Muchas organizaciones siguen dependiendo de procesos basados en papel. Según una encuesta a trabajadores globales y profesionales de TI realizada por IDC, los desafíos y las ineficiencias de los documentos representan unPérdida de productividad del 21,3 %. Esta drástica caída de la productividad se debe en gran medida a la dificultad para localizar documentos y encontrar información. De hecho, los empleados tardan un promedio de 18 minutos en localizar cada documento y un estimado deEl 50 % de su tiempo búsqueda de información. La solución a estas ineficiencias requiere la implementación de procedimientos formales de gestión de documentos y la automatización del proceso a través de unsistema de gestión de flujos de trabajo de documentos. Con este sistema, las organizaciones pueden gestionar el flujo de documentos a lo largo de sus ciclos de vida. La capacidad de gestionar todo el ciclo de vida es una distinción clave entregestión de documentos frente a gestión de registros. Los metadatos de documentos operan en segundo plano para hacerlo todo posible.
¿Qué es metadatos de documentos?
Los metadatos de documentos son información no visual en un documento que proporciona contexto adicional. Por ejemplo, el autor del documento y la fecha en que se creó. También puede ayudar a clasificar los documentos. Por ejemplo, los usuarios pueden especificar si un documento es solo para uso interno o está disponible públicamente. Añadir metadatos a un documento ayuda a las organizaciones a simplificar la búsqueda y recuperación de documentos. Esto se debe a que las herramientas de búsqueda pueden clasificar los metadatos de los documentos mucho más rápido que escanear el texto completo de un documento. Además, los metadatos de documentos facilitan la clasificación, el enrutamiento, el almacenamiento y el control de los documentos.
