Aprobación diferida de Slack para flujos de trabajo de aprobación
Una aprobación diferida de Slack debería verse como la imagen de arriba para un correo electrónico "Aprobación diferida" Hoy en día, muchos usuarios desean ejecutar procesos en Slack en lugar de enviar correos electrónicos y utilizar una aprobación diferida de Slack como esta aprobación diferida en el correo electrónico anterior. Muchas suites BPM utilizan esta técnica para permitir a los revisores aprobar o rechazar solicitudes por correo electrónico. Una aprobación diferida de Slack se puede utilizar de una manera muy similar. El nombre de esta característica es genial. La idea básica es poder aprobar una solicitud haciendo el menor trabajo posible. La idea de “hacer el menor trabajo posible” se equipara con la idea de “ser perezoso” Tiene mucho sentido.
¿Es bueno el perezoso?
La idea básica es que el usuario no debería tener que iniciar sesión en el portal web del software de flujo de trabajo para revisar y aprobar una solicitud. El problema es que iniciar sesión en un sitio web, hacer clic en una bandeja de entrada y luego hacer clic en un caso para abrirlo y luego aprobar el caso probablemente tome entre 10 y 25 segundos, dependiendo del diseño particular del sistema de flujo de trabajo. 10-25 segundos y 4 clics es simplemente demasiado tiempo en el mundo hiperactivo de hoy. Parecería una locura haberlo dicho hace 20 años, pero en el mundo actual es una realidad. Estamos acostumbrados a la velocidad.
Una aprobación diferida equivale a ahorrar tiempo
En otras palabras, otra forma de nombrar una aprobación perezosa es llamarla “aprobación que ahorra tiempo” No es sorprendente que los gerentes sean los que más solicitan la función de flujo de trabajo de aprobación diferida. Los gerentes están ocupados y su tiempo es valioso. Por lo tanto, tiene sentido que simplemente no quieran iniciar sesión en otro sistema. Quieren que la información les llegue directamente dentro del sistema que más utilizan (correo electrónico) y quieren aprobarla con una respuesta sencilla como Aprobar o Rechazar.
¿Por qué hoy en día el software requiere tantos clics para hacer las cosas?
Hoy en día, la mayor parte del software empresarial consiste en demasiados clics y desperdicia demasiado tiempo para hacer las cosas. ¿por qué es eso? El hecho es que la mayoría del software empresarial intenta hacer demasiado para demasiados roles de usuario diferentes. Como resultado, las interfaces no están bien diseñadas para ningún usuario en particular. Sabemos que esto es cierto porque comparamos intuitivamente nuestras experiencias utilizando software empresarial con nuestras experiencias utilizando software de consumo. Si alguna vez has comparado la experiencia de usuario de SAP con la de Lyft sabrás exactamente a qué me refiero. La experiencia UX en el software empresarial actual no ha seguido el ritmo de la del software de consumo.
Uso de la aprobación diferida de Slack en Slack en lugar del correo electrónico
Slack es la forma en que se realiza el trabajo hoy en día según Stewart Butterfield. Por supuesto, los gerentes quieren agregar una aprobación floja y perezosa a su flujo de trabajo de Slack. Pero realmente deberíamos ir un paso más allá. La semana pasada, analizamos Implementar un sistema de flujo de trabajo completo en nada más que Slack utilizando la API de E/S de ProcessMaker. Vayamos un paso más allá. ¿Por qué no deberíamos ser lo más perezosos posible? ¿Por qué deberíamos tener que iniciar sesión en cualquier otro software para realizar el trabajo? Si Slack es nuestra interfaz de mensajería preferida, ¿por qué querríamos abandonar esa interfaz. No lo haríamos. Salir de la interfaz significa más clics y más tiempo perdido. Deberíamos poder iniciar flujos de trabajo, enrutar flujos de trabajo y aprobar solicitudes, todo dentro de Slack. Para iniciar un flujo de trabajo, deberíamos poder usar un comando de barra simple como uno de estos: “/purchase_request 20 computadoras” - Inicie un flujo de trabajo de solicitud de compra para comprar 20 computadoras o “/leave_request 01/01/2018 01/10/2018 Celebración de Año Nuevo” - Solicite una ausencia por licencia para tomarse 9 días libres por vacaciones. Eso es realmente perezoso y crea una experiencia de usuario verdaderamente hermosa. Es hermoso porque no hay interfaz de usuario. Deberíamos poder utilizar una aprobación floja y perezosa en este tipo de flujo de trabajo.
