Dos tercios de los gerentes de recursos humanos dicen que su departamento está experimentando una transformación digital y automatización de RR. HH.; sin embargo solo 40% tener un plan para navegar por este nuevo territorio. Recursos humanos se encarga de las ofertas de empleo, la selección de candidatos, la incorporación, los beneficios de la empresa, el seguimiento del rendimiento, la desvinculación y más. Cuando una empresa escala, tiene múltiples ubicaciones o trabaja de forma remota, es imposible sobrevivir sin automatización. El software de RR. HH. heredado puede requerir programación personalizada, además de ser bastante costoso y complejo. La buena noticia es que la automatización de RR. HH. ahora es rentable y fácil de implementar. Las soluciones se han expandido a la nube y existen opciones de código bajo/sin código como ProcessMaker.
¿Qué es la automatización de RR. HH.?
La automatización de RR. HH. es tecnología que funciona automatizando procesos recurrentes de recursos humanos y optimizando tareas que implican mucho papeleo. Sin sacrificar la calidad, reduce significativamente el tiempo necesario para completar los procesos de RR. HH. Puede manejar muchas tareas administrativas cruciales como alimentar datos, crear archivos, compartir documentos, seleccionar candidatos con habilidades específicas, rellenar formularios y más. Cuando se procesan manualmente, estos tipos de tareas pueden llevar horas.
¿Por qué debería importarle a su empresa la automatización de RR. HH.?
La automatización de RR. HH. ofrece muchos beneficios, como ayudar a reducir los costos de impresión y almacenamiento físico, al tiempo que ofrece acceso conveniente a archivos en línea en cualquier momento y desde cualquier lugar. Cuando los datos de los empleados se pueden ubicar en una ubicación centralizada, aumenta la eficiencia de la selección, contratación y capacitación. Igualmente importante, los empleados se sienten más comprometidos cuando tienen tiempo para centrarse en tareas estratégicas que ayudan a impulsar los objetivos comerciales de la empresa. Cuando la incorporación se automatiza, los nuevos empleados pueden ponerse a trabajar de inmediato en lugar de pasar su primera semana revisando pilas de papeleo y formularios. Y, los errores de entrada de datos se pueden mitigar. El ahorro de tiempo equivale a reducciones de costos, especialmente cuando el equipo de RR. HH. puede ser más productivo.
En promedio, el departamento de RR. HH. dedica el 40% de su tiempo a tareas administrativas tediosas como recuperar datos de un sistema e introducir la información en otro. Si los procesos se optimizaran, RR. HH. podría dedicar más tiempo a buscar y retener talento de primer nivel. Con Automatización de RR. HH., puede crear un entorno que eliminará el sesgo involuntario, uno en el que puede centrarse en el aspecto más importante: las cualificaciones. Además, es bastante común que los nuevos empleados pierdan parte de su entusiasmo después de verse abrumados por el papeleo y la gestión de correos electrónicos. Sin embargo, cuando automatiza sus flujos de trabajo de RR. HH., los nuevos empleados y los empleados de larga data no se sentirán tan abrumados. Casi cualquier proceso de RR. HH. puede acelerarse y mejorar instantáneamente la carga de trabajo del departamento de RR. HH., al tiempo que mejora la participación de los empleados que interactúan con RR. HH.
Incorporación de empleados es una de las tareas más tediosas que asume el departamento de RR. HH. de forma regular. Desde la publicación de ofertas de empleo hasta la recopilación de currículums, pasando por las entrevistas y la concesión de acceso a la red a los nuevos empleados, todos estos procesos pueden automatizarse. La contratación, impulsada por la automatización de RR. HH., puede acelerar el proceso de incorporación y disminuir los costos asociados. Además, el seguimiento, análisis y medición del rendimiento no es un proceso fácil. Hay muchas instancias en las que los sesgos y las ineficiencias pueden formar parte del ciclo. En contraste, la automatización de RR. HH. rastreará con precisión los KPI más significativos para garantizar que la contribución de cada empleado esté alineada con los objetivos de la empresa.
2. Desvinculación
La desvinculación no es un proceso divertido ni para el empleado ni para el empleador. En algunos casos, puede resultar incómodo y forzado. No obstante, se deben recopilar y procesar los archivos de terminación. Además, se debe dar cuenta y devolver el equipo de la empresa, y auditarlo. A continuación, se deben tomar medidas para eliminar al empleado desvinculado de la nómina y los beneficios. En su lugar, utilice la automatización para procesar cada una de estas tareas de forma rápida, fiable y coherente para hacer que el proceso de baja más manejable y prevenir posibles problemas legales.
