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Automatización de la incorporación de proveedores con BPM + RPA
La incorporación de proveedores es un proceso sistemático conocido como gestión de relaciones con proveedores (SRM) que utiliza varios sistemas para investigar, calificar, aprobar, asociarse, gestionar y realizar pagos a los proveedores de suministro actuales. Se parece a la incorporación de empleados en algunos aspectos. Por ejemplo, los nuevos socios reciben capacitación sobre los procesos, sistemas, protocolos de cumplimiento y expectativas de su organización. En la era digital, la gestión de la incorporación de proveedores también está sujeta a riesgos como las violaciones de datos de terceros. Por ejemplo, algunos proveedores pueden tener acceso directo a componentes específicos del sistema. La gestión de sus proveedores a través de hojas de cálculo obsoletas y otros procesos manuales no solo consume tiempo y es propensa a errores; también es vulnerable a las violaciones. Sin embargo, una combinación de BPM and RPA se puede utilizar para automatizar los componentes más críticos del proceso de incorporación de su proveedor para mantener el acceso seguro y conforme.
Los beneficios de automatizar la incorporación de proveedores
Competitividad del mercado
La competitividad del mercado se determina en parte por una gestión eficaz de los proveedores y la capacidad de comprar los suministros que necesita cuando los necesita y al precio adecuado. Considere los beneficios de agregar bots de BPM y RPA que actúen como asistentes virtuales para optimizar la incorporación de proveedores.
Datos de rendimiento
La automatización de la recopilación de datos de rendimiento de los proveedores brinda a su empresa la información que necesita para gestionar las expectativas, alinear sus compras con sus objetivos comerciales y eliminar las redundancias. La automatización agiliza la incorporación de proveedores para disminuir el tiempo de inicio y reducir el desperdicio. En última instancia, puede generar un mayor retorno de la inversión.
Reducción de riesgos de cumplimiento
También hay un aspecto esencial de la incorporación de proveedores que gira en torno a las regulaciones locales, estatales, federales, nacionales y globales. Sus proveedores deben cumplir con sus políticas y requisitos internos para garantizar el cumplimiento de los riesgos en el futuro.
Afortunadamente, puede automatizar el proceso de verificación. Es fundamental tener en cuenta que las malas relaciones con los proveedores pueden interrumpir su cadena de suministro. Por lo tanto, es vital comenzar con el pie derecho al hacer que la incorporación de proveedores sea mucho más sencilla para cada parte, automatizando la comunicación, las revisiones, la aprobación y las partes de capacitación. Como resultado, puede crear una base sólida para una relación esencial y a largo plazo.
Selección de proveedores
Otro componente de la incorporación de proveedores es asegurarse de elegir a los proveedores adecuados. ¿Por qué? Bueno, los proveedores equivocados pueden dañar su reputación. Su marca es una extensión de los productos y servicios de su organización. Cuando puede automatizar y gestionar eficazmente la incorporación y el rendimiento de los proveedores, también puede elevar su reputación general. Como puede ver, adoptar un enfoque estratégico para la incorporación de proveedores mientras utiliza las herramientas adecuadas como BPM y RPA es esencial si gestiona más de un proveedor desde más de una ubicación. Adopte una mentalidad en toda la empresa de utilizar la automatización para eliminar los fallos de calidad y los costos asociados con la duplicación.
Selección de una solución BPM + RPA para la incorporación de proveedores
Hay varias consideraciones para determinar la mejor solución de BPM y RPA para la incorporación de proveedores, que incluyen:
Seguridad cibernética integrada
Opciones de autoservicio
Integración sin fricciones con sus sistemas actuales
El tamaño de su organización y el número de proveedores que gestiona son importantes. Si está planificando el crecimiento, como la mayoría de las empresas, entonces es fundamental utilizar una plataforma automatizada que pueda escalar. Para ilustrar, si usted es una joven empresa de comercio electrónico que busca un método optimizado para gestionar las relaciones con sus proveedores, entonces es posible que desee tener la capacidad de agregar funciones en el futuro que incluyan la gestión de inventario, el almacenamiento, el embalaje, el envío y la gestión de pedidos pendientes.Aquí hay algunas preguntas para hacerle a su sistema automatizado:
¿Enviará alertas sobre problemas de cumplimiento, seguimiento de procesos, flujos de trabajo, plazos o suministros bajos?
¿Ofrece las herramientas adecuadas para organizar contratos y pagos de proveedores?
¿Puede automatizar tareas rutinarias como pagos, formularios automatizados, cotizaciones y facturación?
¿Proporciona un sistema para la validación de datos, firmas electrónicas, recopilación y enrutamiento?
¿Puede proporcionar un portal interactivo para la comunicación abierta y el intercambio?
¿Tiene función de búsqueda?
Recuerde, a medida que el trabajo remoto se vuelve permanente, también es vital garantizar la capacidad de acceder a una aplicación móvil tanto para sus proveedores como para su organización para automatizar y gestionar todas las funciones esenciales del proveedor con una configuración y puesta en marcha sencillas. Además, es importante utilizar una plataforma que integre y agilice los procesos para evitar silos. Sin mencionar que es fundamental implementar una plataforma que cree pistas de auditoría necesarias para la gestión del cumplimiento. Finalmente, debe incorporar funciones centralizadas de ciberseguridad para proteger sus datos y secretos comerciales.
Inicio del descubrimiento
Considere la cantidad de proveedores que pueden acceder a sus sistemas continuamente. ¿Qué cuentas son importantes para garantizar la ejecución de sus procesos? ¿Requieren acceso privilegiado? Desafortunadamente, la TI en la sombra puede complicar la incorporación de proveedores. Por otro lado, los procesos manuales y las reuniones en persona no son confiables ni eficientes. También consume tiempo revisar registros manuales y hojas de cálculo para encontrar la información que necesita para el descubrimiento, la configuración de pagos y el procesamiento de pagos. Afortunadamente, puede usar bots de RPA para buscar proveedores dentro de su red y automatizar el descubrimiento de proveedores para determinar dónde los proveedores guardan sus datos. El descubrimiento es esencial si su organización está sujeta a regulaciones globales de privacidad de datos.
Automatice la incorporación de proveedores con BPM y RPA
En el mercado siempre conectado, la incorporación de proveedores puede ser complicada y consumir mucho tiempo. Los proveedores están asumiendo roles más importantes y su supervisión debe estar muy orientada a los detalles. El clima regulatorio está en aumento y usted es responsable de protocolos estrictos con su empresa y sus proveedores. Como resultado, la gestión manual no es factible ni competitiva. Sin embargo, puede integrar múltiples procesos de incorporación con BPM y RPA para la orquestación de procesos de extremo a extremo. La automatización no solo hará que sus sistemas cumplan con las normativas, sino que también facilitará la incorporación de proveedores. Con la suite de gestión de procesos de negocio inteligente (iBPMS) de ProcessMaker, puede llevar la automatización de procesos al siguiente nivel y aprovechar los bots de RPA dentro de sus procesos de incorporación de proveedores.
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