Extraiga automáticamente el plan de estudios de las transcripciones utilizando el procesamiento inteligente de documentos
Cada año, más de 1.2 millones de estudiantes de educación superior cambiar de escuela. Las instituciones necesitan examinar miles de expedientes académicos complejos para facilitar el proceso. Los documentos pueden abarcar varias páginas y aparecer en diferentes tamaños, cada uno con un diseño muy diferente al anterior. No solo es tedioso para el personal; los largos tiempos de procesamiento pueden finalmente detener el viaje de un estudiante hacia un título. Para las escuelas que buscan inscribir y retener estudiantes hasta la graduación, los expertos en educación superior sugieren un proceso de transferencia de créditos centrado en velocidad, precisión, y consistencia—algo que puedes lograr a través de procesamiento inteligente de documentos (IDP).
Tres formas en que una evaluación más rápida de expedientes académicos puede impulsar el crecimiento de la matrícula
Para impulsar las tasas de matrícula, las instituciones de educación superior están explorando nuevos canales de reclutamiento. Las estrategias de moda incluyen refinar la participación estudiantil, atraer prospectos de regiones más amplias y un cambio hacia el aprendizaje virtual. Cada uno de estos planes maestros genera una nueva variedad de expedientes académicos que llegan a tu institución y que requieren determinaciones de equivalencia. No esperes hasta que te enfrentes a un obstáculo administrativo difícil de superar: ten las tecnologías adecuadas implementadas, como IDP, para aprovechar de manera efectiva estos impulsos creativos de matrícula.
Mejorar la probabilidad de que un estudiante se gradúe
¿Una de las principales razones por las que el 11% de los estudiantes de colegios comunitarios con sueños de obtener un título de licenciatura no llegan a la meta final? La Oficina de Responsabilidad del Gobierno de los Estados Unidos señala la proceso de transferencia de créditos. Las escuelas que buscan nuevas formas de aumentar la matrícula ya no pueden ignorar esta brecha crítica de graduación. En algunos casos, los estudiantes transferidos no se dan cuenta de que su experiencia previa no contará para su título de cuatro años hasta . La realización de que necesitarán pasar más tiempo y dinero para tener éxito puede desanimar a los estudiantes en un momento en que las altas tasas de retención son esenciales. Al resolver las solicitudes en un plazo más corto, ayudará a los estudiantes a construir un plan personal y financiero con confianza.
Algunas universidades buscan reclutar estudiantes de nuevas áreas geográficas locales. Por ejemplo, Texas A&M tiene uno de los porcentajes más altos de estudiantes que provienen de dentro de las fronteras del estado. Por otro lado, un porcentaje mucho menor de estudiantes entrantes en la Universidad de Colorado son de Colorado. Acceder a una nueva región de estudiantes conlleva importantes desafíos administrativos. Los expedientes académicos pueden provenir de escuelas con las que no tenemos acuerdos de articulación. Tus sistemas no están familiarizados con la gama de tamaños y estilos que utilizan las instituciones de fuera del estado (¡o del país!). IDP se encarga del trabajo pesado. Puedes procesar rápidamente expedientes académicos en cualquier formato, incluso la primera vez que se introduce en tu sistema.
Ampliar tu oferta de programas en línea
Las instituciones están utilizando programas en línea para nivelar el campo de juego geográfico. En lugar de requerir que los estudiantes realicen un cambio de vida masivo —empacar y mudarse a miles de kilómetros de distancia— para continuar su educación, pueden hacerlo desde su ciudad natal. A medida que tu alcance nacional y global se expande, también lo hace la diversidad del papeleo entrante. Prepara tu escuela con las herramientas adecuadas para extraer datos de cualquier expediente académico, sin importar su idioma o diseño.
Cómo el procesamiento inteligente de documentos mejora el procesamiento de expedientes académicos
Usando métodos tradicionales, tu personal debe construir y administrar cientos de plantillas OCR o escribir manualmente el trabajo de curso en hojas de cálculo y bases de datos. IDP puede automatizar la entrada de datos de la imagen del expediente académico a tus sistemas que ralentizan a tu personal de admisiones. ¿Cómo? La tecnología traslada la responsabilidad de la entrada de datos del expediente académico, la revisión, la clasificación, el mapeo y la extracción al software. Estos son los pasos de revisión de expedientes académicos que el procesamiento inteligente de documentos puede realizar automáticamente.
Alimente los expedientes académicos en el sistema
Los expedientes académicos llegan en diversas formas, tamaños y formatos. IDP puede clasificar todo tipo de expedientes académicos que recibes por correo electrónico, EDI, PDF o incluso correo postal escaneado.
Procesamiento inicial
A continuación, IDP prepara el expediente académico para su procesamiento. Sabe cómo limpiar marcas erróneas, escaneos borrosos, o letras gruesas para allanar el camino a una extracción de datos de alta precisión y cristalina.
Clasificación
Clasificar el trabajo de curso de escuelas internacionales, capacitación militar, colegios comunitarios y otras instituciones de cuatro años puede parecer una batalla cuesta arriba, pero no con IDP. En esta fase, IDP determina por sí mismo qué tipo de documento está leyendo.
Extracción y validación de expedientes académicos
Aquí es donde ocurre gran parte de la magia central. Tu software IDP extrae automáticamente los datos necesarios del expediente académico. Sabe qué caracteres componen el nombre de un estudiante, la institución y otros detalles personales. En segundo lugar, extrae los números de curso, títulos y descripciones según tus reglas de negocio preestablecidas. Aquí, IDP:
Extrae datos automáticamente. Tu personal ya no necesita lidiar con plantillas engorrosas y difíciles de manejar. El software puede “leer” datos como un humano y hacer coincidir la información sin la guía de una plantilla.
Marca resultados de baja confianza, por lo que el personal solo necesita verificar ocasionalmente el caso atípico.
Evaluar el trabajo de curso entrante
A continuación, IDP pasa esta información a través de una base de datos de reglas de articulación o equivalencia. Aquí es donde la IA puede usar la información extraída de forma autónoma para ayudar en la toma de decisiones.
Buscar el trabajo de curso entrante en tu base de datos de articulación para identificar equivalencias preestablecidas.
Dirigir los cursos no equiparados para la aprobación final. Rastrear cuánto tiempo tarda el personal vital en responder y distribuir recordatorios a cualquiera que se haya retrasado en el plazo.
Ver dónde se encuentra una solicitud en el proceso para que puedas proporcionar actualizaciones de estado a estudiantes o miembros de la facultad curiosos.
Enseñar a tu motor de reglas de negocio nuevas decisiones de la facultad para que sepa si aprobar o denegar un curso la próxima vez que llegue.
Integrar con tu SIS para documentar decisiones.
Informar automáticamente a los estudiantes del veredicto final.
Los modelos de inteligencia artificial se vuelven más inteligentes a medida que los usas. Con cada expediente académico introducido en tu plataforma IDP, los sistemas se vuelven más rápido, más preciso, y más consistente—precisamente las cualidades que los principales expertos en educación superior prescriben para un proceso moderno de transferencia de créditos. Usando procesamiento inteligente de documentos, un proceso notoriamente engorroso se convierte en uno de los más eficientes.