3. Solicitudes de licencia
Hay muchas razones por las que un miembro del equipo puede presentar una solicitud de licencia, ya sea por un procedimiento médico, una excedencia, estudios o algo más. Procesar cada solicitud de licencia es tedioso y consume mucho tiempo. Además, el tiempo que lleva hace que sea más difícil para RR. HH. responder y aprobar las solicitudes de manera oportuna. Por otro lado, la automatización inteligente puede proporcionar aprobaciones seguras al instante, al tiempo que actualiza los registros de licencia del empleado de inmediato. De este modo, RR. HH. puede supervisar y aprobar todas las solicitudes de licencia de manera expedita y más eficiente, dejando a todos más contentos con la comodidad del proceso. Ver un video de cómo crear solicitudes de licencia en ProcessMaker
4. Reclamaciones de gastos
Antes de la automatización de RR. HH., los administradores de RR. HH. tenían que escanear varias hojas de cálculo de Excel y pilas de archivos en papel. Es por eso que tomaba días, si no semanas, revisar los registros de gastos de un empleado. Incluso con un proceso manual detallado, los gastos tenían el potencial de resultar anticuados y con imprecisiones. Antes de que pudiera realizarse cualquier presentación, el equipo de RR. HH. tendría que procesar cada artículo de gasto en el sistema de la empresa. También tendría que ser revisado y aprobado por el gerente del empleado. Luego, al departamento de contabilidad. Este es el proceso independientemente del tamaño del reclamo. No sorprende que el retraso se acumulara causando frustración y fatiga. Sin embargo, con la automatización de RR. HH., se eliminan los tediosos procesos manuales, al tiempo que se reducen los errores contables y se libera al equipo de RR. HH. de participar en procesos obsoletos.
5. Nómina
En la era de la regulación gubernamental, procesar la nómina manualmente aumenta exponencialmente el riesgo de error. En lugar de procesar a mano, la automatización de RR. HH. puede ofrecer cálculos precisos, mantener registros de nómina para cumplir con los mandatos del IRS y el Departamento de Trabajo de EE. UU., y garantizar que los empleados reciban su pago de manera infalible y a tiempo.
6. Gestión del tiempo
Si todavía utiliza un rastreador de tiempo manual para empleados, entonces es seguro decir que los empleados ingresan sus horas de trabajo después de que termina la semana. A menudo, esta forma de seguimiento del tiempo está plagada de errores, ya que no todos pueden recordar todo lo que sucedió durante la jornada laboral. Sin implicar mala intención, no se puede esperar que las personas recuerden todo lo que sucedió que no es típico, como citas médicas, tráfico, tomarse tiempo libre para recoger a sus hijos de la escuela y otras actividades inesperadas. Sin automatización, esto puede convertirse en un dolor de cabeza considerable cuando llega el momento de la nómina.
7. Beneficios para empleados
Los beneficios para empleados a lo largo del tiempo pueden estar en constante cambio para cada empleado debido a eventos que cambian la vida, inscripción abierta y más. Sin mencionar que el seguimiento de los beneficios para empleados mediante procesos manuales y en papel es extraordinariamente difícil. Es hora de mitigar los costos asociados con la administración de beneficios a través de la automatización de RR. HH. Por ejemplo, puede automatizar lo siguiente:
Elegibilidad de beneficios
Educación y formación sobre beneficios
Modificación de beneficios por eventos que cambian la vida, como un matrimonio, divorcio, mudanza, un nuevo hijo o un nuevo problema de salud
Inscripción abierta
Incorporación a beneficios
La gestión de los beneficios para empleados no tiene por qué ser una pesadilla.
8. Declaración de impuestos
La época de impuestos siempre es tediosa para muchas empresas, al igual que el cumplimiento fiscal. La buena noticia es que la automatización de RR. HH. puede brindarle a su organización la oportunidad de escalar rápidamente. El uso de esta plataforma basada en la nube puede garantizar que cobre los impuestos correctos para sus productos y servicios, así como que utilice los impuestos. Además, puede automatizar los impuestos sobre la nómina de acuerdo con las leyes estatales. [cta title="Crear un flujo de trabajo de procesos de recursos humanos eficiente" link_text="Comience su prueba gratuita" link="/free-trial"]
En conclusión
Antes de gastar más recursos contratando empleados adicionales para administrar sus tareas de RR. HH., piense en la automatización de sus procesos de RR. HH. A medida que las organizaciones continúan avanzando a gran velocidad, no hay razón para competir a paso de caracol utilizando procesos manuales. Con la plataforma visual de Processmaker, la interfaz fácil de usar y el soporte sin igual, podría estar en camino a un departamento de RR. HH. optimizado y eficiente.
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