Ya sea que su empresa esté creciendo o que haya estado en el negocio durante muchos años, crear flujos de trabajo eficientes para lograr los objetivos principales debería ser una prioridad. Después de todo, la forma en que realiza el trabajo se relaciona directamente con la calidad de su producto, la velocidad de producción y el costo de hacer negocios. Todo esto afecta sus resultados finales. La racionalización de los flujos de trabajo comienza con la definición de sus objetivos. Su enfoque depende de si está centrado en la gestión de procesos de negocio o en la gestión de proyectos.
Gestión de procesos
Los términos "gestión de procesos" y "gestión de proyectos" a menudo se utilizan indistintamente, pero existen distinciones importantes. Comprender la diferencia le garantizará que tome las medidas correctas para alcanzar sus objetivos. En resumen, los procesos están en curso, mientras que los proyectos son eventos únicos con un inicio y un final definidos. Los procesos son la guía de su empresa para realizar el trabajo, mientras que los proyectos son tareas únicas que permiten la innovación. Ambos son fundamentales para el éxito empresarial. Considere las actividades que sus empleados realizan todos los días. En muchos casos, repiten las mismas tareas una y otra vez. En un entorno educativo, los horarios de clases se diseñan de la misma manera cada año, desde equilibrar la disponibilidad del instructor con las necesidades de los estudiantes hasta obtener todas las aprobaciones administrativas necesarias. Un gerente de procesos trabaja para que este proceso sea lo más fluido posible, identificando oportunidades de eficiencia y eliminando obstáculos. Los gerentes de procesos se aseguran de que cada paso esté documentado para que el proceso pueda reproducirse según sea necesario, independientemente de los cambios de personal. Otros ejemplos de procesos incluyen los pasos específicos que toman los empleados para solicitar suministros de oficina, realizar una orden de cambio de ingeniería o el proceso de una fábrica para garantizar que el equipo se mantenga adecuadamente. Los administradores de procesos se hacen cargo de estos flujos de trabajo para que el trabajo se complete de manera precisa y eficiente. Están constantemente buscando formas de disminuir la cantidad de tiempo que lleva completar un proceso. Y buscan oportunidades para reducir costos. Los gestores de procesos se centran en la coherencia, permitiendo mantener y aumentar los niveles de calidad en el tiempo. Como resultado de procesos bien administrados, los clientes saben qué esperar– y las empresas pueden cumplir o superar esas expectativas en todo momento.
Comprender la gestión de proyectos
Los proyectos, por otro lado, se proponen lograr un objetivo definido que cambiará o mejorará el funcionamiento básico del negocio. A diferencia de los procesos, que permiten replicar consistentemente las mismas tareas, los proyectos se proponen crear nuevos productos, nuevas estrategias y nuevas formas de hacer negocios. En algunos casos, los proyectos comienzan con una pregunta: ¿cómo podemos crear una reputación más fuerte en la comunidad local? En otros casos, los proyectos tienen un objetivo específico: diseñar e implementar un programa de formación profesional. Una cosa que todos los proyectos tienen en común es que comienzan con una idea y – cuando tienen éxito – terminan con un producto terminado. Los gerentes de proyectos son responsables de organizar las ideas y crear un plan para lograr el objetivo. Diseñan y gestionan el presupuesto del proyecto, reúnen un equipo de proyecto y determinan qué tareas son necesarias para avanzar de principio a fin. Los gerentes de proyectos asignan trabajo y monitorean la finalización de las tareas, e identifican los riesgos que impiden alcanzar los objetivos. Son responsables de mitigar esos riesgos para garantizar el éxito del proyecto. Una vez que el proyecto esté completo, los resultados podrían convertirse en un . Por ejemplo, un proyecto que diseña e implementa con éxito un nuevo modelo de servicio al cliente conducirá a nuevos procesos de servicio al cliente que los miembros del personal repiten en cada interacción de servicio al cliente.
