El cambio es un desafío para la mayoría de las personas, especialmente para los contadores conocidos por su preferencia por los métodos tradicionales al gestionar las cuentas por pagar. Además, la transición que todos tuvieron que hacer debido a la pandemia ha sido difícil. Sin embargo, muchas empresas han aprendido lecciones de la crisis de COVID-19, incluidas aquellas que señalan que es hora de actualizar sus procesos manuales con la automatización de cuentas por pagar. Incluso antes de que el trabajo remoto se convirtiera en la norma, los procesos manuales de cuentas por pagar han causado problemas continuos de ineficiencia, error humano e incluso fraude. Algunos de los puntos débiles más significativos incluyen facturas perdidas o extraviadas. Según el Informe de automatización de cuentas por pagar de Business Insider, la automatización de AP puede reducir los costos en un 81% mientras mejora la eficiencia en un 73%. Así que echemos un vistazo a algunos de los procesos típicos de cuentas por pagar y dónde la automatización puede brindar una valiosa ayuda.
¿Qué es cuentas por pagar?
Cuando una organización compra bienes o servicios a un proveedor a crédito, que requiere el pago dentro de un período de tiempo especificado, el término contable es Cuentas por Pagar (AP). Cuando se documenta en un balance general, se incluye en "pasivos corrientes". Dentro de una empresa, el equipo de AP es responsable de enviar los pagos adeudados por su organización a otros proveedores o incluso a los acreedores. AP puede funcionar como un departamento en empresas más grandes o combinar cuentas por pagar y por cobrar dentro de empresas más pequeñas. Además de pagar facturas, AP también gestiona los gastos de viaje de negocios, desde la compra de billetes de avión hasta estancias en hoteles para empleados y ejecutivos de la empresa. Una vez que se han realizado los viajes de negocios, AP liquida los pagos y las solicitudes de reembolso de viajes. AP también se encarga de retener y distribuir el fondo fijo de caja, así como de los reembolsos internos por diversos gastos relacionados con la empresa. Para recibir un reembolso, los empleados suelen tener que presentar un informe de registro y recibos para su aprobación. AP también es responsable de los certificados de exención de impuestos sobre las ventas. También hay pagos a proveedores que gestionar, como plazos de pago, W-9 y información de contacto. AP generalmente aborda todas las órdenes de compra preaprobadas y los informes de análisis de envejecimiento de fin de mes que describen cuánto debe la empresa a sus proveedores y acreedores. Otras funciones manejadas por AP incluyen trabajar en estrategias e implementar protocolos para ayudar a la empresa a ahorrar dinero. Por ejemplo, pueden recomendar realizar pagos durante un período de oferta o descuento. AP también puede gestionar las relaciones con los proveedores y ayudar a negociar mejores tarifas.
