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Si alguna vez ha venido un oficial de cumplimiento a revisar los procedimientos de su empresa, sabe lo estresante que puede ser, y cuánto tiempo consume. También sabe lo costoso que puede ser contratar a un oficial de cumplimiento o a una firma externa para que revise regularmente las prácticas de su oficina. Pero, ¿y si hubiera una mejor manera? estudio de Ponemon y Globalscape descubrió que el costo promedio por incumplimiento era de $14.82 millones. Ahí es donde entra la automatización para ayudar. Un software de BPM no solo puede ayudar a su empresa a cumplir con la nueva legislación, sino que también asegura que esté lista para cualquier visita inesperada de los oficiales de cumplimiento.
¿Es la conformidad del proceso una necesidad?
Todas las empresas pueden beneficiarse de tener un sistema automatizado de gestión de cumplimiento. Ya sea que su empresa esté comenzando o que haya estado operando durante décadas, es fundamental contar con un sistema automatizado de gestión de cumplimiento diseñado para proteger su negocio. Desde las startups más pequeñas hasta las corporaciones Fortune 500 más grandes, todas las empresas pueden beneficiarse de tener políticas y procedimientos diseñados específicamente para ayudarles a cumplir con las políticas internas y las regulaciones externas. Al garantizar que su empresa opere de acuerdo con todas las leyes y regulaciones aplicables, está dando un gran paso para mitigar el riesgo.
¿Qué significa automatizar el cumplimiento de procesos?
Los beneficios de la automatización de procesos de cumplimiento son simples: elimina las tareas manuales de su flujo de trabajo, ahorrándole tiempo y dinero. También elimina el error humano que puede venir con tareas repetitivas, sin mencionar que libera a sus empleados para que hagan un trabajo más significativo, en lugar de marcar casillas o completar formularios. Pero, ¿qué significa la automatización para los trabajadores? Algunas personas se preocupan de que los robots les quiten el trabajo, pero la verdad es que la automatización permite a los humanos ser más creativos y productivos en sus roles. La automatización ayudará a los trabajadores a centrarse en el trabajo de alto valor en lugar de las tediosas tareas que todos estábamos felices de dejar atrás al final de 2021. Tendrá la tranquilidad de saber que una solución de software confiable se encarga de sus procesos de cumplimiento rutinarios. Y, dado que la automatización de procesos de cumplimiento se integra con todos sus otros sistemas, no perderá tiempo moviendo datos manualmente entre aplicaciones. La automatización del cumplimiento es una oportunidad para que su organización crezca más organizada y eficiente, al tiempo que libera a su equipo para realizar un trabajo de mayor valor, ¿y no es eso lo que todos esperamos lograr en 2022?
Cómo empezar a automatizar el cumplimiento de procesos
Si bien los nuevos procesos de cumplimiento son esenciales, muchos dependen de herramientas limitadas pero arraigadas como el correo electrónico, mapas de procesos estáticos y hojas de cálculo. Es difícil saber qué debería haber sucedido. Los profesionales del cumplimiento no solo pueden reducir el riesgo de comportamiento no conforme, sino también optimizar el retorno esperado de la inversión en la estrategia, planificación y capacitación de cumplimiento de una organización. Adoptar la automatización del flujo de trabajo le ayudará a hacer cumplir el cumplimiento a nivel de proceso.
Cuatro elementos deben estar presentes para automatizar el cumplimiento de procesos:
Recopilación de información estructurada
Enrutamiento y notificaciones basados en reglas
Transparencia del proceso
Pistas de auditoría autogeneradas
Uno de los pasos más importantes en la automatización del cumplimiento de procesos es la captura de la información necesaria. A menudo, esta información se recopila por correo electrónico o hojas de cálculo, un formato poco estructurado que puede resultar en que el empleado edite información valiosa. La falta de estructura en la recopilación de información generalmente resulta en un costoso retrabajo o en decisiones críticas tomadas con información incompleta. Los formularios interactivos son una solución lógica para este problema. Los formularios interactivos le ayudan a automatizar la recopilación de datos para que los empleados completen una lista de preguntas estructuradas que capturan la información exacta necesaria para evaluar un incidente. Al utilizar formularios en línea estandarizados y consistentes para recopilar información, los propietarios del proceso garantizan:Datos conformes: Los campos obligatorios evitan que los empleados omitan puntos de datos críticos.Procesos eficientes: Los empleados dedican menos tiempo a buscar y completar formularios manualmente, lo que aumenta la eficiencia general. Además, al usar listas desplegables, botones de opción y validaciones a nivel de campo, los usuarios pueden estandarizar los datos y mejorar la precisión de sus informes. Y no tiene que preocuparse por las excepciones. Con el enrutamiento automatizado de tareas e información basado en la entrada del usuario, nada se escapa.
