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Cómo vencer a la competencia mediante la optimización del flujo de trabajo
Las organizaciones más exitosas revisan rutinariamente lo que están haciendo sus competidores y se preguntan cómo pueden hacerlo mejor. En igualdad de condiciones, obtener una ventaja sobre la competencia requiere que su organización produzca resultados de manera más eficiente y rentable que sus competidores. La eficiencia y la rentabilidad organizacional se logran en gran medida a través de optimización del flujo de trabajo.
¿Qué es la optimización del flujo de trabajo?
La definición de optimización del flujo de trabajo es el proceso de mejorar los flujos de trabajo existentes a través de una combinación de reducción de costos, mejora de la eficiencia y automatización del flujo de trabajo. El proceso generalmente comienza realizando un análisis de flujos de trabajo. Muchas organizaciones que no logran mejorar sus flujos de trabajo cometen el error de aplicar la automatización a procesos defectuosos. Si bien la automatización puede ser un aspecto importante de su estrategia de optimización del flujo de trabajo, no es una panacea y solo debe implementarse después de una planificación cuidadosa. Aquellas organizaciones que experimentan éxito con la optimización del flujo de trabajo generalmente se adhieren a un conjunto central de mejores prácticas. Al seguir estas prácticas, aumentará en gran medida la eficiencia organizacional y obtendrá una ventaja significativa sobre sus competidores.
Mejores prácticas de optimización del flujo de trabajo
Gobernanza y Cumplimiento
Muchas organizaciones ignoran la gobernanza corporativa y el cumplimiento por completo. Hay varias razones para esto. Algunos encuentran el proceso aburrido y prefieren sumergirse en el trabajo de implementar tecnologías digitales nuevas y emocionantes. Otros simplemente priorizan la gobernanza y el cumplimiento incorrectamente. El pensamiento allí es que el proceso de optimización del flujo de trabajo en sí mismo facilitará el cumplimiento. Por ejemplo, al implementar rastros de auditoría visibles. Sin embargo, no considerar estos problemas desde el principio puede sabotear los esfuerzos de optimización del flujo de trabajo de su organización. Debe ser plenamente consciente de todos los procesos desde el principio y asegurarse de que su enfoque de cumplimiento y gobernanza se alinee con sus flujos de trabajo. Esto garantiza la coherencia organizacional y reduce el riesgo.
Los humanos son criaturas visuales. Desarrollar flujos de trabajo visuales, o mapas de procesos, contribuye en gran medida a diseñar y comprender incluso los procesos más complejos. No tienen que ser obras maestras visuales ni ser excesivamente complicados. Sin embargo, algo que debe tratar de evitar al crear sus mapas de procesos es el uso de diagramas lineales. Los flujos de trabajo son generalmente no lineales en su naturaleza. Donde ocurren interrupciones, a menudo es necesario volver a un paso anterior para realizar cambios. Esta parte del proceso también le ayuda a identificar problemas potenciales en su flujo de trabajo desde el principio. Las organizaciones exitosas anticipan qué y dónde las cosas podrían salir mal. En cada uno de esos puntos, realizan ajustes y/o tienen planes para fallas. Tenga planes de contingencia implementados para evitar problemas como retrasos en la productividad y fallas del sistema.
Trabajar hacia atrás desde el objetivo final
Crear un flujo de trabajo es muy parecido a establecer cualquier objetivo organizacional. Visualice dónde quiere estar y decida qué pasos tomará para llegar allí. Identifique cada paso y miembro del equipo esencial para el proceso. Tenga en cuenta que no todos los pasos en un flujo de trabajo son iguales. La prioridad rara vez se asigna en orden secuencial. Más bien, la prioridad debe darse a los pasos más importantes. Hay buenas razones por las que las organizaciones más exitosas dedican tiempo a priorizar. Lo más importante es que conocer las prioridades organizacionales permite a la gerencia centrarse rápidamente en cualquier problema y solucionarlo. Donde los líderes comprenden cómo los retrasos y contratiempos en cada paso impactan el flujo de trabajo general, pueden priorizar y minimizar el impacto potencial.
Definir roles y personas
Defina los roles que cada miembro desempeñará en cada paso. Las organizaciones exitosas comunican claramente el alcance completo del rol de cada miembro en el éxito general del flujo de trabajo. Además, se proporciona capacitación, no solo para garantizar que las personas hagan su trabajo correctamente, sino para que respondan adecuadamente a cualquier interrupción. Y las personas solo pueden responder como están capacitadas si tienen los recursos apropiados a su disposición. Por ejemplo, ¿los miembros del equipo reciben alertas y tienen la capacidad de comunicarse rápidamente con otras partes interesadas si es necesario? Cuando las cosas salen mal, tómese el tiempo después para escuchar los comentarios de los involucrados. Conocen sus trabajos mejor que nadie y pueden ser fundamentales para la eficiencia a largo plazo del flujo de trabajo.
Automatizar el flujo de trabajo
La infraestructura implementada en torno a un flujo de trabajo se denomina workflow management system. Al principio mencionamos que la automatización no es una cura para los flujos de trabajo defectuosos. Sin embargo, una vez que haya dedicado tiempo a pasar por las fases de planificación descritas anteriormente, puede identificar áreas donde la automatización puede hacer que sus flujos de trabajo sean más eficientes. Saber dónde enfocar sus esfuerzos de automatización es la mitad de la batalla. Si su organización no tiene experiencia previa con la digitalización, comience poco a poco con las tareas más básicas y repetitivas. Estas son tareas que no implican la toma de decisiones a nivel humano. Si aún no está seguro de dónde empezar, considere trabajar con un socio que ofrezca un [t1]fácil de usar[/t1] plataforma de automatización de flujos de trabajo de extremo a extremo. Las razones por las que las organizaciones exitosas automatizan los flujos de trabajo no son solo para ahorrar tiempo y dinero. Si bien ahorrar tiempo y dinero a través de la eficiencia son ciertamente grandes beneficios, la automatización de aspectos esenciales de sus flujos de trabajo hace que sea menos probable que experimente costosos retrasos e interrupciones.
Reevaluar
Las mejoras solo se pueden realizar si se identifican las deficiencias. Una buena regla general es evaluar sus flujos de trabajo mensual o trimestralmente. Al realizar sus evaluaciones, busque:
Si ha logrado sus objetivos o se dirige en la dirección correcta
Si ha habido cambios organizacionales significativos como la adición o sustracción de miembros del equipo, o cambios en los procesos que impactan el diseño general de su flujo de trabajo
Cualquier contratiempo o interrupción que haya ocurrido en el período de revisión aplicable
Realice los cambios necesarios. Las organizaciones exitosas evalúan y mejoran continuamente sus flujos de trabajo para aumentar la eficiencia y la rentabilidad. Seguir las mejores prácticas anteriores puede contribuir en gran medida a garantizar el éxito de los esfuerzos de optimización del flujo de trabajo de su organización. Saldrá del proceso con una mejor comprensión de su organización. Lo más importante es que la optimización del flujo de trabajo hará que su organización sea más ágil, eficiente, resiliente y competitiva.
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