Negocio Modelado de procesos y Notación 2.0 (BPMN 2.0) fue diseñado para ayudar a eliminar la confusión de la comprensión de los mapas de procesos, ya sea que un empleado o un consultor esté tratando de evaluar el significado. Parte de la salsa secreta radica en la utilización de símbolos estandarizados. Desde el punto de vista de un analista de negocio, los modelos visuales de procesos ayudan a contextualizar varios procesos para que todas las partes interesadas relevantes puedan entender. En otros casos, los diagramas de flujo podrían ser la herramienta de visualización de elección. No obstante, en entornos que utilizan automatización de procesos, BPMN 2.0 es significativo en términos de valor para ayudar a los participantes a comprender el proceso sin un conocimiento técnico extenso, al tiempo que permite la resolución de problemas con propósito antes de pasar a los siguientes pasos. El objetivo de BPMN 2.0 es utilizar el modelado para mejorar la eficiencia y obtener potencialmente una ventaja competitiva. El diagrama utilizado comparte algunas similitudes con un diagrama de flujo. BPMN fue creado inicialmente por el Proceso de negocio Iniciativa de Gestión (BPMI). Además, ofrece una notación estándar que no requiere una formación elaborada para comprender. BPMN 2.0 también se puede utilizar para garantizar que los documentos XML se puedan visualizar utilizando una notación común.
Desglose de BPMN 2.0
Para crear un diagrama BPMN 2.0, se utiliza un conjunto central de elementos que se clasifican en estos tres grupos principales:
Objetos de flujo (Círculos, rectángulos y diamantes que describen eventos o actividades específicas)
Objetos de conexión (Vinculados con objetos de flujo para denotar la dirección)
Carriles (Que se asemejan a las líneas de carril de una piscina olímpica, estos organizan los objetos de flujo en diferentes categorías).
Pools (Pueden describir diferentes departamentos o empresas)
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Los carriles se pueden producir en múltiplos para representar a cada participante y su responsabilidad asociada. Entre los carriles, puedes encontrar tareas y datos. Invariablemente, los diferentes componentes de un negocio nunca son completamente independientes. BPMN 2.0 ayuda a ilustrar las conexiones para transmitir una perspectiva clara de cómo funcionan las cosas y dónde se pueden realizar los impactos. Además, ayuda a demostrar cómo se combinan los datos y las actividades para completar un proceso. Así, tienes varios aspectos que dan forma al modelo, incluyendo:
Eventos: Envía un disparador para iniciar, como recibir una alerta o una advertencia de problema.
Actividades: Estas son tareas realizadas como bucles, varias instancias e incluso subprocesos.
Pasarelas: Un punto donde los caminos pueden cambiar según la decisión tomada. La dirección puede ir por el Camino A, o si se toma una decisión diferente, se tomará el Camino B.
Flujo de secuencia: Dirige el orden de las actividades.
Flujo de mensajes: La dirección que toman los mensajes.
Asociaciones: Texto dentro de una actividad, evento o pasarela.
Objeto de datos: Explica qué datos se necesitan antes de que una actividad pueda continuar.
Grupo de datos: Estos no alteran el flujo de un diagrama, pero sí denotan un grupo de actividades.
Anotación: Explicación adicional del modelo.
Artefactos: Estos incluyen grupos de datos y anotaciones.
