Una guía paso a paso para automatizar el proceso de incorporación de empleados
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Una guía paso a paso para automatizar el proceso de incorporación de empleados
El inicio del viaje de un nuevo empleado en una empresa comienza con la incorporación. Una gran parte de lo que determina el éxito futuro de los nuevos empleados es la fluidez con la que se lleva a cabo el proceso de incorporación. Además, cada nuevo empleado representa un riesgo y una pérdida temporal de productividad para la empresa, especialmente si reemplaza a un ex empleado con más experiencia. El año pasado, los Millennials en el lugar de trabajo cambiaron de trabajo tres veces más que sus compañeros de trabajo mayores, lo que representa Una pérdida de 30.500 millones de dólares en costes de facturación anuales. Por lo tanto, vale la pena invertir dinero para garantizar que los nuevos empleados se queden. Invertir en una herramienta de software de automatización del flujo de trabajo puede ayudar a aumentar las tasas de retención de nuevos empleados y al mismo tiempo liberar recursos de TI y recursos de recursos humanos para tareas más importantes. Lea esta publicación completa y descubra cómo el software de automatización del flujo de trabajo ayuda a Recursos Humanos a aumentar el compromiso de los nuevos empleados al agilizar el proceso de incorporación.
El primer paso para el éxito de los nuevos empleados: crear un proceso de incorporación formal
Según los resultados de esta encuesta sobre movilidad del flujo de trabajo, El 22% de las empresas no cuentan con un proceso de incorporación formal. La misma encuesta también informa que el 58% de las empresas no miden en absoluto la productividad de los nuevos empleados. Sin un proceso de incorporación formal, las empresas carecen de una forma de medir el éxito de las nuevas contrataciones después de ingresar a la empresa. Esto también significa que no existen puntos de referencia para mejorar los procesos de incorporación fallidos. Automatizar el proceso de incorporación de empleados con software de flujo de trabajo ayuda a las empresas a retener nuevos empleados al garantizar que se siga el proceso correcto cada vez que se incorpora un nuevo empleado. Al utilizar software de flujo de trabajo para automatizar el proceso de incorporación de empleados, las empresas tienen las herramientas para realizar un seguimiento del éxito y la productividad de cada nuevo empleado. El software de flujo de trabajo mantiene automáticamente un registro de lo que se hizo por cada nuevo empleado cuando ingresó a la empresa. Esto significa que las empresas ahora tienen puntos de referencia sobre el éxito de cada nueva contratación y cómo mejorar la baja retención.
Los próximos pasos: agilizar el proceso de incorporación
Un programa de incorporación exitoso implica mucho más que simplemente formalizar el proceso. Durante el proceso de incorporación, hay muchas cosas que pueden salir mal. Quizás haya una falta de comunicación respecto al contrato de trabajo. Quizás el nuevo empleado no reciba los recursos de TI que necesita para realizar su trabajo de manera eficiente. O tal vez nunca se le dan expectativas claras al nuevo empleado en forma de objetivos e hitos, erosionando así su relación con su supervisor directo. Si alguno de estos ocurre durante la incorporación, podría dejar al nuevo empleado con una mala impresión de la empresa y eventualmente resultar en su salida. El software de automatización del flujo de trabajo aborda cada uno de estos posibles descuidos orquestando todas las tareas y el software involucrados en la integración exitosa de un nuevo empleado en la empresa. El principal de estas tareas incluye el contrato de trabajo, la asignación de recursos informáticos y la gestión de los objetivos e hitos de cada nuevo empleado. Automatizar el proceso de incorporación ayuda a Recursos Humanos a realizar todas estas tareas sin errores y de la manera más eficiente posible para aumentar la tasa de retención de nuevas contrataciones.
