La Gestión de Procesos de Negocio (BPM) es uno de los componentes más críticos de cualquier estrategia empresarial. Según Gartner, BPM puede mejorar el éxito del proyecto en un 70%. Le ayuda a lograr una ventaja competitiva al tomar las decisiones correctas en el momento adecuado, reducir costos y aumentar los ingresos. Además, BPM es un enfoque estratégico que abarca todos los aspectos de los procesos de su organización, desde la planificación y el diseño hasta la ejecución y la implementación. Continúe leyendo para obtener más información detallada sobre este tema crítico.
Definición de BPM
BPM es una estrategia que ayuda a las organizaciones a mejorar sus procesos de negocio. BPM se utiliza para mejorar la eficiencia y la efectividad, reducir costos, gestionar riesgos y minimizar el desperdicio mediante la mejora sistemática de los procesos de negocio. Implica analizar, diseñar, implementar y gestionar procesos de negocio en toda la organización. BPM también se puede llamar ingeniería de procesos de negocio (BPE). BPE tiene como objetivo alinear a su personal con los objetivos organizacionales a través de roles bien definidos dentro de un sistema habilitado por TI que apoya actividades de mejora continua como el desarrollo de nuevos productos o la prestación de servicios al cliente.
Diferentes tipos de BPM
BPM es un término amplio para la automatización de procesos de negocio. Con el auge de la IA y el aprendizaje automático, BPM está ganando popularidad porque permite a las empresas aprovechar mejor sus datos existentes, identificar posibles problemas antes de que ocurran y tomar decisiones más informadas. BPM tiene tres categorías principales:
Integración
Humano
Documentación de procesos
La gestión de procesos de negocio de integración se ocupa de la combinación estructurada de los procesos de una empresa, mientras que la gestión de procesos de negocio humana y de documentos se ocupa de los aspectos prácticos de los procesos de negocio. La gestión de procesos de negocio de integración también transforma datos de un sistema a otro utilizando un centro de procesamiento que media entre múltiples aplicaciones. En contraste, la gestión de procesos de negocio humana utiliza software de flujo de trabajo para ayudar a los empleados a realizar tareas de manera más eficiente, y la gestión de procesos de negocio de documentos ayuda a los usuarios a dar sentido a la investigación de mercado antes de tomar decisiones de inversión.
BPM y BPA no son lo mismo. BPM es una metodología de gestión de procesos, mientras que BPA es una herramienta de automatización que se puede utilizar para gestionar procesos de negocio. La principal diferencia es que BPM se enfoca en mejorar un proceso existente, mientras que BPA automatiza los procesos manuales existentes y los hace más eficientes. Las herramientas BPM incluyen cosas como sistemas de gestión de flujo de trabajo o software de gestión de tareas, que le ayudan a organizar el flujo de trabajo de su empresa para hacerlo más eficiente y optimizado. Por ejemplo: Si varias personas trabajan en un proyecto a la vez (digamos, dos diseñadores trabajando juntos), usar una herramienta como Trello permitirá a ambos diseñadores ver en qué ha estado trabajando el otro hasta ahora sin tener ningún problema de comunicación; esto evita retrasos innecesarios en el tiempo de finalización del proyecto porque todos saben exactamente lo que hay que hacer a continuación.
BPM vs. Gestión de proyectos
La gestión de procesos de negocio (BPM) es un enfoque estratégico para gestionar procesos que buscan valor a largo plazo. La gestión de proyectos, por otro lado, es más táctica y de corto plazo. BPM implica una visión holística de los flujos de trabajo de una organización de principio a fin, y a menudo a través de múltiples departamentos o divisiones, mientras que la gestión de proyectos se enfoca en tareas individuales dentro de un área de enfoque particular dentro del flujo de trabajo más amplio de una organización. Por ejemplo: Si está trabajando para mejorar el servicio al cliente en su empresa, su estrategia de BPM consideraría todos los aspectos de cómo los clientes interactúan con su empresa, desde el contacto inicial hasta la entrega o los servicios posteriores a la venta, mientras que su proyecto se centraría específicamente en mejorar el rendimiento de los agentes del centro de llamadas durante las interacciones con los clientes.
