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7 pasos para crear un proceso de incorporación de empleados excepcional
Terminas de revisar cientos de currículums y realizar docenas de entrevistas. Finalmente, has encontrado al candidato perfecto, alguien que busca servir como algo más que el empleado n.º 427, sino producir un trabajo significativo que tenga un impacto duradero en tu organización. ¿Crees que es hora de abrir el champán y celebrar? Piénsalo de nuevo: el proceso de incorporación de empleados es donde la goma realmente se encuentra con el camino, una fase importante que determina si tu contratación estrella se queda o da media vuelta para salir por la puerta. Los estudios muestran que el 30% de las empresas se quedan al margen en lo que respecta al proceso de incorporación. Muchas organizaciones se pierden esta valiosa oportunidad de dar la bienvenida, impresionar y retener al mejor talento. Desafortunadamente, los nuevos empleados no están dispuestos a esperar mientras usted resuelve un proceso de incorporación desorganizado: una mala primera impresión envía al 64% de los nuevos empleados de vuelta a la búsqueda de empleo. Al ser interrogados sobre los beneficios laborales más deseables, los gerentes citan refrigerios gratuitos y escritorios de pie. Sin embargo, el principal impulsor de la satisfacción, la lealtad y la productividad de los empleados es apreciación. Los expertos revelan que los miembros del equipo quienes se sienten más apreciados en el trabajo pueden ser hasta un 50% más productivos. La incorporación es tu primera oportunidad para demostrar cuánto valoras el arduo trabajo de tu equipo. Un proceso ineficiente y caótico deja un sabor amargo. Entonces, ¿cómo creas una experiencia de incorporación que posicione a tu empresa como un lugar de trabajo fenomenal?
7 pasos para construir un proceso de incorporación de empleados que encantará a cada nuevo empleado
Un proceso de incorporación es más que cumplir con una lista de tareas. Es un momento crítico para mostrar la cultura y los valores corporativos de su empresa. Una experiencia de incorporación cálida, acogedora y oportuna integra a los nuevos empleados, dándoles una muestra inmediata de cómo trata a los empleados. Aquí le mostramos cómo hacerlo.
Un proceso de incorporación completamente abierto es tan malo como ningún proceso. Para obtener los beneficios de una experiencia de incorporación espectacular, debes establecer un cronograma y un conjunto de objetivos cristalinos. Hazte las siguientes preguntas:
¿Cuánto tiempo tomará todo el proceso? El proceso de incorporación típico puede durar entre 90 y 120 días. Es importante establecer puntos de inicio y fin en cada paso.
¿Cuáles son las conclusiones clave? ¿Qué quieres que aprenda tu nuevo empleado en este período? ¿Cómo debería sentirse? ¿En qué deberías ser competente al final de cada fase? Asigna un resultado rastreable a cada fase.
¿Cuáles son tus KPIs? ¿Cómo medirás el éxito? Crea objetivos concretos para cada paso para que después puedas determinar fácilmente qué áreas fueron un éxito rotundo y qué áreas necesitan mejorar.
Con estos objetivos como base de su estrategia, estará listo para construir una experiencia de incorporación que los nuevos empleados adorarán.
2. Preparar un kit de incorporación integral
Incorporar a un nuevo empleado requiere una estrecha coordinación más allá de su equipo inmediato. Debes involucrar a TI, seguridad, nómina, adquisiciones y más. Demuestra a los nuevos empleados que tu empresa está bien organizada (¡y es considerada!) preparando un paquete de bienvenida integral. Este kit debe incluir:
Políticas de la empresa
Beneficios de oficina
Presentaciones a los miembros del equipo y nombres importantes a conocer
Una comprensión de su estructura de gestión y a quién acudir cuando tengan preguntas
Un resumen claro del papeleo y otros formularios necesarios para RR. HH.
Una explicación detallada de las funciones laborales: Casi una cuarta parte de las personas que han dejado su trabajo dicen se fueron porque tuvieron problemas para entender las expectativas. Supera esta estadística escribiendo un dosier detallado de responsabilidades.
Qué esperar del proceso de capacitación: un cronograma, enlaces a videos, horarios preestablecidos para reunirse con diferentes gerentes
Si trabaja en una organización grande, estos documentos cambian con frecuencia. La plataforma de flujo de trabajo adecuada puede ayudar a garantizar que su kit de incorporación esté siempre actualizado. Las advertencias pandémicas someten a muchas organizaciones a mandatos de trabajo remoto y prohibiciones de viajes corporativos, por lo que es importante mantener siempre a los empleados informados sobre las últimas políticas. Definitivamente no tiene que hacer un seguimiento de todo esto manualmente; la automatización le brinda visibilidad completa de los pasos del proceso a través de los cuales se está moviendo cada contratación y también puede brindarles la oportunidad de proporcionar comentarios valiosos a lo largo del camino. Un sistema de gestión de documentos completamente digitalizado también facilita garantizar que los formularios sean siempre precisos y permite a los profesionales de RR. HH. acceder rápidamente a los documentos necesarios, incluso si trabajan desde casa.
