Una guía para la automatización de procesos empresariales
En el mundo empresarial en rápida evolución, el tiempo es oro. Convertir los ahorros de tiempo en crecimiento no es un simple intercambio de divisas: tienes que elegir las tecnologías adecuadas para el éxito. A la cabeza está automatización de procesos de negocioEs una práctica que recurre a la ayuda de la tecnología para ejecutar una secuencia de tareas y deberes automáticamente. Al entregar las funciones críticas de su organización a software de autoconducción, puede ayudar a su organización a ahorrar tiempo, aumentar la eficiencia, reducir errores y mejorar los resultados.
¿Qué es la Automatización de Procesos de Negocio?
Considere todos los pasos involucrados en procedimientos comunes como pagar una factura, preparar un informe de gastos o pedirle a su gerente un permiso de vacaciones. Pasar por los movimientos manualmente y paso a paso puede llevar Horas. Incluyendo seguimientos, muchos pueden tardar Días o semanas. Automatización de Procesos de Negocio (BPA) utiliza tecnología para automatizar tareas manuales, acelerando drásticamente su velocidad. ¿Cómo? Los sistemas automatizados pueden completar formularios, enviar correos electrónicos, coordinar entre personas, validar datos y más. Todo funcionando en segundo plano; sin necesidad de intervención humana. A través de BPA, cada tarea se convierte en una versión automatizada de un punto de control en una ruta de senderismo. El sendero en sí es un proceso importante: la apertura de una cuenta por parte de un cliente, por ejemplo. Los sistemas guían las tareas en la dirección correcta, rastrean lo que aún no ha llegado y envían un grupo de búsqueda para cualquier cosa que esté atrasada. Las mejores ideas de automatización empresarial incluyen:
Dirigir aprobaciones o capturar firmas
Coordinar los comportamientos de diferentes aplicaciones usando APIs
Comprobar automáticamente las tareas inacabadas
Entrada rutinaria de datos
Poblar hojas de cálculo o bases de datos
Flujos de trabajo complejos, como la apertura de nuevas cuentas bancarias
Generación de informes
Enviar y rastrear solicitudes de clientes y empleados
Notificar a los clientes cuando los procesos completan ciertas tareas
Procesar papeleo
Archivar documentos críticos para su custodia
La automatización de procesos puede involucrar personas, papeleo, aplicaciones, herramientas tecnológicas y más. Puede crear flujos de trabajo automatizados o semiautomatizados: los sistemas realizan tareas mientras los miembros del equipo manejan el resto. El trabajo manual incluido en un proceso automatizado puede incluir aprobaciones, análisis, toma de decisiones o revisión de valores atípicos.
¿Cuáles son los beneficios de la Automatización de Procesos de Negocio?
La automatización de procesos de negocio (BPA) aporta una gran cantidad de beneficios a tu organización. No es de extrañar dos tercios de las empresas ahora dependen en gran medida de la automatización. Aquí hay cinco razones para automatizar tus tareas:
Eficiencia mejorada
Eficiencia es uno de los principales beneficios de la automatización de procesos de negocio. McKinsey lo presenta entre Las ventajas más impresionantes de la BPA. Las industrias que utilizan la estrategia de BPA experimentan un aumento de eficiencia del 20-35% mientras reducen los plazos de procesamiento en más de la mitad.
Precisión
Las tareas manuales son propensas a errores, como errores de tecleo y de entrada de datos. Apenas 290 segundos después de su lanzamiento, un error tipográfico puso fin a la misión Mariner 1 a Venus. El guion faltante le costó a la NASA $80 millones. La BPA es el truco para solucionar procesos propensos a errores humanos.
Satisfacción del cliente
La automatización de procesos de negocio puede mejorar satisfacción del cliente al proporcionar un servicio más rápido y preciso. No hay nada más frustrante para un cliente que la falta de actualizaciones. Ya sea que estén esperando que usted apruebe una hipoteca o procese una devolución, los tiempos de respuesta lentos hacen que la satisfacción del cliente se desplome. Más del 30% de los clientes se irán después de una experiencia desagradable—incluso de sus marcas más queridas. Al usar la automatización de procesos, tendrá información en tiempo real a lo largo del recorrido de un proceso. Proporcione a los clientes actualizaciones oportunas y hágales saber si hay algún retraso, como información faltante.
Productividad
La BPA también es un gran beneficio para tu interno productividad. Sorprendentemente, solo la mitad de los empleados conocen completamente las expectativas de su trabajo. BPA define claramente las responsabilidades y ayuda a los equipos a ver cómo sus contribuciones se suman al bien común, al tiempo que brinda a cualquiera una visión del progreso general. Accenture predice que los flujos de trabajo infundidos con inteligencia artificial pueden aumentar la productividad hasta en un 40%—una estadística atractiva para cualquiera que busque sacar más provecho de su fuerza laboral existente.