El mundo se volverá cada vez más perezoso.
¿Qué pasa con la aprobación perezosa? ¿Cómo debería funcionar la aprobación diferida de Slack? Bueno – debería ser exactamente como el correo electrónico, pero mejor. Slack es incluso más rápido que el correo electrónico y mucho más rápido que usar una interfaz externa para realizar aprobaciones. La mejor interfaz es la que los usuarios ya utilizan. Entonces, si Slack es la mejor interfaz para la comunicación corporativa, entonces deberíamos poder hacer todo directamente dentro de Slack – crear contactos en SalesForce.com, crear un ticket en Zendesk, enviar un SMS, iniciar un gotomeeting, etc. Cada aplicación busca aprovechar la interfaz común de Slack porque inevitablemente esa interfaz es el camino de menor resistencia para realizar el trabajo en muchos tipos de empresas. Gotomeeting pudo ahorrar unos 30 segundos en la forma en que las personas comienzan un gotomeeting con su comando slash. Y seguro que se siente bien, ¿no?
Uso de una API de flujo de trabajo de microservicios para agregar aprobaciones diferidas a Slack
La E/S de ProcessMaker es una operación eficiente motor de flujo de trabajo API entregada como un microservicio en la nube. Es ideal para automatizar la tarea de aprobación diferida y el proceso de aprobación diferida. ¿cual es el secreto? Es sencillo y elegante. Un producto verdadero “que prioriza la API” no hace suposiciones sobre las interfaces. Dado que ProcessMaker I/O no tiene ideas preconcebidas sobre una interfaz, el desarrollador que implementa la API es libre de pensar exactamente cómo debería verse la interfaz. El resultado suele ser una cosa hermosa. Como dice el viejo refrán: "si tienes un martillo, todo parece un clavo" Es por eso que API First es tan potente. Si no tienes una interfaz, entonces eres libre de resolver cada necesidad de interfaz de usuario de la manera perfecta. Los sistemas BPM tradicionales de empresas como IBM, SAP, Oracle, Pega Systems, Nintex y otras ven todo como un clavo. El resultado significa que los usuarios se ven atrapados en una mala experiencia de usuario o los desarrolladores se ven atrapados en meses de trabajo modificando interfaces existentes para convertirlas en requisitos diferentes. En Slack, un flujo de trabajo de E/S de ProcessMaker ocurre al 100 % en Slack. Hace TODO en Slack. Si la principal plataforma de comunicación de una empresa es Slack, no tiene sentido obligar a los usuarios a utilizar otra interfaz para realizar acciones de flujo de trabajo. Lo demostré en mi último blog.
Libérate: comienza a vivir en un mundo API First
Espero que veas hacia dónde voy con esto. API first es realmente liberador y muy poderoso. En el momento en que eliminas las agendas ocultas de intentar convencer a los usuarios de que utilicen tu interfaz, eres libre de hacer EXACTAMENTE lo que un usuario o caso de uso determinado justifica. Así es como se debe construir el software. La era dorada de las API apenas comienza. El resultado será una revolución en las interfaces de usuario. Sólo mira.
API First equivale a un mejor diseño de UX
Entonces, ¿cómo se relaciona esto con la aprobación diferida de Slack. , es simple. Todas las aprobaciones deben ser lo más perezosas humanamente posible. Es así de simple. Si sus aprobaciones no son perezosas, entonces tiene un problema de diseño. Y si su BPM conlleva mucho equipaje adicional en cuanto a interfaces de usuario, terminará con problemas de diseño. Esto da como resultado 4 clics y 25 segundos para hacer algo que podría hacerse con 1 clic y medio segundo. Simplemente mire este mensaje de Slack a continuación. ¿No te gustaría que cada decisión pudiera ser presentada directamente en Slack con un botón Aprobar/Rechazar? Una vez que veas una implementación como esta, tus usuarios dirán: “oye, ¿quién es el genio que finalmente se deshizo de la interfaz?” Nos parece muy obvio en ProcessMaker ahora que hemos creado ProcessMaker I/O. Regístrese para obtener una cuenta de desarrollador gratuita en E/S de ProcessMaker y Pruebe nuestro ejemplo de Slack en la API de E/S de ProcessMaker, y creo que estará de acuerdo.
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