Paso uno: envío y seguimiento de contratos
Los contratos son la base de la relación entre empleador y empleado. Describen las expectativas de ambas partes y las protegen de cualquier incumplimiento del acuerdo. Por lo tanto, es importante que las empresas sigan un proceso estándar para cada empleado para garantizar que la relación con un nuevo empleado comience con el pie derecho. El software Workflow hace que el proceso de firma de contratos sea lo más sencillo posible mediante la integración con plataformas populares de firma electrónica, como Adobe Sign y DocuSign. Tan pronto como RR.HH. inicia el proceso de incorporación, el software de automatización del flujo de trabajo envía un contrato digital al nuevo empleado para su revisión. No sólo lo son Plataformas de firma electrónica cómodas y seguras, pero también realizan un seguimiento del progreso de cada contrato con notificaciones automáticas tanto para el empleado como para la empresa. Como resultado, los contratos nunca se pierden y el empleado queda desde el principio con una impresión positiva de la eficiencia de la empresa.
Paso dos: crear cuentas de TI
Hoy en día, los empleados necesitan multitud de herramientas de software para completar sus tareas. Esto significa que cuando se incorporan nuevos empleados, TI se encarga de asignar una serie de cuentas para cada persona. Crear cuentas manualmente genera errores y dolores de cabeza para el departamento de TI cuando sus recursos podrían destinarse a tareas más valiosas. Obtener acceso a todas las herramientas de software necesarias en un nuevo puesto genera frustración tanto para los nuevos empleados como para el departamento de TI. El software de flujo de trabajo se puede conectar a una multitud de herramientas de software para que Recursos Humanos pueda crear múltiples cuentas para cada nuevo empleado inmediatamente. Esto significa que TI ya no necesita involucrarse en la creación de cuentas para cada usuario de la empresa porque la herramienta de software de automatización del flujo de trabajo puede hacerlo automáticamente. Todo lo que Recursos Humanos necesita hacer es ingresar la nueva información del usuario para generar nuevas cuentas para cualquier cantidad de herramientas de software. De esta manera, los nuevos empleados tienen todas las herramientas de software que necesitan antes de llegar para su primer día y el departamento de TI se libera para proyectos más desafiantes.
Paso tres: seguimiento de objetivos e hitos
Como se mencionó anteriormente, muchas empresas carecen de las herramientas para medir la productividad de cada nuevo empleado. Parte de este problema incluye la falta de objetivos e hitos relevantes para los empleados incorporados. Si las empresas no miden el progreso de cada nueva contratación basándose en puntos de referencia establecidos, no tienen medios para determinar el éxito de su programa de incorporación. Para ello se requiere un conjunto de estándares que RRHH y directivos puedan aplicar a cada puesto en momentos predeterminados durante el proceso de incorporación. El software de flujo de trabajo ayuda a las empresas a implementar objetivos e hitos para las nuevas contrataciones al recordar automáticamente a Recursos Humanos y gerentes que se comuniquen con las nuevas contrataciones a intervalos cronometrados. Como parte del proceso de incorporación, las evaluaciones se pueden programar para que comiencen en fechas y horarios establecidos, de modo que las nuevas contrataciones se evalúen periódicamente hasta que estén completamente integradas en la empresa. Recursos Humanos, gerentes y nuevos empleados deben reunirse periódicamente, ya que esto no solo ayuda a medir la productividad de los nuevos empleados, sino que es esencial para aumentar la retención. Los profesionales de RRHH citan las relaciones empleado-gerente como causa número uno de nuevas contrataciones que abandonan la empresa. Incorporar evaluaciones en el proceso garantiza que la gerencia se comunique con los nuevos empleados y ayuda a establecer una relación positiva entre los nuevos empleados y sus supervisores.
Cruzando la línea de meta
Automatizar el proceso de incorporación de empleados brinda a cada nuevo empleado la experiencia más fluida posible, brindándoles confianza en su primer día de trabajo y una ventaja en su éxito futuro. La incorporación de empleados con la ayuda de un software de automatización del flujo de trabajo facilita que Recursos Humanos administre contratos con herramientas de firma electrónica y elimina la necesidad de que TI cree cuentas manualmente. También garantiza que los nuevos empleados cumplan con los objetivos e hitos establecidos al comenzar su viaje en la empresa. Para saber más sobre cómo hacerlo automatizar recursos humanos procesos con software de flujo de trabajo, contáctanos hoy.
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