¿Puede el procesamiento inteligente de documentos aumentar la hiperproductividad?
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¿Puede el procesamiento inteligente de documentos aumentar la hiperproductividad?
El procesamiento inteligente de documentos (IDP) es una de las tres principales herramientas de inteligencia artificial que encabezan las listas de éxito de automatización. Hoy en día, casi 4 de cada 10 organizaciones lo son Poner a prueba proyectos relacionados con los desplazados internos.
La automatización inteligente de procesos con infusión de IA como IDP es tan favorecida que McKinsey establece un nueva prioridad para altos ejecutivos en 2024: encuentre formas sin explotar de superar a los competidores que manipulan tecnología similar.
Ya no lo es si estás usando hiperautomatización, pero cómo lo estás usando. Cuando todo el mundo clama por darle un giro único a una estrategia generalizada, Hiperproductividad es la forma en que los principales líderes de automatización están obteniendo ganancias que otras organizaciones están perdiendo.
¿Qué es el procesamiento inteligente de documentos?
Procesamiento inteligente de documentos (IDP) es una rama de herramientas de inteligencia artificial y visión por computadora reconfigurada para empresas. Todos los días vemos tecnologías similares en juego. Los coches semiautónomos pueden diferenciar entre contenedores de comida rápida desechados y K-rails. Nuestros teléfonos inteligentes organizan automáticamente las fotos de la tía Jeanine y nuestra mejor amiga de la universidad en álbumes separados.
Usando lo que se llama Reconocimiento óptico de caracteres (OCR), IDP puede extraer información del mundo real y ayudar a las computadoras a darle sentido. Cargue una solicitud de hipoteca y IDP podrá “leer” su contenido para extraer automáticamente información como nombre, dirección y número de seguro social. Utiliza un conjunto de ojos digitales para eliminar información importante en documentos impresos, fotografías y documentos escaneados—, todo sin intervención humana. IDP es la mejor y más intuitiva alternativa a la automatización robótica de procesos (RPA).
Otra tecnología, Procesamiento del lenguaje natural (PNL) le da al IDP incluso más poder que un escaneo convencional. Has visto esto haciendo girar las ruedas de herramientas de inteligencia artificial como ChatGPT y Google Gemini. IDP no sólo recopila hechos de los documentos sino que también puede comprender su contexto.
¿Esta reseña del cliente es positiva o negativa?
Nunca he visto un documento con un formato como este, pero comparte suficientes similitudes con otros acuerdos como para saber que es un contrato.
Estas son solo algunas formas en que los desplazados internos razonan con documentos para ayudar a su equipo a organizar, buscar y dar sentido a sus datos.
Hiperproductividad y procesamiento automatizado de documentos
Con IDP, el contenido del documento se convierte en fácilmente utilizable. Junto con otras tareas automatizadas, puedes editarlo, buscar dentro o copiarlo y pegarlo en otra ubicación. Los documentos más importantes para su organización —solicitudes, formularios de solicitud, notas de reuniones, facturas— se introducen instantáneamente en sus sistemas en un instante.
IDP es un experto en inteligencia artificial que lee y organiza todo tipo de datos. Puede ser un documento estructurado, donde la información normalmente aparece en el mismo lugar. Piense en un recibo que un empleado presenta para su reembolso.
Normalmente, el nombre de la empresa aparece en la parte superior y los artículos y sus costos se organizan debajo. Incluso antes de la era de la IA en todas partes, los robots de software, como RPA, tenían éxito extrayendo datos de documentos rígidamente organizados.
Pero IDP va un paso más allá al dominar datos no estructurados, también. Por ejemplo, puede identificar automáticamente información en un documento poco estructurado, como una imagen. Compruébelo usted mismo: tome una foto de un número de teléfono con su teléfono inteligente y le pedirá que lo marque. O bien, prueba de conducción Herramienta de extracción de datos con inteligencia artificial de ProcessMaker con una identificación propia.
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Ahora piense en esto a nivel de toda la organización, revisando millones de documentos para identificar la información exacta que necesita. Luego, ejecute una acción establecida en función de sus hallazgos. IDP incluye contenido de documentos en sus procesos.
Imagínalo en acción:
Extraer detalles de una factura en papel: Luego, la información fluye a través de un flujo de trabajo de pago automatizado. El sistema sabe automáticamente cuánto cuesta la factura —$400— y decide qué hacer en función de los datos extraídos por IDP.
Su motor de reglas paga facturas inferiores a $500 automáticamente. Voila—Escaneado, validado y pagado sin ningún problema. (Intentar Construyendo su propio proceso de aprobación de facturas ¡sólo describiendo lo que necesitas en pocas palabras!)