Ahorro de costes
La automatización de procesos de negocio puede significativamente reducir costos asumiendo la carga de las tareas administrativas mundanas, liberando a los miembros del equipo para que se concentren en impulsar el negocio. En algunas industrias, el trabajo innecesario puede agotar pérdidas de más de $530 mil millones al año. Las empresas pueden acumular ahorros significativos al transferir estas responsabilidades a las máquinas.
Las últimas tecnologías de automatización de procesos de negocio
Ahora, profundicemos en cómo automatizar tareas. Detrás de cada flujo de trabajo bien optimizado hay un conjunto de tecnologías que dirigen el espectáculo. Las organizaciones suelen orquestar cada uno de sus movimientos a través de un plataforma de gestión de procesos de negocio (BPM)Aquí, un BPM le permite conectarse con todo tipo de herramientas, integrándolas en cada paso de su negocio. Vea cómo las organizaciones expertas en tecnología utilizan las tecnologías emergentes para sacar el máximo provecho de su estrategia de automatización.
Automatización robótica de procesos (RPA)
Los procesos pueden pedir ayuda en el camino. Un ayudante común es automatización robótica de procesos (RPA). Bots de software RPA son los mejores en el seguimiento de las reglas. Puede pedirle a RPA que copie y pegue el nombre de un cliente de un acuerdo firmado en un CRM. También puede iniciar sesión en una base de datos, recuperar información y agregar sus hallazgos a otra aplicación. Proporcione una lista estricta de instrucciones (pulsaciones de teclas, clics, comandos) y los bots RPA la seguirán minuciosamente. La inclinación de RPA por la perfección es su principal ventaja, lo que ahorra a las empresas más de 25.000 horas de trabajo de reparación evitable al año.
Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP)
La BPA también puede encargarse de las tareas sucias detrás del procesamiento de muchos formularios, solicitudes y otro papeleo.Procesamiento inteligente de documentos, o automatización documentalequipa a las computadoras con un conjunto de ojos, convirtiendo sus sistemas en un escáner gigante siempre activo. Las cargas y los archivos adjuntos se ingieren rápidamente y siguen un flujo de trabajo de tareas: completar una hoja de cálculo con los datos de un documento, transferir información entre sistemas de educación superior, y archívalos para su custodia regulatoria, son solo algunos. Usando BPA y automatización de documentos IDP juntos, los documentos pueden ser funcionales en tu estrategia de automatización.
Inteligencia artificial (IA)
Chatbots, minería de datos, reconocimiento de patrones: los flujos de trabajo también pueden ejecutar herramientas de IA. En finanzas, puede usar IA para identificar comportamientos sospechosos y marcar actividades fraudulentas. Los equipos de servicio al cliente pueden usar chatbots y agentes virtuales para conversar con los clientes. Las empresas de fabricación utilizan IA para monitorear el rendimiento de los equipos, predecir las necesidades de mantenimiento e identificar el momento más conveniente para realizar reparaciones. Un informe sugiere que el 72% de las empresas que utilizan IA para predecir las condiciones del mercado confían en su ROI. Con la IA y la automatización trabajando de la mano, las empresas pueden lograr mayor velocidad, precisión en la toma de decisiones y flexibilidad.
Automatización de bajo código
Low-code es la razón principal por la que es tan fácil automatizar tareas. No necesita conocer lenguajes de programación complejos para configurar las cosas. Crear su próximo flujo de trabajo se siente tan intuitivo como personalizar una plantilla de Canva o deslizar formas y animaciones de una biblioteca en una presentación de PowerPoint. Controle el software de bajo código a través de métodos similares: las herramientas de arrastrar y soltar, los lienzos de estilo de pizarra y las interfaces fáciles de seguir hacen que la automatización sea muy sencilla.
Interfaces de Programación de Aplicaciones (API)
Las API conectan dos o más aplicaciones. Una API es como una tarjeta de acceso de hotel: le da a una aplicación autorizada acceso a datos específicos. El Alexa de Amazon no es un meteorólogo; la empresa puede obtener las condiciones meteorológicas locales de AccuWeather a través de una API. Una tarea dentro de una secuencia de flujo de trabajo puede incluir la integración de API. Por ejemplo, un sitio web de reservas de viajes se coordina con el servicio de reservas de un hotel para verificar la disponibilidad y reservar sus fechas de habitación. Un minorista en línea puede sincronizar las ventas de Shopify en tiempo real con su ERP. Las API le ayudan a acceder a una automatización extremadamente valiosa que une sus operaciones.
Cómo automatizar ejemplos de procesos de negocio
La automatización de procesos empresariales no es una estrategia de nicho. Está abierta a todas las industrias y departamentos. Los gerentes de marketing, ventas, recursos humanos, contabilidad y cadena de suministro pueden aprovechar los beneficios de BPA. Vea cómo estas tres empresas muy diferentes la están utilizando.
La solución permite a los nuevos proveedores enviar sus solicitudes a través de un formulario digital.
La información se dirige inmediatamente a los revisores de diligencia debida dentro de los diferentes departamentos de Coca-Cola.
Después de confirmar los rigurosos estándares de calidad y cumplimiento del imperio de las bebidas gaseosas, los proveedores son aprobados para trabajar con Coca-Cola.
