Procesamiento inteligente de documentos (IDP): el futuro de la automatización de documentos
¿Escanear documentos manualmente empieza a parecer una tarea ardua? ¿Está descubriendo que dedica más tiempo a tareas ocupadas que a tareas generales? Por suerte, hay una solución. El procesamiento inteligente de documentos (IDP) convierte la gestión de documentos de una tarea laboriosa a una tarea en segundo plano perfecta que se ejecuta principalmente en piloto automático. Este tipo de automatización documental utiliza herramientas como reconocimiento óptico de caracteres, modelos de aprendizaje automático e inteligencia artificial para leer archivos adjuntos, cargas, archivos y más. La tecnología proporciona a los sistemas informáticos los ojos que necesitan para comprender mejor la información y actuar en consecuencia. Con tantos proveedores de procesamiento de documentos inteligentes, escanear estos documentos se ha vuelto más fácil que nunca. Los datos son un obstáculo para empresas de todo tipo. Ya sea que esté en el sector de la salud o banca, gestionar un gran volumen de documentos es una de las principales responsabilidades de su organización. Los avances en inteligencia artificial e Internet de las cosas (IoT) sólo aumentan la afluencia de datos— y sin nuevas estrategias, conocimientos vitales terminan perdidos en la pila. En este artículo cubriremos los siguientes temas:
La definición de procesamiento inteligente de documentos (IDP)
Los beneficios de la automatización documental
¿qué tipo de documentos puede procesar IDP
Cómo elegir las mejores soluciones para desplazados internos
¿Qué es el procesamiento inteligente de documentos?
Escanear un documento en un escáner convencional produce una réplica en pantalla. Pero su computadora no sabe lo que está viendo— trata un recorte de prensa como si fuera una presentación ante la SEC. A partir de ahí, se necesita una cantidad significativa de trabajo manual y repetitivo para convertir el documento en algo utilizable. El software de procesamiento inteligente de documentos va más allá del escaneo tradicional para desglosar los datos contenidos en el documento. IDP realiza las tareas de recopilación, extracción, archivo y organización con las que un trabajador humano temería llenar sus días, como:
Completar formularios, hojas de cálculo o bases de datos
Generar un nuevo documento —como un informe de gastos a partir de un lote de recibos
Crear informes
Transferir información entre sistemas
Agregue una transcripción de correo electrónico o chat a un registro de cliente o paciente
Con IDP, los documentos hacen más que languidecer en sus sistemas. Se convierten en entidades vivientes que puedes utilizar para generar conocimientos, crear nuevos documentos e impulsar procesos automatizados.
¿Cómo pueden las empresas beneficiarse de la automatización documental?
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Aumentar la productividad: Un estudio realizado por un líder en gestión de proyectos señala que los empleados gastan El 70% de su tiempo en tareas fuera de sus habilidades y talentos. Al quitarles el trabajo administrativo de encima, puede liberar a más miembros del equipo para que participen en proyectos de planificación estratégica y pensamiento crítico. Reducir costes: McKinsey estima que la IA y el aprendizaje automático pueden asumir 45% de tareas administrativas agotadoras. Al automatizar la gestión de documentos, puede ahorrar tiempo y transferir recursos a actividades más creativas y generadoras de ingresos. Mejorar la precisión: Una solución de procesamiento de documentos inteligente de primera clase cuenta con una tasa de precisión del ≥ 99%. Esta estadística casi perfecta es el polo opuesto de las hojas de cálculo rellenas manualmente. Un estudio revela que el 90% de estos los queridos de datos contienen errores y a menudo son la causa de costosos errores (como cuando los Juegos Olímpicos sobrevendieron entradas de natación en 10.000 debido a un error tipográfico en Excel) El cambio a desplazados internos puede salvar a su organización de errores vergonzosos y costosos.
¿Qué tipos de documentos se pueden procesar con IDP?
