Sin las aprobaciones adecuadas, los procesos de negocio pueden paralizarse. Cuando las cosas se retrasan porque algo que requiere aprobación está en cola, la gente quiere saber dónde está el cuello de botella.
En teoría, seguir el progreso de una aprobación a medida que avanza en un proceso comercial debería ayudar a acelerar las cosas. Por un lado, ya sabes quién probablemente esté retrasando el proceso. Además, esperas que la persona que necesita aprobar una solicitud reciba la notificación adecuada y actúe porque no quiere ser ella quien cause un retraso.
Uno de los métodos de seguimiento más comunes es utilizar una hoja de cálculo, como en Microsoft Excel o Google Sheets. Sin embargo, aunque los proveedores de hojas de cálculo intentan brindar a los usuarios más control agregando flujos de trabajo a sus productos, sus soluciones siguen siendo engorrosas y difíciles de administrar.
¿Por qué no más hojas de cálculo para aprobaciones?
El propósito de una hoja de cálculo es organizar, analizar, almacenar y presentar datos en formato tabular. Las hojas de cálculo son buenas para muchas cosas, como realizar cálculos. Al escribir una fórmula rápida, puedes analizar números asociados con otros campos. Las hojas de cálculo también son perfectas para crear cuadros y gráficos. Presentan datos en un formato claro, conciso y colorido.
Debido a la presentación tabular de las hojas de cálculo, se han convertido de facto en un método de seguimiento de la información. Puede crear una fila que muestre una lista de personas —en este caso, una lista de aprobadores— y crear otra fila que informe el estado de su aprobación. Al mirar la hoja de cálculo, puede ver quién aprobó elementos específicos y cuándo lo hicieron.
También puedes ver quién no lo aprobó e incluso quién no recibió lo que necesita aprobación. Sin embargo, este suele ser un proceso manual que requiere que alguien lea un largo hilo de correo electrónico o incluso programe una discusión cara a cara para obtener una respuesta.
Los procesos de negocio son mejores con los flujos de trabajo de decisiones
Puede ver cómo el uso de hojas de cálculo para realizar un seguimiento del proceso de aprobación requiere mucho tiempo y es propenso a errores. Si alguien aprueba un documento o un formulario pero falta la respuesta por correo electrónico, la información es incorrecta. Lo mismo puede decirse si la persona que rastrea el proceso olvida cambiar el estado o comete algún otro pequeño error.