La solución redujo el tiempo de procesamiento, aumentó la transparencia y mejoró la trazabilidad de la cadena de suministro dentro de sus operaciones.
Cómo un banco real se beneficia de la BPA
GTBank necesitaba más personalización y escalabilidad en su procesos financieros críticosMuchas tareas se realizaban en sucursales individuales, lo que dificultaba la comunicación y la colaboración entre departamentos. GTBank recurrió a una plataforma BPM para centralizar el procesamiento, integrarse con el Servicio de Mensajería Financiera Swift para transacciones de divisas y aumentar la automatización en todas las sucursales. Utilizando BPA, el banco logró la automatización de extremo a extremo de procesos críticos, empoderó a los clientes con aplicaciones de autoservicio y redefinió los flujos de trabajo de su departamento de TI. Hoy, GTBank tiene 7500 usuarios que gestionan 20000 casos a través del sistema, lo que convierte a su plataforma BPA en la aplicación más utilizada del banco.
Cómo la BPA puede beneficiar a las organizaciones de atención médica
La oficina regional de Kaiser Permanente tuvo problemas para gestionar solicitudes de equipos, capital y personalEstos procesos implicaban instrucciones complejas y múltiples hojas de cálculo, lo que dificultaba la identificación de errores y el seguimiento del progreso. Para optimizar estos procesos, Kaiser Permanente recurrió a la automatización BPM personalizada. Los flujos de trabajo automatizados transformaron tres de los procesos financieros más importantes, eliminando las tareas manuales y aumentando la productividad del equipo de servicios financieros, que ahora gestiona más de 1500 casos al año.
Cómo empezar con la Automatización de Procesos de Negocio
¿Listo para empezar a automatizar tus procesos de negocio? Aquí tienes una lista de verificación rápida para poner en marcha tu plan.
Paso 1: Identifica las mejores oportunidades de automatización: ¿Cómo eliges los mejores procesos para automatizar? Los candidatos ideales son:
Alto en volumen: Ocurre a menudo. La BPA no es adecuada para proyectos únicos y ad hoc.Colaborativo: Requiere aprobación o entrada de varios miembros del equipo.Propenso a errores: Gran cantidad de entrada manual de datos, con alto riesgo de errores tipográficos de miles de millones de dólares.Mundano: Aceptémoslo, no a todos los miembros del personal les gusta pasar sus días repitiendo las mismas tres tareas una y otra vez. El trabajo significativo conduce a una una fuerza laboral más inspirada, así que usa la BPA para reorganizar prioridades. Exigir consistencia: Políticas de datos limpios, regulaciones apremiantes: hay muchas razones por las que los procesos consistentes son imprescindibles. Sistematizar las tareas repetidas asegura que los resultados sean los mismos cada vez. Recuerda, solo porque tú can automatizar todo no significa que debas hacerlo. Comienza con tareas que cumplan los criterios anteriores y crece a partir de ahí.
Paso 2: Enumera los pasos: Puedes preparar un mapa de proceso detallado o comience con un boceto rápido. Identifique a todas las personas y tecnologías con las que el proceso debe coordinarse. Recuerde preguntar. Trabaje con las personas que realizan las tareas prácticas reales para tener una imagen clara de lo que implica.
Paso 3: Elige los mejores proveedores de automatización: Una vez que haya mapeado su proceso, explore las herramientas de software adecuadas para automatizarlos. Hay muchas disponibles, incluida la automatización de flujos de trabajo, la automatización robótica de procesos y el software BPM. Asegúrese de que las características del software coincidan con las necesidades exactas de sus procesos principales.
Paso 4: Capacitar a los empleados: Vende a los miembros del equipo los beneficios de la automatización. Según Revista de negocios de Harvard, los empleados “que no lo usan” es la razón principal de los fracasos en la implementación de tecnología. Puedes descubrir resistencia potencial y allanar cualquier obstáculo a través de una amplia capacitación.
Paso 5: Prueba, prueba y vuelve a probar: La automatización de procesos es una favorita entre los profesionales que han hecho carrera persiguiendo la excelencia organizacional. Tener éxito con BPA es una búsqueda continua. Siga probando sus flujos de trabajo, probando nuevas secuencias y utilizando herramientas de IA para optimizar el orden de las tareas.
Automatiza tus procesos de negocio con ProcessMaker
El Paso 3 del plano anterior de ‘cómo empezar con la automatización’ da consejos para encontrar el socio adecuado. Principalmente, quieres explorar soluciones automatizadas que puedan integrarse con cómo tú hacen negocios, no al revés. Los principales proveedores de BPA ofrecen una flexibilidad infinita para que pueda personalizar flujos de trabajo efectivos para cada departamento de su organización. Comenzar con la automatización es más fácil de lo que piensa. Pruebe ProcessMaker. Pero no se fíe solo de nuestra palabra: las principales reseñas de BPM están repletas de comentarios entusiastas de nuestros clientes. ¿Todavía en la fase de investigación? Explore estos recursos para obtener más información sobre casos de uso de automatización de procesos:
