Explicación del descubrimiento automatizado de procesos: métodos, herramientas y consejos
A medida que desarrollamos un lugar de trabajo cada vez más digital, es fundamental comprender y utilizar las herramientas a nuestra disposición para maximizar la eficiencia y la productividad. Una de esas tecnologías es el descubrimiento automatizado de procesos (APD), un amplio conjunto de herramientas y métodos que pueden revolucionar la forma en que operan las empresas. Estas herramientas identifican, mapean y analizan sistemáticamente los procesos de negocio para proporcionar información crucial para los esfuerzos de automatización y mejora de procesos. Veamos qué son, cómo funcionan y los mejores consejos para empezar.
¿Qué es el descubrimiento automatizado de procesos?
El descubrimiento automatizado de procesos (APD) es un campo amplio dentro de la gestión de procesos de negocio que cubre cualquier herramienta o método de automatización que lo ayude a descubrir el estado “tal como está” de los procesos de negocio para mejorarlos. El descubrimiento automatizado de procesos mejora muchas de las limitaciones del descubrimiento manual de procesos. En el pasado, el descubrimiento de procesos de negocio se realizaba mediante la observación directa del trabajo o mediante talleres de descubrimiento de procesos o entrevistas a partes interesadas clave. En todos estos casos, fue un ejercicio que consumió mucho tiempo y requirió un esfuerzo significativo y con frecuencia condujo a hallazgos subjetivos o erróneos. Hoy en día, hay más de 20 herramientas diferentes de descubrimiento de procesos automatizados disponibles en el mercado. Algunas herramientas APD comunes incluyen software de minería de procesos, herramientas de minería de tareas, y análisis de procesos autoconstruidos que aprovechan las plataformas de inteligencia empresarial. Las herramientas APD a menudo utilizan aprendizaje automático (ML) y algoritmos de minería de procesos Identificar, analizar y visualizar procesos de negocio. Esta tecnología rastrea y mapea automáticamente las huellas digitales dejadas por diversas actividades dentro de un sistema, creando una imagen precisa y en tiempo real de las operaciones comerciales. Estas herramientas no sólo identifican sino que también optimizan continuamente los procesos analizando los procesos para mejorarlos.
Pasos clave de descubrimiento de procesos que se pueden automatizar
El descubrimiento de procesos de negocio puede automatizarse completamente o puede utilizar la automatización en pasos clave del proceso de descubrimiento de procesos. Describamos cómo la automatización afecta cada paso del descubrimiento de procesos.
Recopilación de datos
Las herramientas de descubrimiento de procesos, como la minería de procesos o las soluciones de minería de tareas, pueden automatizar la recopilación de datos. Estos datos pueden provenir de una variedad de fuentes, incluidos registros del sistema, entrevistas a empleados y observación directa. El objetivo es recopilar la mayor cantidad de datos posible sobre los pasos involucrados en cada proceso, quién los realiza y en qué orden. Los datos recopilados se pueden documentar en detalle y exportar como documentos de definición del proceso para su posterior análisis y automatización.
Descubrimiento de “procesos tal como están”
Las herramientas APD pueden sobresalir en la identificación del verdadero estado de los procesos de una manera basada en datos. Este podría ser cualquier proceso que sea crítico para las operaciones de su negocio, como el cumplimiento de pedidos, las interacciones de servicio al cliente o los procesos de desarrollo de productos, o esto podría ser procesos de sombra o flujos de trabajo que no están mapeados ni documentados. Comprender la ejecución de procesos puede conducir a una mejor gestión de riesgos al identificar vulnerabilidades y permitir la toma de decisiones basada en datos.
Mapeo de procesos
Una vez que haya extraído y recopilado automáticamente los datos del proceso, el siguiente paso es crear una representación visual del proceso. Si bien puede crear mapas de procesos y seguir visualizaciones directamente de forma manual, existen muchas soluciones de software para mapear automáticamente procesos y modelos de procesos tal como están y como deberían. Estas visualizaciones pueden ayudar a las partes interesadas a comprender el proceso e identificar áreas de mejora. La transparencia de los procesos es crucial para optimizar los procesos de negocio al proporcionar una visión clara y segura de los esfuerzos de automatización.
Comprobación de la conformidad
Después de mapear el proceso, es importante validarlo periódicamente para mantener la conformidad con el plan. Esto implica compartir el mapa del proceso con las partes interesadas y quienes lo realizan para garantizar que represente con precisión la realidad. La verificación automatizada de conformidad es una característica habitual en muchas soluciones de minería de tareas y minería de procesos.
Información automatizada
El paso final en el descubrimiento de procesos es utilizar los conocimientos adquiridos para mejorar el proceso. Esto podría implicar eliminar pasos innecesarios, automatizar tareas manuales o rediseñar el proceso por completo. Algunas soluciones de inteligencia de procesos, como Workfellow, ofrecen análisis prescriptivos e información automatizada como parte del descubrimiento de procesos.
Beneficios del descubrimiento automatizado de procesos
El descubrimiento automatizado de procesos destaca los beneficios del descubrimiento de procesos, incluida la eliminación de la necesidad de un mapeo manual de procesos, que requiere mucho tiempo y es propenso a errores humanos. Al automatizar esto, las empresas pueden centrarse en mejorar los procesos en lugar de identificarlos. Como ocurre con cualquier tarea manual, el mapeo de procesos es susceptible a errores humanos. APD reduce este riesgo al capturar con precisión los procesos a medida que ocurren, lo que genera datos e información más precisos. APD permite a las empresas escalar sus esfuerzos de descubrimiento de procesos con facilidad. A medida que una empresa crece, también lo hacen sus procesos. APD puede seguir este crecimiento, proporcionando mapas de procesos constantes y precisos y análisis de procesos oportunos.
Casos de uso de descubrimiento de procesos por industria
El descubrimiento automatizado de procesos es una herramienta versátil que se puede aplicar en diversas industrias para optimizar los procesos comerciales, mejorar la eficiencia y reducir los costos operativos. A continuación se muestran algunos ejemplos convincentes de cómo los diferentes sectores aprovechan el descubrimiento de procesos:
Ejemplos y aplicaciones
La evolución del descubrimiento de procesos
El viaje del descubrimiento de procesos ha evolucionado significativamente, pasando de esfuerzos manuales a soluciones automatizadas sofisticadas. He aquí una breve descripción general de esta evolución:
De manual a automatizado
Comprender a las partes interesadas en el descubrimiento de procesos
Las iniciativas exitosas de descubrimiento de procesos involucran a una amplia gama de partes interesadas, cada una de las cuales desempeña un papel fundamental para garantizar la alineación con los objetivos comerciales. Estas son algunas de las partes interesadas clave y sus responsabilidades:
Roles y responsabilidades
Ejemplos de herramientas de descubrimiento de procesos
El campo del descubrimiento automatizado de procesos es amplio y puede encontrar muchas soluciones para diferentes tipos de organizaciones, procesos comerciales y casos de uso clave.
Minería de Procesos
Las herramientas de minería de procesos utilizan registros de eventos de los sistemas de información para descubrir procesos. Proporcionan una visión precisa y objetiva de los procesos, pero requieren datos limpios y completos para ser eficaces. Las herramientas de minería de procesos brindan a los usuarios comerciales un nivel profundo de análisis para mejorar los procesos, que a menudo cubre miles o incluso millones de variaciones de procesos. Las herramientas de minería de procesos se pueden utilizar tanto para el descubrimiento de procesos como para la mejora continua de los procesos de negocio.
Minería de tareas
La minería de tareas es otra forma de APD que implica el uso de captura de tareas e IA para analizar las interacciones del usuario y descubrir procesos. Es beneficioso para procesos que implican mucha interacción humana y puede proporcionar información sobre cómo se realizan las tareas. Las herramientas de minería de tareas son especialmente valiosas para encontrar procesos automatizables, ya que identifican en detalle las tareas manuales realizadas en todos los flujos de trabajo y pueden identificar ineficiencias que no se archivan en los registros de eventos del sistema de TI.
Análisis de procesos autoconstruidos
La tercera opción para automatizar el descubrimiento de procesos es utilizar algoritmos de minería de procesos y ciencia de datos para crear sus propios paneles y modelos de descubrimiento de procesos dentro de plataformas de inteligencia empresarial. Hoy en día, existen muchas bibliotecas de código abierto, por ejemplo, algoritmos de minería de procesos que le permiten realizar su propio descubrimiento de procesos utilizando lenguajes de programación como Python y herramientas de visualización de BI estándar, como Tableau o Power BI.