Metodología BPMN
Business Process Modeling Notation (BPMN) es un estándar para modelar procesos de negocio. Define la sintaxis para crear modelos de procesos, representando cómo se realiza el trabajo de una organización. BPMN utiliza nodos y líneas conectoras para representar actividades, decisiones y subprocesos. Los nodos también se pueden usar para describir grupos de tareas o eventos relacionados. Cada nodo representa una actividad o evento que ha sido completado por alguien en su organización; por ejemplo: "aprobar informe de gastos", "llamar al cliente" o "crear una factura". Las líneas conectoras conectan diferentes actividades en una secuencia de pasos que deben ejecutarse para que el proceso general se complete con éxito; para ilustrar: "verificar información en el formulario" se conecta directamente con "revisar el formulario de solicitud" porque siempre debe haber un paso de verificación antes de revisar algo más.
¿Por qué BPM?
La gestión de procesos de negocio (BPM) es una forma de estructurar sus actividades comerciales para que pueda alcanzar sus objetivos, mejorar el rendimiento y aumentar el valor de su organización. BPM ayuda a reducir costos al reducir el trabajo manual, automatizar tareas repetitivas y reducir errores. También ayuda a minimizar el riesgo al proporcionar un marco para probar nuevos procesos antes de la implementación. BPM puede ayudar a aumentar la satisfacción del cliente al facilitar que los clientes realicen transacciones con usted o al hacer que su experiencia sea más agradable cuando realizan transacciones con usted. Es importante tener en cuenta que BPM no se trata solo de computadoras, también se trata de personas. BPM requiere una comprensión de lo que los diferentes interesados quieren de sus interacciones con una organización para que esos interesados puedan obtener lo que necesitan sin tener barreras entre ellos y lograr el éxito (o el fracaso) en cualquier tarea que intenten realizar en cualquier momento dado dentro del contexto de cualquier situación que pueda surgir durante esas interacciones.
¿Cómo ayuda BPM en la transformación digital?
La gestión de procesos de negocio (BPM) es un componente central de la transformación digital. Le ayuda a:
Crear procesos repetibles y estandarizados que se puedan aplicar en múltiples aplicaciones y plataformas. Por ejemplo, suponga que tiene un proceso de servicio al cliente que funciona bien en una aplicación o plataforma. Como resultado, también funciona bien en otras aplicaciones y plataformas, incluidas aquellas que son nuevas o aún están en desarrollo. Esto significa que no es necesario que los equipos de TI reinventen la rueda cuando desean crear nuevos servicios o productos; pueden usar los procesos existentes como base para crear otros nuevos.
Garantizar que todas las personas involucradas en la prestación del servicio sigan los mismos pasos cada vez que interactúan con clientes o socios (y esto es particularmente importante a efectos de cumplimiento).
El primer paso en cualquier transformación digital es comprender el estado actual de su negocio e identificar qué procesos son críticos y cómo podrían mejorarse. Puede hacerlo analizando los sistemas existentes como ERP o CRM, pero también es fundamental salir al campo y hablar directamente con los clientes y empleados que interactúan con esos sistemas todos los días. Otro beneficio de BPM es que ofrece un enfoque escalable para la transformación digital. Puede comenzar con un proyecto pequeño y luego escalarlo si está funcionando bien. Esto significa que no tiene que crear nueva infraestructura tecnológica o integración de sistemas para que sus procesos de negocio sean compatibles entre sí; puede usar el mismo proceso en múltiples aplicaciones y plataformas.
Ciclo de vida de BPM
El ciclo de vida de BPM tiene cinco fases:
Iniciación
Análisis
Diseño
Desarrollo
Despliegue
Las tres primeras fases se centran en comprender lo que se requiere en su organización para abordar problemas u oportunidades de negocio. En estas etapas, identificará oportunidades potenciales de mejora de procesos y luego las analizará en función de su viabilidad antes de pasar a la siguiente fase. La cuarta fase implica la creación de un plan detallado para implementar su(s) solución(es) elegida(s). Esto incluye escribir especificaciones para cada proceso que se rediseña para que los desarrolladores sepan exactamente lo que se debe hacer al crear nuevas aplicaciones o sistemas de software que respalden estos procesos más adelante (es decir, durante la implementación). Finalmente viene la implementación: aquí es donde pone todos sus planes en acción instalando sus nuevas tecnologías en entornos de producción.
Estrategia BPM
Antes de comenzar con BPM, es esencial definir correctamente cualquier cuello de botella que tenga. Al definir sus objetivos, asegúrese de ser ambicioso pero realista sobre lo que se puede lograr en 1-3 meses (o si es más de tres meses, divídalo en tareas más pequeñas). Ayuda si hay formas tangibles de medir el éxito para que todos los involucrados sepan cuándo han alcanzado su objetivo o aún necesitan cumplirlo. Además de establecer objetivos de acondicionamiento físico personal como estos dos ejemplos anteriores, algunas empresas también utilizan software BPM porque quieren que los empleados de todos los niveles dentro de una organización trabajen juntos hacia objetivos comunes como la satisfacción del cliente o los objetivos de ventas.
Beneficios de BPM
BPM puede ayudarle a alcanzar los siguientes objetivos:
Aumentar los ingresos y mejorar la satisfacción del cliente. BPM puede ayudarle a identificar y eliminar ineficiencias en su proceso de negocio, lo que lleva a un flujo de trabajo más optimizado y clientes más satisfechos. Además, si busca aprovechar las tecnologías digitales como la IA y la automatización, BPM puede ayudarle a implementar estas herramientas e integrarlas en los procesos existentes.
Reducir costos al mejorar la productividad organizacional a través de una toma de decisiones más inteligente basada en el análisis de datos en tiempo real (o "inteligencia en tiempo real"). Los procesos que se han automatizado a través de BPM tienden a ser más rápidos que los manuales porque dependen menos de la intervención humana, y esos ahorros se trasladan directamente a los clientes en forma de precios más bajos o servicios de valor agregado (como recomendaciones personalizadas).
Mejores prácticas de BPM
Las mejores prácticas de BPM son un conjunto de directrices y recomendaciones para implementar BPM. Definen cómo implementar BPM de manera consistente y efectiva, y a través de un conjunto de estándares. Las mejores prácticas de BPM guían lo siguiente:
Modelado de procesos, incluido el uso de notaciones y estándares estándar como Business Process Modeling Notation (BPMN), Unified Modeling Language (UML), Web Services Flow Language (WSFL) y otros.
Ejecución de procesos, incluidas tecnologías de automatización de procesos como motores de flujo de trabajo o motores de reglas.
Informes de inteligencia de negocio sobre métricas de rendimiento de procesos como el tiempo de ciclo o el costo por unidad producida.
Casos de uso de BPM
Puede utilizar casos de uso de BPM para mejorar el rendimiento de sus procesos de negocio y aumentar la eficiencia de su organización. Los casos de uso de BPM son un componente crítico en cualquier estrategia de BPM. Le ayudan a lograr una ventaja competitiva al mejorar los márgenes, reducir los costos y mejorar la satisfacción del cliente. Algunos ejemplos de casos de uso de BPM incluyen:
Automatización de tareas manuales que actualmente realizan empleados (o contratistas) que necesitan capacitación sobre cómo realizar funciones específicas con conocimiento limitado sobre lo que se debe hacer o por qué se debe hacer.
Análisis de los procesos actuales, para que sepa dónde hay margen de mejora
Como otro ejemplo, BPM es una herramienta poderosa para ayudar a los equipos de RR. HH. a gestionar las transiciones de empleados, los procesos de incorporación y desvinculación. Con BPM, los gerentes de RR. HH. tienen visibilidad de cada paso del proceso de contratación, desde el principio hasta el final. Esto les permite ver dónde las mejoras pueden cumplir los objetivos y mantener a los empleados contentos. Además, BPM es una disciplina amplia que puede utilizar para mejorar todos los aspectos del negocio, y las finanzas no son una excepción. BPM permite a las organizaciones financieras reducir significativamente el tiempo necesario para ejecutar tareas diarias, como las conciliaciones de cuentas, al tiempo que maximiza la precisión de los informes financieros. Los procesos más eficientes también minimizan el riesgo durante el proceso de conciliación. Además, BPM puede ayudar al departamento de ventas al proporcionar una forma de organizar y simplificar el recorrido del cliente. Esto significa que el equipo de ventas puede centrarse en el servicio al cliente, mejorar el embudo de ventas y generar ingresos con menos recursos que antes.
Logre una ventaja competitiva con BPM
BPM es un componente crítico en cualquier estrategia empresarial. Le ayuda a lograr una ventaja competitiva al permitirle responder más rápido y de manera más eficiente que sus competidores, quienes pueden no haber invertido aún en tecnologías BPM. No obstante, BPM no se trata solo de automatizar procesos; se trata de mejorar los resultados del negocio. Las herramientas BPM están diseñadas para ayudar a las organizaciones a gestionar el cambio y el proceso de cambio, lo que les permite mejorar la eficiencia, reducir los costos y mitigar los riesgos asociados con nuevas tecnologías o cambios regulatorios que impactan sus operaciones.
En resumen
Esperamos que la información de este artículo haya sido útil. Como hemos visto aquí, hay muchos aspectos diferentes de BPM que puede implementar para mejorar su organización y hacerla funcionar de manera más eficiente, y solo hemos arañado la superficie.
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