Una guía para principiantes sobre el procesamiento inteligente de documentos
Imagínese una biblioteca colosal llena de libros y documentos sin categoría. Normalmente, los bibliotecarios organizarían y extraerían información manualmente de este caos —un proceso que a menudo requiere mucho tiempo y es propenso a errores. Ingrese a nuestro bibliotecario avanzado: procesamiento inteligente de documentos (IDP). IDP está equipado con herramientas de última generación como procesamiento de lenguaje natural y aprendizaje automático, al igual que nuestro bibliotecario experto que anota meticulosamente detalles clave como nombres y fechas. Este sistema inteligente escanea cada página y palabra de cada nuevo documento, comprendiéndolas y clasificándolas para recuperarlas fácilmente. Más allá de la biblioteca, en este artículo discutiremos:
La definición de procesamiento inteligente de documentos (IDP)
Cómo funciona el procesamiento inteligente de documentos (IDP)
Los beneficios del procesamiento inteligente de documentos (IDP)
Herramientas y tecnología de procesamiento inteligente de documentos (IDP)
¿Qué es el procesamiento inteligente de documentos?
YoDP es un conjunto de tecnologías que automatizan el procesamiento de documentos, aprovechando el poder de la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y la visión por computadora para extraer, interpretar, clasificar y transformar información en datos procesables. Al igual que un bibliotecario, IDP realiza las siguientes tareas:
Extrae información
Categoriza la información
Libera esos datos recién clasificados nuevamente en sus procesos
Una de las principales ventajas de los desplazados internos es su capacidad para gestionar un amplia variedad de , como imágenes escaneadas, archivos PDF, correos electrónicos y presentaciones.
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Esto significa que puede automatizar el procesamiento de documentos en papel y documentos digitales por igual reduciendo el tiempo y los recursos requerido para procesarlos manualmente. Como un nuevo empleado de la biblioteca, IDP aprende y mejora con el tiempo a través de la experiencia. Sus algoritmos se vuelven más precisos y eficientes a medida que el sistema procesa más documentos, mejorando continuamente la velocidad y precisión generales.
¿Cómo funciona el procesamiento inteligente de documentos?
IDP se puede utilizar para automatizar muchos tipos de procesos de gestión de documentos, como los siguientes:
Incorporación de empleados: IDP se encargará de verificar, interpretar y extraer los datos de los documentos que se cargan como parte del proceso de incorporación de un empleado, por lo que nunca tendrá que preocuparse por verificar manualmente los documentos adjuntos.
Apertura de cuenta: IDP clasificará los documentos para que sus agentes no tengan que perder un tiempo valioso verificando manualmente si se han cargado los documentos correctos como parte de un proceso de apertura de cuenta.
Gestión de contratos: IDP puede escanear automáticamente repositorios de contratos para comprender las fechas de terminación, evaluar el riesgo según el lenguaje utilizado en el contrato, determinar si su empresa está cumpliendo con las primas de seguro comprometidas y mucho más.
Así es como funciona: imagine que la biblioteca recibe envíos de contenido de una variedad de fuentes. Si bien algunos de estos envíos son novelas, otros son libros ilustrados, ensayos y películas—, todos los cuales deberán categorizarse y enviarse a la base de datos de la biblioteca. IDP toma las riendas y clasifica todos estos datos no estructurados para usted, ya sean correos electrónicos, imágenes o notas escritas a mano.
