en la Facultad de Derecho de CUNYuna institución muy respetada por sus excelentes servicios estudiantiles. Al aprovechar la automatización, pudieron eliminar los largos intercambios de ida y vuelta y los flujos de trabajo intensivos en papel. Los más de 10 días de productividad que recuperaron a través de cada flujo de trabajo que modernizaron les dieron más tiempo para concentrarse en construir una experiencia de vida estudiantil aún más venerada. Aquí hay seis maneras puede ayudar a tu escuela a servir mejor a los estudiantes y a aumentar la matrícula.
Aumenta la matrícula de estudiantes automatizando y digitalizando estas 6 áreas clave
Tu sitio web debe ofrecer el mismo nivel de servicios de calidad que los estudiantes pueden recibir al hacer fila en la oficina del Registrador, de Ayuda Financiera o de Admisiones. Al utilizar la automatización y otras tecnologías digitales, puedes imitar este mismo servicio de guante blanco, ya sea que un estudiante esté en su residencia en el campus o viajando al extranjero.
1. Admisiones
Las solicitudes de admisión han experimentado una transformación digital en la última década utilizando sofisticados sistemas CRM y plataformas de solicitud en línea. Esta experiencia inicial establece una expectativa en los estudiantes de la misma respuesta fluida y rápida en todas sus interacciones. Pero una vez que la solicitud está en marcha y tienen que cruzar departamentos y otros sistemas, la experiencia no es tan automatizada, dejándolos frustrados con procesos manuales y lentos. Aquí se explica cómo la digitalización puede optimizar todos tus procesos de admisión para crear una experiencia en línea que los estudiantes adorarán:
Transforma todos los formularios en una experiencia en línea: Brinda a los estudiantes una experiencia digitalizada para cada punto de recopilación de información. La experiencia de admisiones no debe comenzar con la automatización y luego atascarse en procesos manuales. De hecho, dado que los estudiantes viven en sus smartphones, incluso puedes convertir los formularios en una experiencia de mensajería de texto con diálogo bidireccional.
Potencia esos formularios en línea añadiendo flujos de trabajo: Una vez que se ha enviado un formulario, enrútalo automáticamente para revisiones, aprobaciones u otras acciones entre departamentos y sistemas. Envía correos electrónicos automáticos para confirmaciones y recordatorios.
Captura información a través de smartphone: 9 de cada 10 personas en el planeta tienen un dispositivo capaz de escanear documentos directamente en su bolsillo—las universidades solo necesitan la tecnología adecuada para usarla. Permite a los estudiantes pedir ayuda a su smartphone para tomar fotos de documentos y subirlos directamente desde su galería a un formulario.
Lo más importante es que la automatización brinda a los estudiantes una visión en tiempo real del proceso de solicitud. Un automatización de procesos de negocio la plataforma reúne todos los pasos de la solicitud en un solo portal. Cada tarea es como una puerta en una carrera de slalom de esquí: sabes exactamente cuándo se completa una y cuál es la siguiente. En lugar de que los estudiantes esperen en la oscuridad, esperando que el profesorado reciba los formularios esenciales, puedes mostrarles exactamente cómo su solicitud, la revisión de créditos de transferencia o la incorporación de nuevos estudiantes avanza en el proceso. [cta title="Prueba una herramienta completa de automatización de procesos empresariales diseñada específicamente para procesos relacionados con la educación superior" link_text="Prueba gratuita" link="/solutions/industries/higher-education-automation/"]
2. Solicitudes de estudiantes transeúntes y transferidos
Los estudiantes califican las solicitudes de transferencia como uno de los procesos más frustrantes de la educación superior. Las solicitudes entrantes pueden tardar semanas o meses en verificarse. Eso puede retrasar a un estudiante que continúa inscribiéndose en clases o que recibe la cantidad correcta de ayuda estudiantil. Y puede afectar la decisión de un solicitante de asistir si no eres uno de los primeros en brindarle las respuestas que busca. Un proceso ineficaz de créditos de transferencia puede arruinar la probabilidad de que un nuevo estudiante comience su título contigo. Los estudiantes que reciben créditos limitados por clases que tomaron en otra escuela son 2.5 veces menos probabilidades de quedarse y graduarse en la tuya. Transforma tu proceso de solicitud de estudiante transeúnte y de inscripción cruzada en uno automatizado. De esa manera, los estudiantes siempre sabrán que el curso que están tomando en otro lugar se transferirá a tu institución. Los estudiantes envían la solicitud en línea, las aprobaciones se enrutan automáticamente para las autorizaciones apropiadas, y el estudiante es notificado por correo electrónico con la decisión. Todo se registra en el sistema y se pueden enviar recordatorios desde el flujo de trabajo, según sea necesario. Una vez que se envían los expedientes a tu institución, captura inteligente de documentos la tecnología puede transcribir cursos del expediente a un formulario, permitiendo a un usuario validar y preparar los datos para una evaluación de créditos de transferencia. Aquí, también puedes aprovechar aprendizaje automáticoLos motores de software aprenden a leer diferentes formatos de expedientes, reduciendo el trabajo manual necesario para revisarlos. Al alimentar suficientes tipos de expedientes en el sistema, puede aprender a extraer inteligentemente datos de PDFs, imágenes y otros tipos de archivos no estructurados. Usando automatización de procesos de negocio, puedes hacer coincidir automáticamente con los cursos de