Beneficios de la automatización del cumplimiento de procesos
La automatización de procesos de cumplimiento utiliza software para automatizar procesos que de otro modo serían manuales y repetitivos. Si alguna vez ha tenido un robot diciéndole que su contraseña no es lo suficientemente segura, o si alguna vez ha utilizado una herramienta de firma electrónica para completar un acuerdo simple, entonces ha sido tocado por la automatización de procesos de cumplimiento. La tecnología no es nueva, pero todavía está evolucionando. Los beneficios de la automatización de procesos de cumplimiento son:
Reducción de errores humanos
Procesos de cumplimiento más rápidos
Menor riesgo de fraude
Mitigar la parálisis del análisis
En el mundo del cumplimiento, todos hablan de la importancia de los datos. Pero, ¿de qué sirve tener datos si no tienes tiempo para analizarlos? Ahí es donde tiene sentido automatizar. Al automatizar sus procesos de cumplimiento, no solo libera tiempo para pensar más profundamente en sus datos, sino que también obtiene la capacidad de monitorear un mayor volumen de interacciones y comportamientos de los empleados, lo que significa mejores datos. Es un círculo virtuoso: la automatización genera mejores datos; mejores datos le permiten identificar problemas más rápido; y la identificación rápida de problemas significa que puede solucionar problemas y mejorar el rendimiento en tiempo real. Los oficiales de cumplimiento pueden aprovechar la automatización de procesos de diversas maneras. Aquí hay algunos ejemplos:
Pruebas y monitoreo de controles
Gestión de políticas
Análisis de datos
Cambios regulatorios
Si un oficial de cumplimiento necesita poder determinar rápidamente si una transacción cumple o no, tiene tres opciones:
Usar una computadora para analizar la transacción—y lidiar con el riesgo de que se pierdan algo importante porque no sabían cómo hacer la pregunta correcta.
Pedirle a alguien más que lo haga—y lidiar con todo el trabajo manual que implica encontrar y capacitar a esa persona, además del riesgo de error humano.
Hacerlo ellos mismos—y lidiar con el hecho de que solo pueden procesar tantas transacciones por día antes de alcanzar su límite y empezar a cometer errores también.
Por otro lado, los procesos automatizados pueden ayudar con la recopilación y el análisis de datos. Pueden trabajar con más transacciones y mejorar la precisión del análisis al utilizar todos los datos disponibles. Además, los procesos automatizados reducen las tasas de error, lo cual es importante ya que los errores en la entrada de datos pueden generar grandes problemas de cumplimiento. Los procesos automatizados también proporcionan una mejor documentación e informes, ya que documentan cada paso que dan, creando una pista de auditoría que los oficiales de cumplimiento pueden compartir con otras partes.
Adiós a los procesos manuales de cumplimiento, hola a la automatización
Una solución de BPM de alta calidad agilizará sus operaciones para que pueda optimizar el flujo de trabajo sin sacrificar el cumplimiento. Es un software que le permite trabajar de manera más inteligente, no más duro. Además, al usar BPM, un programa de cumplimiento más automatizado significa menos riesgo, más eficiencia y más flexibilidad. Cada vez que contrata a un nuevo proveedor, realiza una gran venta o lanza un nuevo producto, hay reglas y regulaciones que debe seguir. Si lo hace todo manualmente, es estresante. Hay demasiadas partes móviles para que cualquier equipo de cumplimiento, incluso uno muy bueno, se mantenga al día con todas ellas. Pero, ¿qué pasa cuando automatiza sus procesos de cumplimiento? De repente, el estrés desaparece. De repente, hay un solo lugar para que todo viva (su sistema BPM) y su equipo no tiene que preocuparse por perderse algo o sentirse abrumado. La automatización de procesos de cumplimiento significa menos riesgo, más eficiencia y flexibilidad.
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