Uso de herramientas y modelado de procesos de negocio
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Uso de herramientas y modelado de procesos de negocio
Las grandes organizaciones mejoran continuamente sus procesos con el tiempo, esforzándose por hacerlos lo más eficientes y rentables posible. El modelado de procesos de negocio es una herramienta que las organizaciones utilizan para evaluar sus procesos actuales. Permite al creador visualizar un proceso más eficiente. En esta publicación, explicamos cómo las técnicas de modelado de procesos de negocio le brindan el conocimiento para mejorar el rendimiento en toda su empresa.
¿Qué es el modelado de procesos de negocio?
El modelado de procesos de negocio es una técnica que implica la creación de una representación visual de un proceso de negocio. Esto se logra típicamente utilizando herramientas de modelado de procesos de negocio como diagramas de flujo y notación universal de modelado de procesos de negocio (también conocida como BPMN). A continuación, el modelado de procesos de negocio se utiliza para identificar mejoras en los procesos o flujos de trabajo de negocio de una organización. Lo hace mapeando dos iteraciones diferentes de un proceso dado. La primera es el proceso tal como existe actualmente sin implementar ningún cambio. La segunda es cómo será el proceso una vez que se hayan realizado las mejoras. Es posible esbozar manualmente los pasos de un proceso. Sin embargo, este método consume mucho más tiempo y es menos efectivo que aprovechar una solución de automatización como el software de modelado de procesos de negocio. Con el software, las organizaciones pueden crear y ejecutar fácilmente un modelo de proceso para identificar áreas de mejora. Como se escribió en una publicación anterior del blog, técnicas de mapeo de procesos de negocio, “no se puede gestionar lo que no se mide”
Modelado de procesos de negocio vs. mapeo de procesos de negocio
Los términos modelado de procesos de negocio ymapeo de procesos de negocio se utilizan a menudo indistintamente. Si bien las técnicas son similares, existe una diferencia. El modelado de procesos de negocio se utiliza generalmente para mapear procesos de bajo nivel. En otras palabras, el propósito del diagrama es proporcionar una visión general de cómo funciona un proceso.El mapeo de procesos de negocio, sin embargo, se puede utilizar para crear diagramas amplios y muy detallados. Donde los mapas son detallados, su propósito es proporcionar procedimientos operativos para guiar a las partes interesadas en la finalización eficiente de un proceso. Tenga en cuenta que tanto el modelado de procesos de negocio como el mapeo de procesos de negocio se utilizan como parte de una iniciativa más amplia comogestión de procesos de negocio.
Los beneficios del modelado de procesos de negocio
El modelado de procesos de negocio es una técnica muy eficaz que ofrece a las organizaciones una amplia gama de beneficios. Algunos de estos beneficios incluyen:
Identifica áreas de mejora. El propósito principal del modelado de procesos de negocio es proporcionar a las partes interesadas una mejor comprensión de la forma en que funciona un proceso con el objetivo de implementar mejoras.
Transparencia. Un modelo de proceso de negocio muestra cómo se espera que se realicen las tareas, quién es responsable de ellas y cómo un proceso contribuye al logro de un objetivo de negocio. Esto cumple una función importante para aumentar la confianza y la responsabilidad en toda la organización.
Agilidad y flexibilidad. Los objetivos y estrategias de negocio pueden cambiar en un instante (piense en COVID-19). Con el modelado de procesos de negocio, las partes interesadas pueden identificar e implementar inmediatamente mejoras consistentes con los nuevos objetivos.
Estandarización entre departamentos. Muchos procesos en una organización, particularmente en las más grandes, implican pasos y tareas similares. Por ejemplo, las solicitudes de órdenes de compra a menudo se envían a nivel de unidad en lugar de a nivel de empresa. Utilizando modelos de procesos, las partes interesadas pueden identificar las mejores prácticas entre unidades para implementar procedimientos eficientes en toda la organización.
Considere este ejemplo de una organización:
“... al revisar un diagrama de flujo de procesos de negocio, el equipo de alta dirección de una empresa puede reconocer que los departamentos que ofrecen programas de incentivos, como el empleado de la semana, son más productivos que los que no lo hacen. Como resultado, pueden optar por proporcionar incentivos a los empleados en toda la empresa.”
Comprender, optimizar y automatizar procesos da como resultado negocios más eficientes y rentables. Mediante el uso de mapeo de procesos, la información está fácilmente disponible para la toma de decisiones importantes. Al representar gráficamente los flujos de trabajo, la organización obtiene transparencia en los diversos flujos de trabajo en todo el negocio. Tener esta información lista crea una base sólida para la agilidad empresarial y acelera los esfuerzos de comercialización de nuevos productos y servicios.
Elementos de modelado
Las empresas utilizan un conjunto estandarizado de elementos proporcionados por la notación de modelado de procesos de negocio para modelar procesos. Como señaló BPM.com en un documento técnico de 2016, existen cuatro tipos básicos de elementos:
Eventos, indicados por círculos. Estos pueden incluir los puntos de inicio y fin de una actividad.