Los beneficios de usar BPMN 2.0
Al ofrecer una visualización fácil de usar de un proceso de negocio, las partes interesadas obtienen una mejor comprensión. Además, los detalles ayudan a garantizar que se utilice un lenguaje común que no requiera una formación técnica. Así, los analistas de negocio, los participantes, los gerentes y otros pueden comprender los conceptos. Además, la claridad proporcionada ayuda a mejorar la precisión de la implementación.¿Cuándo se debe usar BPMN 2.0? Realmente, se puede usar en cualquier momento durante el ciclo de vida de un proyecto. Por ejemplo, BPMN 2.0 puede ayudar a describir el Estado tal cual al principio de un proyecto. Después de alguna progresión, puedes usar BPMN 2.0 para crear un modelo "To-Be". Los modelos creados durante las etapas posteriores de un proyecto a menudo también incorporarán un mayor nivel de detalle. En resumen, BPMN 2.0 se puede utilizar en cualquier momento necesario donde sea fundamental comprender los pasos necesarios para completar un proceso y qué partes interesadas son responsables. Sin mencionar que un diagrama a menudo es mucho más fácil de entender que un texto extenso y facilita la colaboración. Los usuarios luego tienen un mayor sentido de perspectiva que puede ayudar a mejorar la productividad. Por ejemplo, BPMN 2.0 puede ayudar al departamento de TI a comprender mejor dónde encajan dentro del espectro más amplio de las prioridades comerciales. Además, cuando las partes interesadas tienen una mejor comprensión de los vínculos entre los procesos de negocio, pueden ayudar a impulsar la eficiencia operativa y reducir las redundancias. Por lo tanto, los cambios se pueden realizar más rápidamente, ya sea siguiendo una nueva iniciativa o implementando nuevas tecnologías. BPMN 2.0 puede eliminar gran parte de las conjeturas en torno a las decisiones comerciales. Además, decisiones comerciales. Además, hay una rápida transferencia de conocimiento ya que la documentación de BPMN 2.0 es fácil de descifrar. Sin embargo, BPMN 2.0 también es lo suficientemente fluido como para adaptarse a nuevos procesos, marcos y tecnologías.
La recompensa puede ser inmensa
BPMN 2.0 se basa en iteraciones anteriores al permitir un detalle creciente. Luego, puedes crear un estándar basado en la opción de mejora continua. Este detalle adicional puede venir en forma de submodelos que permiten a cualquier parte interesada determinar qué sección del modelo es más relevante para su línea de responsabilidad dentro del proceso. Los diferentes tipos de submodelos incluyen:
Procesos de negocio privados: Estos no cruzan departamentos u organizaciones.
Procesos de negocio abstractos: Se utiliza para transmitir el proceso al mundo exterior, pero omite las actividades del proceso privado.
Procesos de negocio de colaboración: Estos se utilizan para describir las actividades entre múltiples entidades de negocio.
Dentro del modelo BPMN 2.0 también hay varios tipos de diagramas:
Diagrama de coreografía: Muestra las interacciones entre dos o más participantes. También puede expandirse con sub-coreografías.
Diagrama de colaboración: Muestra las interacciones entre dos o más procesos, utilizando más de un pool. Se pueden usar todas las combinaciones de pools, procesos y coreografía en un diagrama de colaboración.
Diagrama de conversación: En general, esta es una versión simplificada de un diagrama de colaboración. Muestra un grupo de intercambios de mensajes relacionados en un proceso de negocio. Puede expandirse con sub-conversaciones.
Profundizar en los tipos de pasarelas
Como puedes imaginar en BPMN 2.0, existen diferentes tipos de pasarelas. Echemos un vistazo más de cerca a continuación:
Exclusiva: La desviación solo puede ocurrir en uno de los caminos de salida.
Inclusivo: El flujo puede desviarse de uno o más flujos de salida dependiendo de la decisión tomada. Pero, en la siguiente pasarela, todos los flujos deben finalizar de forma inclusiva. La única excepción es cuando una acción o disparador no está definido.
Paralelo: Esto permite múltiples flujos en paralelo, con cualquier condición, pero los flujos deben finalizar dentro de otra pasarela a menos que no haya una acción o disparador definido.
Inicio Exclusivo: Esto ocurre cuando creas un proceso a través de una pasarela con múltiples opciones.
Inicio Paralelo: Un proceso puede iniciarse cuando ocurre cada evento subsiguiente.
Eventos: La pasarela permanecerá en pausa hasta que un flujo de salida active un evento.
Compleja: Una pasarela rara que solo se utiliza para representar escenarios complejos donde se necesita sincronización y división.
Principios de modelado BPMN 2.0
Antes de comenzar, querrás asegurarte de que el proceso esté claramente definido de principio a fin. Busca cualquier ineficiencia actual.
Asegúrate de que el diagrama quepa en la página que estás utilizando; el tamaño de la página no importa. Cuando diseñes los flujos de secuencia, colócalos horizontalmente.
Coloca los flujos de datos y las asociaciones verticalmente.
