El mapeo de procesos de negocio es la base de todas las operaciones comerciales centrales, te des cuenta o no. Cuanto mejor entiendas cómo funcionan los procesos y el potencial que tienen para transformar tu negocio, mejor será la salud organizacional y operativa de tu negocio. Poder diseñar claramente tus procesos de negocio te ayuda a entender cómo tu proceso de negocio funciona. El mapeo de procesos te ayuda a saber qué necesita mejorar, junto con tus fortalezas. Conocer estos te ayudará a administrar tu negocio de manera más efectiva en el futuro. A continuación, cubriremos una guía estándar de la industria para ayudarte a mejorar tu propia empresa.
¿Qué es un proceso de negocio?
Los procesos son cómo las personas dentro de una empresa trabajan juntas para lograr un objetivo. En palabras de Adam Lazarus de Buoy Ventures, “El mapeo de procesos de negocio pone a todos en la misma página”. El mapeo de procesos es el acto de crear un diagrama de proceso (también conocido como flujo de trabajo) que muestre las acciones necesarias para completar el resultado deseado, como comprar un artículo o solicitar una licencia. Usando un mapa de procesos, los empleados pueden obtener fácilmente información a nivel macro sobre cómo funcionan estos flujos de trabajo en la práctica. Pueden usar esa información para encontrar lo que funciona frente a lo que se puede mejorar y lo que se debe hacer para corregir el rumbo de manera efectiva.
¿Para qué se utiliza el mapeo de procesos de negocio?
El mapeo de procesos se ejecuta para establecer un orden para los procedimientos, un requisito previo necesario para cualquier Procedimiento Operativo Estándar (SOP). Ciertas empresas utilizan mapas de procesos como plantillas, o guías, o diagramas para tareas. Estos están destinados a ayudar a guiar a los empleados sobre cómo llevar a cabo los procedimientos. Confiar únicamente en los mapas de procesos sin una plataforma de gestión de procesos de negocio (BPM) a menudo resulta en oportunidades perdidas de mejora debido a métricas no rastreadas y indicadores clave de rendimiento (KPI). El mapeo de procesos precede a una plataforma BPM y es la base de todo .Con una plataforma BPM, tu empresa puede rastrear el tiempo que se tarda en completar un proceso, detectar cuellos de botella o tareas que consumen mucho tiempo, reforzar los estándares de ejecución definidos, automatizar el trabajo y más.
A continuación, se presenta una guía paso a paso para ayudarte a mapear tus procesos de negocio.1. Reunirse con todos los interesados del procesoAntes de comenzar el mapeo de procesos, querrás reunir a todos los interesados que se verán afectados por un proceso. Dado que los procesos son flujos de trabajo, cambiar los procesos afectará la forma en que las personas trabajan juntas. Asegúrate de que tu personal esté preparado mentalmente para la transición y de que estés estableciendo flujos de trabajo que sean propicios para su trabajo.2. Definir los puntos de inicio y finEstablece dónde comienza un proceso y dónde termina. Algunos procesos son más complejos que otros y, por lo tanto, tienen múltiples puntos finales. Pensar en todos los resultados posibles es fundamental para evitar confusiones más adelante.3. Enumerar qué acciones hacen que el proceso funcione realmenteEnumera los pasos que impulsan tu proceso. Se debe usar una voz activa con verbos de acción para describir cada tarea, como “completar formulario de solicitud” o “contactar al proveedor”. 4. Determinar un orden de secuenciaDespués de definir las tareas que mueven tu proceso de principio a fin, ahora necesitas ponerlas en orden cronológico. Se supone que cada acción desencadena el siguiente paso en la secuencia.
Símbolos comunes de BPMN. Obtenido de Lucidchart.5. Marcar con los símbolos apropiadosAl marcar flujos de trabajo, querrás asegurarte de que estás siguiendo BPMN 2.0, la notación universal para negocios modelado de procesos. BPMN consta de tres elementos principales: eventos, actividades y puertas de enlace. Para conectar estos tres elementos principales, se puede usar un cuarto elemento, algo llamado el “flujo de secuencia”. Estas son las líneas negras con flechas que conectan todo.6. Probar y reiterarUna vez que tu diagrama esté completo, asegúrate de que cada proceso funcione como se diseñó originalmente. ¿Tus empleados siguen los pasos correctos? ¿Hay inconsistencias o tareas repetitivas que agregan tiempo adicional que de otro modo se podría ahorrar? Aplicar constantemente una mentalidad de mejora garantizará que tu negocio opere de la manera más fluida y eficiente posible.
Beneficios de la mapeo de procesos de negocio
Hay muchos pros en el mapeo de tus procesos de negocio. Aquí hay algunos que nuestros clientes han experimentado después de mapear procesos con nuestro software BPM.
Comprender tu rol con ayuda visual. Un mapa de procesos de negocio proporciona una ayuda visual para determinar la responsabilidad de cada tarea, lo que facilita la detección de errores humanos o del sistema.
Resolver problemas e implementar soluciones. Encontrar problemas en los flujos de trabajo es simple, pero encontrar la raíz del problema puede ser complicado. El mapeo de procesos visualiza toda la secuencia de eventos que crearon la ineficiencia, lo que facilita ver qué salió mal y solucionarlo.
Mantener el cumplimiento y mitigar riesgos. El mapeo de procesos es una excelente herramienta para detectar riesgos potenciales que, si no se resuelven, podrían dar lugar a repercusiones legales. Las multas y las acciones legales podrían ser el resultado, lo que puede empañar la reputación de una empresa, además de ser costoso y llevar mucho tiempo de manejar. El mapeo de procesos también ayuda con la presentación de informes, lo que facilita las cosas a tu auditor en la próxima auditoría.
Crear un SOP. Estandarizar lo que funciona mejor y cómo se deben hacer las cosas ayuda a una empresa a seguir un estándar de rendimiento uniforme. Una empresa puede operar como una máquina bien engrasada con amplia claridad en roles, tareas, sprints y estrategia a largo plazo definidos, lo que ayuda a tu empresa a alcanzar sus objetivos de crecimiento empresarial.
Desarrollar una cultura empresarial más saludable. Trabajar con una plataforma BPM puede poner a todos en un estado mental de eficiencia, lo que permite que tu negocio funcione sin problemas. Cuando todos colaboran, se detectan más discrepancias y se solucionan fácilmente. El mapeo de procesos también ayuda a que tus empleados se sientan empoderados para crear cambios que afecten directamente la salud del negocio, además de darles una visión general de los procesos en toda una organización. Este tipo de visibilidad y responsabilidad conduce a una mayor productividad a largo plazo, según McKinsey. La salud operativa máxima significa un negocio más fuerte. El mapeo de procesos puede ser una forma poderosa de ayudarte a ti y a tu empresa a obtener información sobre cómo opera tu negocio. Con esta información, puedes administrar mejor tu negocio en el futuro, mejorando así el bienestar general y la rentabilidad del negocio.
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Acerca de ProcessMaker
ProcessMaker es un software de procesos de negocio BPM de bajo código. ProcessMaker facilita que los analistas de negocio colaboren con TI para automatizar procesos de negocio complejos que conectan personas y sistemas empresariales existentes. Con sede en Durham, Carolina del Norte, en los Estados Unidos, ProcessMaker tiene una red de socios distribuida en 35 países de cinco continentes. Cientos de clientes comerciales, incluidas muchas empresas Fortune 100, confían en ProcessMaker para transformar digitalmente sus procesos comerciales centrales, lo que permite una toma de decisiones más rápida, un mejor cumplimiento y un mejor rendimiento.
