La Gestión de Procesos de Negocio, o BPM, es un conjunto de diferentes herramientas y técnicas que en conjunto ayudan a las empresas a mejorar y optimizar sus procesos. BPM tiene como objetivo agilizar y mejorar los procesos internos para que las organizaciones puedan lograr sus objetivos, como menores costos y mayor efectividad, de manera más fácil y rápida. BPM implica analiză, diseño, implementación, optimización, y la mejora continua de todas las actividades que ocurren dentro de una organización. La aplicación de sistemas de gestión de procesos de negocio es una estrategia clave para mejorar la eficiencia del flujo de trabajo y las mejoras operativas. Estos sistemas ayudan a las organizaciones a mapear, modelar y automatizar sus procesos comerciales, ofreciendo funcionalidades como seguimiento del trabajo en curso, análisis adaptativos y proporcionando plantillas para flujos de trabajo específicos. Al implementar BPM, las organizaciones pueden identificar áreas de mejora y lograr mejores resultados comerciales, reforzando la relevancia de comprender el ciclo de vida de BPM. Hoy en día, BPM es uno de los frameworks a los que recurren las empresas cuando se inician en actividades de transformación digital. A veces se malinterpreta como una única solución o software, pero BPM es definitivamente más que eso.
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Ciclo de vida de la gestión de procesos de negocio
Según Gartner, BPM puede mejorar el éxito del proyecto en un 70%. Le ayuda a lograr una ventaja competitiva tomando las decisiones correctas en el momento adecuado, reduciendo costos y aumentando los ingresos. En este artículo, veremos qué es BPM, cómo funciona, en qué es mejor, junto con sus desafíos y beneficios.
Si bien no hay una definición clara de cuándo surgió exactamente el BPM, uno está seguro – de que el concepto y la idea del mismo han existido durante años, si no siglos. Con el auge de la revolución industrial, la necesidad de mejorar los procesos creció más rápido que nunca, lo que eventualmente también impulsó cambios en el lado no manufacturero de las operaciones. Frank Gilbreth fue uno de los primeros pioneros de la gestión de procesos de negocio. Creó uno de los primeros mapeo de procesos marcos que desglosaban procesos complicados y largos en pasos más manejables y sensatos. Su trabajo se centró en optimizar los procesos de producción para aumentar la eficiencia y la productividad e implicó crear una representación gráfica de los pasos de un proceso. Desde entonces, BPM ha ido ganando impulso y creciendo enormemente, aunque con nombres diferentes, pero con el mismo objetivo general. Por ello, en la década de 1990, la reingeniería de procesos de negocio se hizo muy popular. Más tarde, se acuñaron términos como Business Process Management Suite o Intelligent Business Process Management para describir los marcos que abordan desafíos similares – haciendo que los procesos sean más fluidos y eficientes.
BPM hoy
Hoy en día, el objetivo de BPM no es sólo ahorrar costes y ser más eficiente sino más bien ofrecer mejores servicios a los clientes. El BPM centrado en documentos se refiere a procesos comerciales que involucran principalmente la creación y gestión de documentos, como acuerdos legales o revisiones de contenido, y es importante para mejorar la eficiencia y la precisión en los flujos de trabajo basados en documentos que prevalecen en departamentos como Ventas, Finanzas y Recursos Humanos. La automatización de los procesos de negocio mejora la eficiencia y reduce las tareas manuales, lo que permite flujos de trabajo ser simplificado. Las empresas están más preocupadas que nunca por permitir una mejor colaboración y crear una experiencia agradable para el cliente. Los sistemas BPM desempeñan un papel crucial a la hora de racionalizar la eficiencia operativa y mejorar la productividad. Por lo tanto, BPM se está desarrollando rápidamente para poder adaptarse a estas demandas; y las herramientas actuales ahora son capaces de descubrir los procesos de una manera mucho más rápida y sencilla.
BPM frente a automatización de procesos de negocio (BPA)
BPA y BPM no son lo mismo. BPM es una metodología de gestión de procesos enfocada a la gestión de procesos de negocio, mientras que BPA es una herramienta de automatización que puede utilizarse para gestionar procesos de negocio. La automatización de procesos de negocio es una táctica clave dentro de BPM para optimizar la eficiencia y reducir el trabajo manual. La principal diferencia es que BPM se centra en mejorar un proceso existente, mientras que BPA automatiza los procesos manuales existentes y los hace más eficientes. Las herramientas BPM incluyen cosas como sistemas de gestión de flujo de trabajo o software de gestión de tareas, que le ayudan a organizar el flujo de trabajo de su empresa para hacerlo más eficiente y optimizado.