Actividades, dibujados como rectángulos y comprenden varios pasos, como formularios y documentos de salida.
Puertas de enlace, identificadas por diamantes. Estas indican los diversos caminos que puede tomar una actividad.
Flujos de secuencia, marcadas como flechas (sólidas, punteadas, etc.).
Herramientas de modelado de procesos de negocio
Existen muchas herramientas diferentes de modelado de procesos de negocio que se pueden utilizar para mejorar los flujos de trabajo, haciéndolos más eficientes y rentables.
Diagramas SIPOC
UNDiagrama SIPOC es una herramienta utilizada en la metodología Six Sigma. SIPOC es un acrónimo que ayuda a las partes interesadas a identificar los elementos clave de un proyecto de mejora de procesos. Los elementos son los proveedores, las entradas, el proceso que se está mejorando, las salidas y los clientes que reciben las salidas.
Business Process Model and Notation (BPMN)
Diagramas BPMN son herramientas de modelado de procesos de negocio que fueron desarrolladas por la Business Process Management Initiative (BPMI). La técnica es similar a los diagramas UML y es un método estandarizado para crear diagramas de flujo, un diagrama paso a paso de un proceso. Por lo tanto, al crear un modelo de proceso, se utilizan los elementos especificados bajo la metodología BPMN.
Diagramas de Lenguaje Unificado de Modelado (UML)
UML es un lenguaje de modelado de desarrollo que se utiliza para proporcionar una forma estandarizada de representar visualmente un sistema. Los diagramas incluyen los actores, acciones, roles y clases de un sistema y ayudan a comprender o documentar un sistema. UML se creó en 1994 y su rápido aumento de popularidad llevó a que se publicara como un estándar ISO aprobado en 2005.
Mapeo de la cadena de valor
Mapeo de la cadena de valor es una herramienta de modelado de procesos de negocio utilizada para analizar los estados actual y futuro de un proceso. Estos mapas muestran todos los pasos críticos, así como el flujo de materiales e información a través de un proceso.
Modelo IPO
Un modelo IPO, o de entrada-proceso-salida, es un gráfico funcional que identifica las entradas, las salidas y los procesos requeridos. Las entradas consisten en la información o los materiales que se introducen en un proceso de negocio. Esto desencadena las tareas que se requieren para producir las salidas que son el objetivo de un proceso de negocio.
Diagramas de Gantt
Los diagramas de Gantt son diagramas simplistas que proporcionan una visualización del tiempo total necesario para completar una tarea o proceso. Más específicamente, los diagramas de Gantt pueden mostrar los tiempos/fechas de inicio y fin de un proceso, las tareas requeridas y cuánto tiempo tardó cada una en completarse.
Modelado de mejoras de procesos
Como lo demuestran las diferentes herramientas de modelado de procesos que discutimos en la última sección, existen diferentes formas de utilizar el método. Sin embargo, existen algunos pasos generales que se utilizan cuando el objetivo es mejorar un proceso. Estos incluyen:
Creación de un modelo del proceso existente. Esto se puede hacer utilizando una de las herramientas de modelado de procesos de negocio discutidas anteriormente o cualquiera de las otras docenas de técnicas comúnmente utilizadas.
Identificación de áreas de mejora. Los modelos de procesos resaltan los cuellos de botella e ineficiencias en los flujos de trabajo existentes. Considere cómo se pueden mejorar estos problemas y evalúe cómo está operando el proceso desde una perspectiva de eficiencia y costo.
Creación del proceso nuevo y mejorado. Armado con el conocimiento que obtuvo al modelar el proceso existente, implemente los cambios. Tenga en cuenta que con el software de modelado de procesos de negocio puede probar el nuevo proceso antes de lanzarlo en tiempo real.
Funciones del software de BPM
Mencionamos anteriormente que el modelado de procesos de negocio no es un método independiente. Más bien, se utiliza como parte de una iniciativa más grande como la gestión de procesos de negocio (BPM). Como tal, un modelador de procesos es una característica esencial de una solución de software BPM. Un modelador de procesos permite a los usuarios diseñar procesos de negocio utilizando una función intuitiva y fácil de usar de arrastrar y soltar. Los usuarios pueden arrastrar y soltar tareas y puntos de decisión directamente en el lienzo de modelado. También se pueden agregar elementos adicionales como formularios, usuarios y conectores de datos. También es importante que los usuarios puedan probar sus nuevos diseños de procesos. Esto se logra con un motor de validación de procesos. Los motores de validación de procesos permiten a los usuarios probar sus nuevos diseños de procesos para garantizar que funcionen antes de la implementación. [cta title="Pruebe la plataforma de automatización de procesos de negocio inteligente n.º 1 para empresas" link_text="Comience su prueba gratuita" link="/request-demo"] ProcessMaker ofrece un software de gestión de procesos de negocio de código bajo líder en la industria que brinda a las organizaciones acceso a potentes herramientas de modelado de procesos de negocio. ProcessMaker ha ayudado a organizaciones de todo el mundo a transformar sus procesos de negocio.
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