La inscripción de nuevos estudiantes es uno de los procesos que aún requieren más papel. Inscribir nuevos estudiantes implica varios pasos, algunos de los cuales son fáciles de olvidar.
A menudo, los responsables de la inscripción de nuevos estudiantes son personal administrativo que es constantemente interrumpido por llamadas telefónicas y personas que se presentan. Una escuela puede procesar una docena de formularios para cada nuevo estudiante y, cuando esto se hace en papel, puede llevar una cantidad excesiva de tiempo. Si una familia se muda a un distrito, es posible que se enfrente a repetir el proceso de inscripción en una escuela primaria, secundaria y preparatoria si sus hijos abarcan estas edades. Hay una manera mucho mejor: poner la inscripción de nuevos estudiantes en línea utilizando un software de flujo de trabajo personalizado. Aquí hay 6 formas en que los distritos escolares pueden mejorar el proceso de inscripción poniéndolo en línea. 1. Hacer que el registro sea electrónico y sencillo Cualquiera que haya tenido que inscribir a un estudiante a mitad del año escolar sabe que puede ser complicado. No sólo hay que rellenar a mano innumerables formularios, sino que además no siempre se sabe de antemano qué tipo de identificación se requiere, si se necesitan expedientes académicos de escuelas antiguas y qué hacer si un niño es elegible para recibir servicios especiales. Cuando el proceso se pone en línea, los padres pueden recorrerlo metódicamente para no omitir ningún paso y no tener que conducir de un lado a otro para recopilar información. 2. Emitir alertas al Distrito cuando los niños sean elegibles para servicios especiales En el proceso de inscripción de nuevos estudiantes, los padres pueden completar información que indique que un niño puede ser elegible para servicios de educación especial o para comidas gratuitas o a precio reducido en la escuela, por ejemplo. Cuando los padres completan estos formularios, se puede notificar automáticamente al distrito sobre sus necesidades de mantenimiento de registros y los estudiantes pueden recibir estos servicios mucho más rápido que si el proceso se realiza en papel. 3. Permitir que los padres actualicen la información médica de los estudiantes de forma segura en línea Cuando los estudiantes tienen asma, alergias graves u otras afecciones médicas, la enfermera de la escuela necesita esa información archivada para saber qué hacer en caso de emergencia. Con un nuevo portal seguro de inscripción de estudiantes, los padres pueden completar información sobre las condiciones médicas de sus hijos rápidamente y asegurarse de que llegue a la enfermera de la escuela de inmediato. Si es necesario administrar medicamentos en la escuela, se pueden tomar medidas al mismo tiempo en línea. 4. Captura automática de datos demográficos de los estudiantes Cuando los sistemas escolares recopilan información sobre la demografía de los estudiantes y la agregan manualmente a las bases de datos, el riesgo de error es grande. Pero cuando la inscripción de nuevos estudiantes se realiza en línea, se puede recopilar información demográfica como parte del proceso de inscripción y, con el software de flujo de trabajo adecuado, se puede ingresar automáticamente en la base de datos demográfica adecuada, ahorrando innumerables horas de tiempo y gastos asociados.