IDP puede abordar los dos tipos de documentos más críticos: estructurado y desestructurado. Los documentos estructurados siguen plantillas repetibles. Por ejemplo, un EE.UU. El pasaporte coloca todos los detalles relevantes en ubicaciones precisas. Eche un vistazo a algunos y sabrá el procedimiento: sabrá dónde encontrar el nombre, la fecha de emisión y el lugar de nacimiento en futuros pasaportes que aún no haya visto. Ejemplos de documentos estructurados:
Encuestas de opción múltiple
Facturas
Recibos
Hojas de cálculo
Bases de datos de inventario
Por otro lado, los documentos no estructurados son más impredecibles. Son más de forma libre.
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Por ejemplo, el viajero podría presentar un artículo que escribió sobre su viaje. Puede contener imágenes, vídeos y palabras en diferentes lugares. Los sentimientos pueden ser positivos o negativos. La gran variedad hace que estos documentos sean más difíciles de leer para las computadoras. Ejemplos de documentos no estructurados:
Contratos
Transcripciones universitarias
Cartas escritas a mano
Tarjetas de comentarios de clientes
Registros médicos
Correos electrónicos
Transcripciones de chat en vivo
Publicaciones en redes sociales
Con IDP AI, puede lograr una alta calidad de datos para documentos en formatos estructurados y no estructurados.
Cómo elegir las soluciones adecuadas de procesamiento inteligente de documentos
Si recién estás comenzando, el enjambre de características técnicas de los desplazados internos puede resultar abrumador. Puede resultar complicado reducir la mejor lista de opciones de desplazados internos para su empresa. Estas cinco cualidades encabezan los principales proveedores de procesamiento inteligente de documentos.
Integración: Las estrategias exitosas de automatización de procesos de negocio se ven subrayadas por orquestación de procesos. Esta mentalidad une a todos los equipos y a toda su pila tecnológica bajo un mismo paraguas. La solución debe integrarse fácilmente con otras automatización de procesos de negocio tecnologías, como RPA y gestión del flujo de trabajo.
Precisión: Ningún desplazado interno puede ofrecer una precisión del 100%. Sin embargo, para evitar errores y problemas, investigue soluciones que aumenten una tasa de precisión del ≥ 99%. En ese 1%, usted puede orientar los sistemas para satisfacer las necesidades de su organización. Involucre a sus expertos en la materia para evaluar valores atípicos y ayudar a capacitar a los sistemas en nuevos tipos de documentos.
Agnóstico del documento: Para las grandes organizaciones, un IDP que se especialice en un tipo de documento no será suficiente. Una herramienta de automatización de documentos no debería ayudar a un departamento sino a todos los departamentos.
Admite una variedad de entradas: Incluso en la era digital, las empresas actuales necesitan manejar formularios y cartas escritos a mano. Asegúrese de que su solución para desplazados internos esté a la altura del desafío. Debería poder leer más que texto escrito — fuentes cursivas, extravagantes y estilos de escritura relajados.
Requisitos legales: La norma ISO 27001 es una necesidad. Los proveedores que han alcanzado este nivel de cumplimiento han sido certificados por terceros para ejercer medidas de privacidad extremas. Además, compre desplazados internos que cuenten con una herramienta de anonimización. Esto enmascara información de identificación personal, como los números de seguro social, para garantizar que no estén vinculados a personas específicas.
Su capacidad para manejar grandes cantidades de datos determinará el éxito empresarial a medida que nos acercamos a mediados de la década de 2020. Lo único que le impedirá aprovechar los desarrollos paralelos en IA como ChatGPT, Bard y Bedrock será la forma en que administre los datos existentes. Para preparar su organización para el Próxima ola de innovaciones espectacularesLa automatización de documentos debe convertirse en un foco clave en su pila de automatización empresarial. Es hora de trabajar hacia el futuro y adoptar soluciones intuitivas de procesamiento inteligente de documentos (IDP). Habla con nuestro equipo para encontrar el que mejor se adapte a su organización, incluso si no somos nosotros.
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