Si las partes interesadas tienen diferentes roles en el proceso, puedes crear diferentes versiones que resuenen mejor.
También es importante recordar que BMPN 2.0 no es un diagrama de flujo de datos.Luego, sigue estos principios clave:
Crea un flujo simple y fácil de entender
Utilizar los estándares BPMN
Añadir etiquetas donde sea necesario
Incluir diagramas claros
En términos de un flujo claro, se trata de tener un inicio y un final distintos para el proceso. Quieres evitar cualquier potencial de mala interpretación. Además, la dirección del flujo debe ser consistente y lógica. Evita las líneas cruzadas y cíñete a una secuencia temporal. Si agregas un escenario alternativo, asegúrate de que sea claramente comprensible. Usa eventos que estén adjuntos a las tareas. Si adjuntas un evento al borde de una actividad, cambiará un flujo normal a un flujo de excepción. Crea eventos finales separados para indicar cuándo se ha completado un proceso con éxito y cuándo no.Una buena práctica a seguir es utilizar los estándares y directrices de BPMN 2.0:
Pools: Solo se debe modelar un proceso en cada pool expandido. A lo largo de toda su longitud, muestra los pools uno encima del otro. Los pools colapsados solo deben tener un flujo de mensajes saliente.
Lanes: Si una tarea se realiza en un lane, entonces debes crear uno. No diagrames pasarelas, eventos o tareas entre dos lanes.
Actividades: No crees varias tareas iguales para varios actores. Solo coloca una tarea en un área. Usa Condiciones de Asignación para denotar los actores.
Pasarelas: Solo usa pasarelas para ramificar flujos. No unas ni dividas una pasarela. Une todas las divisiones por igual. Mantén las pasarelas equilibradas. Usa el mismo tipo de pasarela para unir el flujo y para dividir.
Conectores: Conecta todas las pasarelas, eventos y actividades usando flujos de secuencia. No uses flujos de mensajes para conectar actividades dentro del mismo pool. Asegúrate de que las formas siempre estén conectadas. No conectes elementos de diferentes pools con flujos de secuencia. Usa flujos de mensajes para conectar intercambios de datos entre procesos.
Etiquetado: Los procesos siempre deben etiquetarse claramente sin nombres acortados ni abreviaturas. Las actividades deben etiquetarse usando un sustantivo y un verbo. No uses nombres repetitivos. Continúa usando el etiquetado para múltiples eventos de inicio y fin. Cualquier pasarela de divergencia debe tener un nombre claro. Si los nombres no se aplican a pasarelas específicas, se pueden usar abreviaturas o números.
Diagramas: Deben ser fáciles de leer y simplificados.
Para mantener los datos y el modelado claros, es crucial definir el alcance correcto de las tareas. Utiliza estos consejos para ayudar:
Limita la redundancia en torno a las tareas. Considera la perspectiva del usuario final. Si la misma persona realiza actividades consecutivas, entonces deben consolidarse para mantener la simplicidad.
Busca formas de integrar actividades. Existe el exceso de detalle e incluso la desalineación.
Solo usa subprocesos para agrupar actividades que sirvan al mismo proceso. Si necesitas entrar en más detalle, puedes expandir los subprocesos designados.
Asegúrate de publicar mensajes en los procesos donde sea necesario antes de llegar al evento final.
La mayoría de los eventos finales son de finalización normal que transmiten el estado final de un proceso.
Un final múltiple puede tener varios eventos finales que se ejecutan simultáneamente.
Algunos procesos pueden inducir un lanzamiento de mensajes al final para activar un intercambio entre dos pools.
La escalada puede ocurrir al final de un proceso para iniciar los flujos de eventos de captura.
Una señal de error se utiliza para terminar el proceso.
El terminador finalizará el proceso cerrando cualquier token activo.
La compensación deshacerá cualquier acción realizada previamente a través de un flujo de compensación.
En resumen
BPMN 2.0 es la notación optimizada de modelado de negocios que utiliza elementos gráficos simplificados para explicar varios aspectos de un proceso de negocio. Ayuda a cerrar la brecha entre el diseño y la implementación, al tiempo que es comprensible para todos los usuarios finales. Al final, todo se trata de simplicidad. [youtube_video id="7_OWoVRUXXo"]
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