BPM vs. Gestión de proyectos
La gestión de procesos de negocio (BPM) es un enfoque estratégico para gestionar procesos que apuntan al valor a largo plazo. La gestión de proyectos, por otro lado, es más táctica y de corto plazo. BPM implica una visión holística de los flujos de trabajo de una organización de extremo a extremo, y a menudo en múltiples departamentos o divisiones, mientras que la gestión de proyectos se centra en tareas individuales dentro de un área de enfoque particular dentro del flujo de trabajo más amplio de una organización. Por ejemplo: si está trabajando para mejorar el servicio al cliente en su empresa, su estrategia BPM consideraría todos los aspectos de cómo los clientes interactúan con su empresa, desde el contacto inicial hasta los servicios de entrega o cuidados posteriores, mientras que su proyecto se centraría específicamente en mejorar el rendimiento de los agentes del centro de llamadas durante las interacciones con los clientes.
Beneficios del BPM
Hay muchos beneficios que BPM podría aportar potencialmente a las organizaciones. Algunos de los beneficios de mayor impacto se enumeran a continuación.
Eficiencia mejorada. Al encontrar y eliminar cuellos de botella, trabajos duplicados e ineficiencias en el proceso comercial, BPM puede ayudar a mejorar la eficiencia de las operaciones de una empresa. BPM se centra en optimizar las operaciones comerciales para lograr mejoras comerciales mensurables y eficiencia operativa. Un enfoque centrado en documentos en BPM mejora aún más la eficiencia y precisión de los flujos de trabajo asociados con los documentos, lo cual es crucial para departamentos como Ventas, Finanzas y Recursos Humanos que requieren firmas o aprobaciones.
Mayor agilidad. BPM brinda a las empresas la flexibilidad que necesitan para responder instantáneamente a las cambiantes demandas de los consumidores y a las situaciones del mercado. Las empresas pueden adaptarse rápidamente a nuevas posibilidades o amenazas y mantener su competitividad en un entorno de mercado dinámico evaluando y optimizando sus procesos de negocio.
Experiencia mejorada del cliente. BPM permite a las empresas comprender mejor los requisitos y expectativas de sus clientes. Las empresas pueden ofrecer resultados individualizados y consistentes que impulsen la defensa y la lealtad de la marca al trazar recorridos de clientes y optimizar los puntos de contacto.
Mejor gestión de riesgos. BPM ayuda a las organizaciones a descubrir y gestionar riesgos en sus operaciones identificando áreas potenciales de riesgo e introduciendo medidas preventivas cuando sea necesario.
Cumplimiento normativo. Con la ayuda de BPM, las empresas pueden asegurarse de cumplir con los estándares legales y regulatorios necesarios, mantener la reputación de la empresa como un negocio responsable y evitar sanciones.
Desafíos de BPM
Como ocurre con cualquier iniciativa relacionada con la gestión del cambio, existen algunos desafíos asociados con BPM.
Resistencia al cambio. Dado que la implementación de BPM puede alterar la forma en que tradicionalmente se han hecho las cosas en la empresa, puede haber resistencia por parte de los empleados, que pueden ser un poco escépticos y reacios a cambiar sus prácticas laborales e implementar nuevas herramientas y procesos.
Complejidad. A menudo existen numerosos pasos interconectados y partes interesadas involucradas en los procesos de negocio; por lo tanto, puede resultar difícil mapear y optimizar ciertos procesos.
Disponibilidad de datos. BPM se basa en datos confiables para la toma de decisiones, pero muchas empresas tienen problemas para recopilar, limpiar y analizar datos con precisión.
Mejora continua. BPM es un proceso continuo que requiere dedicación para continuar con la actualización y el seguimiento del proceso. Como ocurre con cualquier cosa que requiera coherencia, puede resultar difícil mantenerla durante períodos de tiempo más prolongados.
Casos de uso de BPM
En términos de dónde y cuándo usar BPM, el cielo es el límite. Se puede aplicar virtualmente a cualquier organización o industria que tenga procesos repetitivos, manuales o complejos de algún tipo. Las industrias adecuadas son muchas – desde empresas financieras y contables hasta farmacéuticas y organizaciones públicas. Por ejemplo, una empresa manufacturera podría utilizar BPM para optimizar sus procesos de producción, mientras que una empresa sanitaria podría utilizarlo para mejorar su servicio al cliente. Otro ejemplo podría ser una compañía de seguros que utilice BPM para automatizar el procesamiento de solicitudes de seguros o el manejo de facturas. El BPM centrado en documentos se refiere a procesos comerciales que involucran principalmente la creación y gestión de documentos, como acuerdos legales o revisiones de contenido. Es particularmente importante en departamentos como Ventas, Finanzas y Recursos Humanos, centrándose en mejorar la precisión y la velocidad del manejo de documentos. Comprender los procesos existentes es crucial para diseñar procesos mejorados y garantizar operaciones eficientes que puedan adaptarse a diversos desafíos. Para obtener más ejemplos de casos de uso, consulte:
La gestión de procesos de negocio (BPM) es un componente central de la transformación digital. Le ayuda a:
Crear procesos repetibles y estandarizados que se puedan aplicar en múltiples aplicaciones y plataformas. Por ejemplo, suponga que tiene un proceso de servicio al cliente que funciona bien en una aplicación o plataforma. Como resultado, también funciona bien en otras aplicaciones y plataformas, incluidas aquellas que son nuevas o aún están en desarrollo. Esto significa que no es necesario que los equipos de TI reinventen la rueda cuando desean crear nuevos servicios o productos; pueden usar los procesos existentes como base para crear otros nuevos.
