Para muchas organizaciones, las ineficiencias y los desperdicios se aceptan como un subproducto necesario de la gestión de un negocio. Sin embargo, unsistema de gestión de flujos de trabajo ofrece a las organizaciones todas las herramientas que necesitan para optimizar y agilizar sus operaciones comerciales. Si bien los sistemas de gestión de flujos de trabajo ofrecen una amplia gama de beneficios, como ahorro de costos y mayor seguridad, existen 4 beneficios clave de productividad de las soluciones de gestión de flujos de trabajo:
- Mayor transparencia en los procesos de negocio
- Flexibilidad para añadir o quitar de flujos de trabajo preexistentes
- Obtención de información más profunda sobre los procesos de negocio
- Optimización de tareas para aumentar la productividad
Aumento de la transparencia en los procesos de negocio
Un beneficio importante de la gestión de flujos de trabajo es el aumento de la confianza entre los empleados a través de la transparencia. Se muestra a los empleados cómo funciona un proceso específico de principio a fin. Obtienen una comprensión del objetivo general de un proceso, la delegación de responsabilidades y tareas, y lo que viene a continuación. La transparencia se puede lograr de varias maneras. Una organización podría crear detalladosmapas de procesos de negocio o diagramas de flujo de trabajo. Estas representaciones visuales de un proceso de negocio muestran cómo funciona de principio a fin, así como los puntos de decisión clave tomados en el camino. Otro método útil para lograr la transparencia es utilizar un sistema de gestión de flujos de trabajo. Con un sistema de gestión de flujos de trabajo, los empleados pueden ver dónde se encuentran en un proceso en tiempo real, lo que les proporciona una guía útil a lo largo del camino.
Viniendo, yendo y evolucionando
Los flujos de trabajo rara vez son estáticos. No solo las tareas evolucionan constantemente, sino que quienes son responsables de completar esas tareas pueden cambiar regularmente, especialmente dentro de organizaciones más grandes. Por lo tanto, las organizaciones necesitan la flexibilidad para añadir o extraer empleados y tareas de los procesos de flujo de trabajo preexistentes. Los ejemplos más obvios de esta necesidad de flexibilidad son la incorporación y desvinculación de empleados. Cuando se contrata a un empleado, se le debe añadir a los flujos de trabajo que corresponden a las tareas de las que es responsable. Del mismo modo, cuando se despide a un empleado, una organización debe delegar las responsabilidades del empleado que se marcha para garantizar que no haya disminuciones en la productividad. Tampoco es raro que la dirección cambie. Flujos de trabajo comoprocesos de aprobación automatizados puede ser necesario redirigir para garantizar que las solicitudes se envíen al responsable adecuado para su aprobación. Un sistema de gestión de flujos de trabajo proporciona a las organizaciones la flexibilidad que necesitan para afrontar estos desafíos en tiempo real. Los interesados pueden ver fácilmente los flujos de trabajo, añadiendo y quitando participantes y tareas según sea necesario, así como gestionando todas las tareas administrativas de back-office asociadas a esos cambios.
Información más profunda sobre los datos de la empresa y detección de errores
Uno de los mayores beneficios de un sistema de gestión de flujos de trabajo es la capacidad de acceder a datos y tomar decisiones más informadas en optimización del flujo de trabajo. Sin embargo, esto requiere que los datos sean precisos y accesibles en tiempo real. Sin embargo, según los expertos, aproximadamente 1 de cada 4 organizaciones ni siquiera está segura de si los datos en los que se basan son precisos. Otros recurren a software de gestión de flujos de trabajo anticuado que no tiene capacidades en tiempo real. Las deficiencias de los datos inexactos son obvias. Las decisiones solo se informan en la medida en que reflejan las realidades de los procesos de negocio de una organización. Existen numerosas causas potenciales de datos erróneos. Por ejemplo, seleccionar y supervisar los indicadores de rendimiento incorrectos. Los datos que no están en tiempo real también son generalmente inexactos. Considere un flujo de trabajo típico como el nuevoincorporación de clientes. Supongamos que en el pasado el proceso solía tardar un promedio de 10 días. Buscando mejorar la eficiencia y la productividad de este flujo de trabajo, su organización implementa una solución de automatización. El proceso ahora tarda un día. Sin embargo, por alguna razón, la semana pasada el proceso de incorporación ha estado tardando 3 días. Sin acceso a datos en tiempo real, es imposible identificar la causa del retraso. Los flujos de trabajo son fluidos. Las organizaciones necesitan retroalimentación instantánea para identificar y resolver cuellos de botella. Un sistema moderno de gestión de flujos de trabajo proporciona a los interesados la información potente que necesitan para sacar el máximo provecho de sus procesos.
Optimización de tareas para aumentar la productividad
Un sistema integral de gestión de flujos de trabajo permite a las organizaciones aprovechar potentes soluciones de automatización. Según una investigación de McKinsey, unse estima que el 60% de las ocupaciones podrían ahorrar un 30% de su tiempo con la automatización. Los tipos de tareas que son adecuadas para la automatización son aquellas que consumen mucho tiempo y son repetitivas. Por ejemplo, reemplazar tareas de entrada manual de datos propensas a errores con una solución de automatización que extrae e introduce datos en un sistema de gestión de datos centralizado. Además de ahorrar tiempo y reducir errores, un sistema de gestión de flujos de trabajo aumenta significativamente la productividad de los empleados. Encuentran consuelo al saber en qué tareas son responsables y disfrutan trabajando en tareas que aportan más valor a la organización. Los empleados también pueden gestionar mejor su tiempo y se les proporciona una comunicación fluida en toda la organización. Un sistema de gestión de flujos de trabajo también debe proporcionar flexibilidad a las organizaciones. Los interesados deben poder implementar cambios para responder a los desafíos del mundo real. La pandemia de COVID-19 es un caso en cuestión. De repente, se requirió que toda la fuerza laboral se trasladara al trabajo remoto. Los recortes presupuestarios y la disminución de la demanda de los consumidores obligaron a los empleados a desempeñar múltiples funciones. Aquellas organizaciones que estuvieron en la mejor posición para responder a estos desafíos fueron aquellas que pudieron reestructurar sus flujos de trabajo sobre la marcha. Con un sistema de gestión de flujos de trabajo, las organizaciones pueden planificar este tipo de desafíos y fluctuaciones, elaborando una respuesta adecuada y eficaz.
Pensamiento final
Las organizaciones se enfrentan a más incertidumbre y desafíos que nunca. El aprovechamiento de una solución automatizada como el software de gestión de flujos de trabajo proporciona a las organizaciones una flexibilidad y eficiencia inigualables. ProcessMaker ofrece low-code de clase mundialsoftware de gestión de flujos de trabajo que puede ayudar a llevar a su organización al siguiente nivel.[cta title="Pruebe nuestra plataforma de automatización de flujos de trabajo galardonada" link_text="Más información" link="/why-processmaker/"]