tu institución utilizando un motor de reglas de negocio, las excepciones o los cursos no coincidentes se pueden dirigir automáticamente al departamento académico correspondiente para su evaluación. Conecta tu suscripción a un sistema de evaluación de transferencias para buscar descripciones de cursos y proporcionarlas a los responsables de la toma de decisiones del profesorado en un formato fácil de usar. Una vez que hayas determinado una equivalencia de curso, súbela a tu base de datos de equivalencias , para que los sistemas puedan tomar de forma independiente la misma decisión la próxima vez. Esto reduce la cantidad de tiempo que los estudiantes pasan esperando una resolución, mejora la precisión de tus decisiones y aumenta la confianza del estudiante en tu institución[cta title="Transforma el proceso de inscripción de créditos de transferencia de estudiantes con una plataforma de automatización de procesos impulsada por IA" link_text="Pruébalo gratis" link="/solutions/industries/higher-education-automation/"]
3. Solicitudes de gestión de cursos
Hay una gran cantidad de variables que pueden chocar cuando estás organizando tu horario académico para el semestre. Es poco probable que el horario propuesto inicialmente se ejecute tal cual; probablemente necesitarás una estrategia para revisar las solicitudes de cambio. En lugar de usar hojas de cálculo y carpetas de bandeja de entrada para hacer el trabajo, recurre a la automatización para gestionar las solicitudes de gestión de cursos. Puedes recopilar solicitudes de cambios de asignación de salas, cambios de horario y adiciones de secciones. Integra con tu sistema de gestión de cursos para actualizar automáticamente el catálogo una vez que un miembro del profesorado apruebe el cambio. [cta title="Descubre cómo TCC pudo transformar digitalmente sus campus, acelerar los tiempos de respuesta y las aprobaciones, y centrarse más en ofrecer una experiencia estudiantil excepcional." link_text="Leer más" link="/resources/customer-success/success/tulsa-community-college/"]
4. Registro y expedientes de estudiantes
Establecer reglas de negocio , para que los sistemas puedan aprobar o denegar automáticamente los cambios en el registro y los expedientes de los estudiantes.
Solicitudes de añadir/eliminar: Cualquier solicitud considerada cuestionable puede enviarse a un miembro del profesorado para una revisión adicional. Los sistemas estrechamente integrados pueden alertar a los estudiantes si el cambio deseado entra en conflicto con otra clase en su horario o si no cumplen los prerrequisitos para unirse a un curso determinado.
Declarar o cambiar un programa de estudios: Permite a los estudiantes cambiar o declarar su especialización o especialización secundaria. Puedes establecer requisitos como un número completado de créditos, o pedir a los estudiantes que suban o completen su plan trimestre a trimestre para la graduación. Cada envío se envía luego al asesor apropiado o al consejero de Servicios Profesionales para su revisión.
Baja de curso tardía: Utilizando la automatización, puedes establecer reglas para rechazar solicitudes tardías, o dirigirlas al personal adecuado para su evaluación.
Cambios iniciados por el profesorado: Diseña un flujo de trabajo totalmente automatizado para gestionar cambios de calificaciones o apelaciones.
Con estas automatizaciones implementadas, puedes reducir significativamente el 20% del tiempo que los miembros del profesorado a tiempo completo dedican actualmente a tareas administrativas.
5. Implementa estrategias de autoservicio para aumentar la matrícula de estudiantes
Agrega formularios en línea a tus portales estudiantiles que permitan a los estudiantes autenticados cambiar su nombre, pronombres, actualizar sus datos biográficos/demográficos e iniciar otras solicitudes con una estrategia de autoservicio. Permíteles subir la documentación de respaldo desde su teléfono. Las solicitudes de cambio se envían al departamento correspondiente para su revisión y aprobación antes de que el cambio se confirme en el sistema. Esto permite a tus estudiantes realizar cambios fácilmente desde donde estén, cuando estén listos. Alivia a tu oficina de filas, llamadas telefónicas, correos electrónicos y más. [cta title="Descubre cómo esta universidad automatiza los flujos de trabajo basados en solicitudes de su Departamento de Recursos Humanos utilizando ProcessMaker" link_text="Leer más" link="/resources/customer-success/success/national-university-of-colombia-medellin/"]
6. Solicitudes del día a día
El trabajo repetitivo y las interrupciones pueden ocupar hasta el 50% del tiempo todos los días. Una vez que te desvías, pueden pasar 23 minutos y 15 segundos para volver a concentrarte en tu tarea original. Un departamento muy susceptible a estas pérdidas de tiempo es TI: responden constantemente solicitudes simples de credenciales de WiFi y facilitan contraseñas perdidas. La automatización puede asumir la carga de estas consultas menores y hacer el trabajo sin distraer a los empleados. Eso le da a tu equipo de TI más tiempo para concentrarse en lo que más importa: desarrollar las experiencias en línea que atraen a los estudiantes y que impulsan la matrícula. Una experiencia estudiantil gratificante es una de las ventajas competitivas más valiosas que las universidades modernas deben adoptar. Los estudiantes esperan que las universidades los preparen para el futuro, y puedes usar procesos modernos y con visión de futuro para demostrar que eres un líder. [cta title="Crea una experiencia en línea excepcional para estudiantes potenciales y actuales automatizando procesos mundanos y propensos a errores" link_text="Aprende más" link="/solutions/industries/higher-education-automation/"]