Complete una base de datos de clientes con formularios escritos a mano: Desde cooperativas de crédito hasta consultorios médicos, muchas industrias todavía dependen de que los clientes completen el papeleo a mano. En lugar de codificar manualmente información como el número de teléfono y la dirección de correo electrónico—, simplemente déjelo en manos del desplazado interno. IDP extrae datos de forma intuitiva, incluso de aquellos clientes o pacientes que siempre confunden los campos del formulario.
Ejecute los detalles del cliente a través de Cheques de Conozca a su cliente: Los desplazados internos pueden extraer identificadores personales de miles de identificaciones emitidas por el gobierno, como pasaportes y licencias de conducir, de todo el mundo. En lugar de esperar a que un miembro del personal escriba manualmente un nombre en una base de datos contra el lavado de dinero, cree una secuencia de desplazados internos autónomos. IDP puede capturar detalles de los clientes y guiarlos a través de un proceso automatizado que consulta a estafadores conocidos—todo en segundos.
Con IDP, puede aumentar la apuesta por la automatización de documentos y comenzar a disfrutar del multiplicador de rendimiento de 2024’: hiperproductividad.
Beneficios de combinar el procesamiento inteligente de documentos y la hiperproductividad
Esta es la razón por la que los desplazados internos están aumentando las ganancias de hiperproductividad para 2024:
Sin herramientas de automatización, 60–73% de todos los datos empresariales pasa desapercibido o no se analiza. Desplazados internos habilidad para leer rápidamente miles de documentos Es una gran noticia para las organizaciones inundadas de datos. No sólo acabará haciendo mella en su cartera de procesamiento, sino que también podrá aumentar el tiempo medio de respuesta y, por tanto, la satisfacción del cliente. IDP también le ayuda a descubrir información creativa a partir de datos que antes eran inaccesibles— y a encontrar esas mismas joyas que podrían ser la clave para ser más astutos que la competencia.
El procesamiento manual supone una enorme pérdida de recursos. Un estudio revela que procesar facturas manualmente puede costarte hasta $9 cada uno. La IA y la automatización se unen para reducir costos a menos de $1,50, a menudo tambaleándose cerca de cero.
IDP promociona una tasa de precisión del 99%, lo cual es una gran noticia para las operaciones que dependen de la entrada manual de datos. Por otro lado, el 90% de las hojas de cálculo contienen errores. Desde la sobreventa de entradas para los Juegos Olímpicos de 2012 hasta la subnotificación de casos de COVID, los errores tipográficos inocentes a menudo se abren paso en fórmulas o comunicaciones con los clientes y desembocan en desastres.
Imposible encontrar documentos que devoren las ganancias de productividad. Un estudio revela que en una empresa de 2.000 empleados, 16.000 por semana lo son Desperdiciado revisando documentos incansablemente para obtener la información necesaria. Se produce una persecución salvaje; nadie está seguro de qué documento está más actualizado y una simple obtención de información puede convertirse en varios correos electrónicos de ida y vuelta. IDP pone la información correcta al alcance de todos los miembros del equipo.
KPN, una de las principales empresas de telecomunicaciones de Europa, tuvo que hacer frente al problema de la búsqueda inútil de documentos. Con una gran cantidad de contratos que mantener, almacenar copias en papel en archivadores ya no era viable. Los gerentes de ventas solicitaban ver los detalles de un acuerdo y la búsqueda estaba en marcha—el personal pasó horas buscando la versión actual.
Reconfiguraron su estrategia con un Mentalidad de hiperproductividad. Usando IDP, subieron 2 millones de contratos en papel a la nube. Mediante la extracción automatizada de metadatos, las versiones digitales se pudieron buscar instantáneamente.
Mejor aún, sus metadatos ahora lo eran inteligente. En lugar de simplemente extraer detalles básicos directamente del documento —como el título o el nombre del proveedor—, IDP aprendió sobre el documento a través del procesamiento del lenguaje natural. Los empleados de KPN podrían buscar pistas más matizadas en lugar de términos de búsqueda estrictos.
En lugar de acumular polvo en una oficina del sótano, El IDP arrojó datos de archivo a la luz, revelando nuevos conocimientos valiosos y aumentando la productividad general en todos los equipos.
La cantidad de documentos que ingresan rápidamente a su organización no va a disminuir: según todos los indicios, los datos aumentarán drásticamente durante la próxima década. El procesamiento y la gestión manual ya no son posibles y ya no hay lugar para errores humanos. Para asegurarse de no solo mantenerse por delante de la competencia sino superarla continuamente, IDP es el siguiente paso en su viaje de transformación digital.
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