Diferencias: Sistemas de gestión documental (DMS) y procesamiento inteligente de documentos (IDP)
Mientras estaba de vacaciones, la preocupación asaltó al autor Victor Hugo. Acababa de publicar su nuevo libro, Los Miserables, y desesperadamente quería saber las cifras de ventas. Laboriosamente, escribió una carta al editor. Aquí está la carta en su totalidad: ¡Hoy en día, una correspondencia comercial que contenga un solo símbolo parece inconcebible! El documento medio contiene docenas de puntos de datos como nombres de empresas e individuales, números de teléfono, direcciones de correo electrónico, fechas de contratos y más. La IDC estima que si pudiéramos almacenar los datos del mundo en DVD, acumularíamos una pila que te llevan a la luna 23 veces. ¿Cómo están gestionando las empresas este torrente de documentos? Para ayudar a agilizar este proceso, las empresas han recurrido a sistemas de gestión documental (DMS) y procesamiento inteligente de documentos (IDP).
Sistemas de gestión documental frente a procesamiento inteligente de documentos: ¿Qué hacen?
Las organizaciones de hoy en día se enfrentan constantemente a grandes volúmenes de datos, lo que dificulta el seguimiento de documentos e información importantes. Tanto el DMS como el IDP proporcionan a las organizaciones herramientas potentes para gestionar registros digitales, garantizando al mismo tiempo la precisión y la seguridad.
¿Qué es un sistema de gestión documental?
Sistemas de gestión documental se están convirtiendo en una parte cada vez más importante de las operaciones empresariales modernas. Son salas de archivo virtuales, que proporcionan una forma para que las empresas almacenen, organicen y recuperen documentos de forma segura y eficiente. Los sistemas de gestión documental ofrecen varias características:
Control de versiones
Pistas de auditoría
Seguimiento de cambios en documentos
Controles de acceso para que solo el personal autorizado pueda ver o editar ciertos archivos
Al utilizar sistemas de gestión documental, las empresas pueden simplificar sus procesos de flujo de trabajo y, al mismo tiempo, garantizar que toda la información relevante se mantenga segura y actualizada.
¿Qué es el procesamiento inteligente de documentos?
Procesamiento inteligente de documentos es más que un archivador digital: es como añadir un asistente virtual a tu equipo. El IDP es un tipo de tecnología que utiliza:
Procesamiento del lenguaje natural
Aprendizaje automático
La inteligencia artificial automatiza la tarea de extraer datos de documentos como detalles de clientes, descripciones de productos, facturas y más.
Los sistemas de procesamiento inteligente de documentos pueden procesar con precisión documentos no estructurados o semiestructurados en varios idiomas con una mínima intervención manual. También pueden detectar errores en los documentos y marcarlos para su corrección. Al aprovechar las tecnologías de procesamiento inteligente de documentos, las empresas pueden ahorrar tiempo y dinero, garantizando al mismo tiempo la precisión en sus operaciones.
¿Cuál es la diferencia entre DMS e IDP?
Los sistemas de gestión documental (DMS) se utilizan normalmente para almacenar, organizar y proporcionar acceso a documentos digitales creados en diversos formatos. El procesamiento inteligente de documentos (IDP) es una forma más sofisticada de gestión documental que utiliza algoritmos de aprendizaje automático para reconocer el contenido de diversos tipos de documentos. El IDP también aplica estructura y contexto a los datos que lee, lo que le permite clasificar y ordenar automáticamente la información dentro de un documento.
Diferencia clave n.º 1: Cómo manejan los datos no estructurados y semiestructurados
La principal diferencia entre DMS e IDP radica en cómo manejan los datos no estructurados o semiestructurados. Un rápido repaso: el contenido estructurado encaja perfectamente en una plantilla identificable. Por ejemplo, una hoja de cálculo tiene filas y columnas distintas. En cada tarjeta de crédito, encuentras el número y la fecha de caducidad en una posición similar. Este artículo que estás leyendo tiene un título y un autor obvios. Los datos no estructurados no siguen reglas preestablecidas ni se adhieren a una plantilla. Datos como informes, contratos, correos electrónicos, imágenes, vídeos y presentaciones son más abstractos, lo que dificulta que los ordenadores comprendan el contenido. El IDP es un experto en comprender la esencia del contenido, incluso el contenido no estructurado. Utiliza algoritmos avanzados para extraer información relevante de documentos no estructurados o semiestructurados, lo que facilita la gestión de grandes cantidades de datos de forma rápida y precisa. Por ejemplo, el IDP puede identificar frases clave dentro de un acuerdo o documento legal que pueden ser importantes para su revisión o cumplimiento. Por otro lado, el DMS requiere que los empleados etiqueten un documento entrante con pistas contextuales como metadatos para ayudar a los sistemas a categorizarlo. Esto puede hacer que sea difícil, o incluso imposible, procesar datos no estructurados de manera eficiente.
Diferencia clave n.º 2: Adiós a la entrada manual de datos, hola automatización
Otra distinción importante entre DMS e IDP es el nivel de automatización que ofrece cada uno. Mientras que el DMS se basa en la entrada manual de los usuarios, el IDP utiliza técnicas de inteligencia artificial como el procesamiento del lenguaje natural (PLN) para indexar automáticamente los documentos en función de su contenido. Esto permite un análisis más eficiente, ya que toda la información relevante se indexa inmediatamente en lugar de requerir la entrada manual por parte de los usuarios. Además, el IDP puede identificar patrones en múltiples documentos para descubrir rápidamente tendencias que de otro modo pasarían desapercibidas con los métodos tradicionales de gestión documental.
Finalmente, si bien ambos sistemas pueden ayudar a las organizaciones a gestionar grandes volúmenes de registros digitales, solo el procesamiento inteligente de documentos ofrece información sobre lo que contienen esos registros. El IDP no solo archiva documentos para su custodia, sino que puede comprender su contenido para ayudarte a tomar mejores decisiones. Con el IDP, puedes ver las relaciones entre diferentes conjuntos de datos, así como descubrir nuevas oportunidades de optimización y mejora de procesos dentro de tus flujos de trabajo.
¿Cuál es el adecuado para ti?
Tanto los sistemas de gestión documental como el procesamiento inteligente de documentos ofrecen ventajas distintas a la hora de gestionar grandes volúmenes de registros digitales. ➡️ Sistemas de gestión documental son archivadores supercargados. Son ideales para formatos estructurados como hojas de cálculo o bases de datos relacionales donde todos los campos de datos están predefinidos. ➡️ Procesamiento inteligente de documentos es como un asistente virtual especializado en procesamiento avanzado de documentos. Ofrece mayor flexibilidad al tratar con entradas no estructuradas como contratos o acuerdos legales. Los algoritmos de procesamiento del lenguaje natural automatizan la indexación y el análisis. En última instancia, la elección entre DMS e IDP debe basarse en las necesidades específicas de una organización en cuanto a niveles de automatización, cómo interactúan con conjuntos de datos no estructurados y el tipo de información necesaria del análisis de esos documentos. Para 2025, la IDC proyecta que la esfera de datos mundial explotará en un 118% más, lo que solo aumentará el número de documentos que su organización necesitará gestionar. Eso son más de 175 zettabytes de números de cuenta, cláusulas de contratos y nombres de empleados, muy lejos de la entusiasta respuesta de Albert Lacroix a la ansiosa consulta de Hugo: «!”
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