3. Configurar una estación de trabajo lista para usar
Planifique proactivamente el éxito de su nuevo empleado. Necesitarán acceso al software adecuado y a todas las herramientas y equipos necesarios. No hay nada más desalentador que llegar el primer día y encontrar un escritorio abarrotado de un revoltijo de ordenadores y cables, o peor aún, ningún puesto de trabajo. Si desea que los nuevos empleados empiecen a trabajar desde el primer día, tendrá que esforzarse. Siéntese con TI y adquisiciones con anticipación para asegurarse de que los ordenadores, teléfonos y todos los periféricos necesarios estén listos con mucha antelación. Resuelva las contraseñas de los ordenadores y del correo electrónico y asegúrese de que su nuevo empleado tenga acceso inmediato a todas las aplicaciones, software y bases de datos que necesitará para realizar sus funciones laborales. Un estudio de Microsoft ilustra la importancia de estos "pequeños esfuerzos"—un ordenador funcional y una dirección de correo electrónico lista para usar son formas rápidas de ganarse a los nuevos empleados. Si está incorporando a un empleado remoto, asegúrese de que todo el equipo llegue a su ubicación mucho antes de su fecha de inicio. Además, asegúrese de establecer expectativas claras sobre cualquier equipo personal que puedan usar y qué subsidios se ofrecen para cubrir cualquier brecha. Considere todos los aspectos del trabajo. ¿Hay áreas restringidas a las que necesitarán acceso? Trabaje proactivamente con su equipo de seguridad para asegurarse de tener las llaves o credenciales adecuadas listas el primer día. Tampoco olvide las partes divertidas del trabajo; si envía un correo electrónico para recopilar los pedidos de almuerzo del viernes por la tarde, asegúrese de agregar a los nuevos empleados al grupo de correo electrónico o al canal de Slack.
4. Crear una experiencia de primer día acogedora es lo más importante durante la incorporación de empleados
Dejar una buena impresión el primer día es la prioridad número 1 para fomentar una relación duradera con un nuevo empleado. Al igual que los agentes inmobiliarios reciben a los compradores potenciales arreglando una casa con plantas en macetas y decoración cálida, los procesos correctos 'escenifican' su empresa como un lugar de trabajo espectacular. Poner esfuerzo en hacer que un entorno desconocido se sienta como un hogar acogedor es una de las mejores maneras de complacer a un nuevo empleado; después de todo, el trabajo es donde pasamos un tercio de nuestras vidas. Utilice esta oportunidad para mostrar lo que hace especial a su empresa. Si presume de un ambiente de alta energía, asegúrese de que sus materiales de bienvenida y actividades del primer día lo reflejen. Si se enorgullece de la tecnología y la innovación, haga esfuerzos concertados para digitalizar el papeleo de incorporación en lugar de desechar una pila de formularios impresos que requieren firmas manuscritas. Esperemos que ya haya completado el paso de informar a su personal que se une una nueva persona al equipo. Anímelos a pasar a saludar o a contactarlos por Zoom para ponerle una cara amigable al nombre. Vaya más allá organizando un brunch de bienvenida o una cita virtual para tomar café, y póngalo en el calendario de todos. Intentar encontrar a última hora un horario que funcione para todos da una mala imagen, así que establezca la fecha y hora con mucha antelación.
5. Selecciona un mentor para cada nuevo empleado e involucra a todo el equipo
En la emoción de prepararse para un nuevo miembro del equipo, tampoco puede olvidar coordinarse con su personal actual. Asegúrese de que todos conozcan el nombre, el puesto y la fecha de inicio del nuevo empleado. No todos los gerentes directos son maestros de la mentoría individual, así que juegue con sus fortalezas y delegue a los miembros adecuados del equipo para que le echen una mano. Todos también deben comprender las responsabilidades del nuevo miembro del equipo, para que sepan exactamente cómo pueden ayudar durante el proceso de capacitación. Las empresas más grandes incluso juegan una especie de casamentero de co-working, proporcionando a los nuevos empleados una guía que se adapta bien a su personalidad y estilo de trabajo. En esta fase, es muy importante establecer objetivos de 30-60-90 días: hitos concretos hacia los que trabajar durante los primeros 30, 60 y 90 días en el trabajo. Cada objetivo debe alimentar un flujo de trabajo de la organización para que sea rastreable y medible al final de cada mes.
6. Proporcionar participación continua del equipo y acceso a más capacitación
Ya sea liderazgo, colaboración o comunicación, los mejores talentos nunca se duermen en los laureles; tienen una alta disposición para oportunidades de capacitación continua. Así que ofrezca seminarios y talleres siempre que sea posible. Pregunte a los empleados qué tipo de contenido es más valioso para ellos. ¿Qué temas o tecnologías sienten que los empoderarán en el lugar de trabajo? Al crear oportunidades de capacitación que reflejen las necesidades de los empleados, demuestra cuánto aprecia realmente sus contribuciones. Algunas organizaciones temen que capacitar a los empleados solo los califique para un mejor trabajo en otro lugar. No tema: el 94% de los empleados dice que en realidad quedarse más tiempo con una empresa que dispuestos a invertir en la capacitación de su carrera.
7. Mide los KPIs de tu proceso de incorporación de empleados
¿Recuerda los objetivos que estableció al principio? Aquí es donde revisa su progreso y se asegura de que usted y su equipo hayan alcanzado todos los KPI con gran éxito. En cada proceso de incorporación de empleados, siempre hay margen de mejora. Identifique qué pasos necesita reforzar y cuáles puede eliminar por completo. Un proceso de incorporación bien engrasado es más que cumplir con una lista de tareas. Es un momento crítico para mostrar la cultura y los valores corporativos de su empresa. Una experiencia de incorporación cálida, acogedora y oportuna integra a los nuevos empleados, dándoles una muestra inmediata de cómo espera que se trate a los compañeros de trabajo y a los clientes. No permita que su contratación estrella pase de la incorporación al despido tan rápido como se unió a su equipo; prepare el futuro de su empresa para el éxito con una experiencia de incorporación estelar que los nuevos empleados adorarán. [cta title="Descubra nuestras soluciones para procesos de recursos humanos" link_text="ProcessMaker para RR. HH." link="/solutions/departments/human-resources/"]
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