Garantizar que todas las personas involucradas en la prestación del servicio sigan los mismos pasos cada vez que interactúan con clientes o socios (y esto es particularmente importante a efectos de cumplimiento).
El primer paso en cualquier transformación digital es comprender el estado actual de su negocio e identificar qué procesos son críticos y cómo podrían mejorarse. Puede hacerlo observando sistemas existentes como ERP o CRM, pero también es fundamental salir al campo y hablar directamente con los clientes y empleados que interactúan con esos sistemas todos los días. Otro beneficio de BPM es que ofrece un enfoque escalable para la transformación digital. Puedes comenzar con un proyecto pequeño y luego ampliarlo si funciona bien. Esto significa que no es necesario crear nueva infraestructura tecnológica o integración de sistemas para que sus procesos comerciales sean compatibles entre sí: puede utilizar el mismo proceso en múltiples aplicaciones y plataformas.
Estrategia BPM
Antes de comenzar con BPM, es fundamental definir correctamente los cuellos de botella que tengas. Al definir tus objetivos, asegúrate de ser ambicioso pero realista sobre lo que se puede lograr en 1 a 3 meses (o si son más de tres meses, divídelo en tareas más pequeñas). Sería útil que hubiera formas tangibles de medir el éxito para que todos los involucrados supieran cuándo han alcanzado su objetivo o aún necesitan alcanzarlo. BPM se alinea con la estrategia comercial general para garantizar que los procesos contribuyan eficazmente a los objetivos organizacionales, especialmente en respuesta a la evolución de las tecnologías y los paisajes competitivos. Además de establecer objetivos de acondicionamiento físico personales como estos dos ejemplos anteriores, algunas empresas también utilizan el software BPM porque quieren que los empleados de todos los niveles dentro de una organización trabajen juntos para alcanzar objetivos comunes como la satisfacción del cliente o los objetivos de ventas.
Técnicas BPM y herramientas de gestión de procesos de negocio
Como se mencionó anteriormente, la gestión de procesos de negocio es una combinación de herramientas y técnicas en lugar de un único software. El mapeo de procesos, como se mencionó anteriormente, es una de esas técnicas que implica la visualización de los flujos de trabajo y proporciona una descripción general concisa y clara de los procesos. Los sistemas de gestión de procesos de negocio ayudan a las organizaciones a mapear, modelar y automatizar sus procesos de negocio, ofreciendo capacidades como seguimiento del trabajo en curso, análisis adaptativos y proporcionando plantillas para flujos de trabajo específicos, todo ello destinado a mejorar la eficiencia y facilitar la mejora continua. La notación de modelado de procesos de negocio (BPMN) es otra herramienta que se puede utilizar para representar procesos visualmente. El monitoreo y análisis de procesos implica medir y analizar el desempeño del proceso, utilizando información y métricas para identificar áreas de mejora. Esto puede implicar el uso de herramientas como paneles y software de análisis. El software de gestión de procesos de negocio (BPMS) incluye funciones como mapeo de procesos, automatización y capacidades analíticas, que ayudan a automatizar y mejorar los procesos de negocio. Las tendencias futuras en BPMS incluyen la integración de la automatización de código bajo y la interacción entre BPMS y la automatización de procesos robóticos. Para obtener más información sobre las diferentes herramientas y software utilizados en BPM, consulte:
Las mejores prácticas de BPM son un conjunto de pautas y recomendaciones para implementar BPM. Definen cómo implementar BPM de manera consistente y efectiva, y a través de un conjunto de estándares. Las mejores prácticas de BPM guían lo siguiente:
Modelado de procesos, incluido el uso de notación estándar y estándares como Business Process Modeling Notation (BPMN), Unified Modeling Language (UML), Web Services Flow Language (WSFL) y otros. Un modelo de proceso sirve como punto de referencia para evaluar las prácticas actuales e identificar áreas de mejora.
Ejecución de procesos, incluidas tecnologías de automatización de procesos como motores de flujo de trabajo o motores de reglas.
Informes de inteligencia de negocio sobre métricas de rendimiento de procesos como el tiempo de ciclo o el costo por unidad producida.
Conclusión
BPM es una disciplina útil que puede ayudar a las empresas a optimizar sus operaciones y así lograr ciertos objetivos comerciales. La gestión de procesos de negocio puede aumentar la eficiencia, mantener bajos los costos y aumentar la experiencia del cliente. La implementación de BPM puede resultar difícil debido a las altas inversiones iniciales y la posible resistencia al cambio por parte de los empleados. Sin embargo, BPM puede ser una herramienta útil para lograr la transformación digital y mejorar el rendimiento empresarial cuando se utiliza de manera eficaz. Con herramientas BPM modernas como Creador de procesos, Ya no deberías preocuparte por la complejidad de las iniciativas de BPM, sino disfrutar de las formas automatizadas de mejorar los procesos.
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