Los principales beneficios de los desplazados internos
El procesamiento inteligente de documentos está ayudando a industrias desde la banca hasta la educación superior a mejorar el control sobre sus datos. ¿Qué beneficios disfrutan más los adoptantes de desplazados internos? 1. Mayor precisión y coherencia de los datos: Desplazados internos elimina el riesgo de error humano en la interpretación y transcripción de datos, lo que conduce a una mayor precisión y coherencia de los datos —esencial para una toma de decisiones eficaz y la gestión de riesgos. Así como es más fácil garantizar que todos los libros estén en orden cuando se almacenan electrónicamente, IDP garantiza la precisión de los datos.2. Productividad mejorada: IDP automatiza el proceso manual de revisión de datos no estructurados para extraer información significativa. Esto permite a los empleados realizar trabajos más valiosos, lo que conduce a una mayor productividad y eficiencia. ¿Un beneficio añadido? Mayor satisfacción laboral para los empleados ávidos de responsabilidades más significativas—un consejo profesional para Cultivar una fuerza laboral más comprometida. 3. Mayor satisfacción del cliente: IDP reduce los tiempos de respuesta en los procesos comerciales orientados al cliente donde es necesario revisar los documentos del cliente. Esta revisión ahora se puede realizar de forma mucho más rápida y precisa. Esto puede liberar a los empleados para que se concentren en el servicio de guante blanco frente a la entrada de datos. Esto mejora la satisfacción del cliente, además de aumentar la lealtad y la repetición de negocios.4. Datos más seguros: Configurar para cumplir con requisitos de seguridad específicos, garantizando que la información confidencial esté protegida contra el acceso no autorizado. Además de poder interpretar y extraer datos, IDP también puede enmascarar información confidencial como parte de su revisión para que empleados adicionales no tengan acceso a ciertos campos. Esto es especialmente importante para las organizaciones que manejan información personal confidencial —como la banca o la atención médica. 5. Mayor velocidad y escalabilidad: Dado que IDP puede procesar grandes volúmenes de documentos utilizando recursos limitados, es infinitamente escalable. Adapte el crecimiento a nuevos mercados y amplíe la cantidad de cuentas que puede aceptar sin aumentar su plantilla.6. Ahorro de costes: Al automatizar el lento proceso de procesamiento de documentos, IDP puede reducir los costos asociados con el ingreso manual de datos, como mano de obra, capacitación y equipo. Aún más importante, dado que la escasez de mano de obra en todo el mundo afecta a muchas industrias, este proceso puede realizarse mediante IA en lugar de un trabajador.7. Mantener el cumplimiento al 100%: Los desplazados internos pueden mejorar el cumplimiento normativo creando procesos comerciales más eficientes y predecibles. Esto permite un mejor cumplimiento general de los siguientes requisitos reglamentarios:
El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) es una nueva ley de la UE que exige que las organizaciones cumplan con estándares específicos cuando se trata de la gestión de datos personales.
La HIPAA (Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico) exige que los proveedores de atención médica, las compañías de seguros y otras empresas que manejan información médica confidencial la protejan del acceso no autorizado.
La SOX (Ley Sarbanes-Oxley) se aplica específicamente a las empresas que cotizan en bolsa y dicta cómo deben gestionar sus prácticas contables.
PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) establece estándares de seguridad para los comerciantes que aceptan tarjetas de crédito en línea o por líneas telefónicas.
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Herramientas y tecnologías para desplazados internos
Ahora, veamos las herramientas y tecnologías que potencian los beneficios del procesamiento inteligente de documentos:
Procesamiento del lenguaje natural (PLN)
Al igual que la comprensión del contenido por parte de un bibliotecario, los algoritmos de PNL analizan el texto, identifican temas clave y clasifican los documentos en función de su contenido y contexto. Una vez que su documento se transforme a un formato legible por máquina, IDP puede utilizar algoritmos de procesamiento del lenguaje natural (PNL) Analizar el texto e identificar temas clave. La PNL ayuda a las computadoras a comprender el contenido como lo haría un humano y al mismo tiempo les da una mano con matices como modismos y actitudes. Luego, el texto de su documento se puede clasificar según su contenido y su contexto.
Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
OCR es una tecnología útil que puede eliminar caracteres, números y palabras de un PDF o imagen. Es posible que veas esta tecnología en acción en tu teléfono inteligente. Tome una fotografía de la página de un libro o de la hoja de instrucciones de un juego de mesa. Con la mayoría de los teléfonos más nuevos, el texto dentro de la imagen se puede editar de forma independiente —puedes copiar y pegar las palabras en un mensaje de texto o documento de Word.
Inteligencia artificial y aprendizaje automático (IA y ML)
Inteligencia artificial y aprendizaje automático están en el centro de los desplazados internos. IDP toma el resultado del OCR y luego lo interpreta utilizando modelos de lenguaje para comprender los documentos. Esta comprensión permite a los desplazados internos clasificar los documentos y encontrar datos significativos para extraer. Ahora, cada documento, ya sea un correo electrónico, un PDF, una imagen o un vídeo, puede proporcionar datos estructurados significativos que pueden usarse para tomar decisiones en los procesos comerciales. Así como IDP revoluciona la forma en que trabajamos con documentos, de manera muy similar a cómo los bibliotecarios agilizan el acceso al conocimiento, las organizaciones pueden lograr una mayor eficiencia y precisión con las capacidades de automatización de IDP. Adoptar los desplazados internos puede amplificar la toma de decisiones con conocimientos valiosos. Como futuro del procesamiento de documentos, es hora de que las organizaciones exploren los numerosos beneficios de los desplazados internos y adopten su poder transformador. Así como nuestro bibliotecario experto está listo para ayudarlo a navegar por los recursos de la biblioteca, nuestro equipo está listo para ayudar Las organizaciones aprovechan los desplazados internos para lograr procesos de trabajo más inteligentes y eficientes.
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