La necesidad de un marco de descubrimiento de procesos
Hoy en día existen muchas formas de automatizar el descubrimiento de procesos de negocio. Es importante recordar que el descubrimiento es sólo el comienzo del análisis de procesos de negocio. Para obtener resultados duraderos, la optimización de procesos requiere un análisis e iteración continuos de datos para convertir los procesos existentes en modelos de procesos más efectivos o flujos de trabajo automatizados. Ayuda a aprovechar un marco de descubrimiento de procesos para aclarar y comunicar cómo el descubrimiento de procesos sirve como plataforma de lanzamiento para la optimización de procesos y la transformación digital. Con un marco y un modelo operativo claros, el descubrimiento de procesos puede ser una fuente de ventaja competitiva para generar ahorros de costos, identificar oportunidades de automatización, implementar iniciativas de automatización estratégica para mejorar la eficiencia y estandarizar los pasos clave del proceso y los flujos de trabajo. ¿Cómo construir un caso para el descubrimiento de procesos? [cta title="Lea un estudio de caso sobre cómo una firma de contabilidad identificó más de $2 millones en desperdicios de procesos a través del descubrimiento automatizado de procesos". link_text="Lea una historia de éxito" link="/resources/customer-success/success/process-intelligence-for-financial-services/"]
Preguntas y respuestas sobre descubrimiento automatizado de procesos
1. ¿Qué es el descubrimiento de procesos de negocio? El descubrimiento de procesos es el acto de definir, mapear y comprender un proceso de negocio. Es un primer paso fundamental en cualquier iniciativa de mejora de procesos. El mejor método de descubrimiento de procesos depende de las necesidades y recursos específicos de una organización. El descubrimiento manual de procesos puede ser eficaz para procesos pequeños o simples, mientras que el descubrimiento automatizado de procesos es más adecuado para procesos grandes o complejos. 2. ¿Por qué es importante el descubrimiento de procesos? El descubrimiento de procesos es vital para las organizaciones ya que proporciona una comprensión clara de sus procesos de negocio, lo que constituye el primer paso hacia la mejora de los procesos. Revela la secuencia real de tareas realizadas, identifica quién las realiza y descubre ineficiencias, cuellos de botella y áreas de desperdicio o riesgo dentro de un proceso. Esta comprensión detallada ayuda a las organizaciones a optimizar sus operaciones, mejorar la productividad y reducir errores, lo que conduce a un mejor rendimiento y competitividad. Además, el descubrimiento de procesos constituye la base de otras iniciativas estratégicas como la automatización robótica de procesos (RPA) y la gestión de procesos de negocio (BPM), lo que lo convierte en un componente crítico en el viaje de transformación digital de una organización. Al monitorear y actualizar continuamente sus mapas de procesos, las organizaciones también pueden asegurarse de adaptarse a entornos comerciales cambiantes y mantener la eficiencia operativa. 3. ¿Cómo ayuda el descubrimiento de procesos a la RPA? El descubrimiento de procesos juega un papel fundamental en la automatización robótica de procesos (RPA) al proporcionar una comprensión clara de las tareas y procesos que potencialmente podrían automatizarse. Permite a las organizaciones mapear con precisión sus procesos comerciales, identificar redundancias, identificar cuellos de botella y observar variaciones. Al hacerlo, el descubrimiento de procesos ayuda a identificar candidatos adecuados para la automatización, sentando una base sólida para las iniciativas de RPA. Además, los conocimientos detallados obtenidos del descubrimiento de procesos guían el diseño, la implementación y el mantenimiento de los bots, garantizando que puedan replicar con precisión las tareas deseadas. En consecuencia, esto conduce a una automatización más efectiva, una mayor eficiencia, una reducción de errores y un mayor retorno de la inversión en tecnología RPA. 4. ¿Cuáles son ejemplos de análisis de procesos automatizados? Los métodos automatizados de descubrimiento de procesos aprovechan la tecnología para rastrear y mapear automáticamente los procesos comerciales, lo que reduce el tiempo y el esfuerzo involucrados en el mapeo manual de procesos. Un ejemplo es la minería de procesos, que utiliza registros de eventos generados por sistemas empresariales para crear un mapa visual detallado de un proceso. Identifica la secuencia de tareas, sus dependencias y variaciones, proporcionando una visión objetiva del proceso basada en datos fácticos. Otro ejemplo es Task Mining, que aplica IA y aprendizaje automático a los datos de interacción del usuario, como grabaciones de pantalla o pulsaciones de teclas, para mapear procesos. Es particularmente útil para procesos que implican mucha interacción humana. Los métodos automatizados de descubrimiento de procesos proporcionan un enfoque más preciso, eficiente y objetivo para el descubrimiento de procesos en comparación con los métodos manuales tradicionales.
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