Los documentos impulsan casi todos los procesos comerciales. Desde los contratos que detallan las expectativas del cliente hasta facturas, órdenes de compra y recibos, existe un rastro de registros destinados a garantizar que las operaciones se desarrollen sin problemas. La mayoría de los formularios y documentos ahora se pueden preparar y almacenar en formato digital, lo que crea un enfoque simplificado para archivar y recuperar información. Sin embargo, muchas organizaciones siguen dependiendo de un flujo de trabajo de documentos manual. Desafortunadamente, el método manual tradicional presenta obstáculos importantes para el procesamiento preciso y eficiente de documentos.
Los desafíos de los flujos de trabajo de documentos manuales
Aunque las empresas se han adaptado completamente al uso de herramientas de comunicaciones electrónicas, como la mensajería instantánea y el correo electrónico, muchas personas todavía crean y administran documentos comerciales a través de un flujo de trabajo de documentos manuales obsoleto. Este método requiere que los miembros del personal dediquen el tiempo necesario para redactar versiones personalizadas incluso de los documentos más rutinarios. Cuando estos documentos en papel requieren revisión y/o aprobación de múltiples partes, las demoras y los errores son comunes. Los firmantes pasan documentos físicos de un lado a otro por toda la oficina, lo que aumenta la probabilidad de extraviar artículos. En situaciones en las que son necesarios cambios o correcciones, el tiempo necesario para completar todo el proceso de aprobación manualmente es sustancialmente más largo en comparación con flujos de trabajo digitales más eficientes. Determinar el estado de las aprobaciones en transacciones comerciales complejas presenta un desafío importante –, especialmente cuando involucran a múltiples partes interesadas. El seguimiento de la ubicación de los documentos físicos es particularmente difícil y la ausencia inesperada de una parte interesada clave puede descarrilar todo el proceso. Las organizaciones están recurriendo al flujo de trabajo de documentos digitales y a la tecnología de firma electrónica para simplificar y acelerar estos procesos.
Los beneficios de integrar firmas electrónicas en los flujos de trabajo de sus documentos
La transición a un flujo de trabajo de documentos digitales que se basa en firmas electrónicas agiliza toda la operación. La combinación de la facilidad de las firmas electrónicas con el poder de las plataformas dedicadas de gestión de procesos de negocio (BPM) puede generar los siguientes beneficios para sus flujos de trabajo de documentos:
