Destrucción de registros de empleados: ¿Cómo puede algo tan simple ser tan difícil?

Mi abuela se opone fanáticamente a la mayoría de las tecnologías modernas. Por supuesto, intentamos enseñarle el uso de equipos modernos como computadoras y tabletas, pero después de algunas lecciones sobre cómo elevar la presión arterial, nos dimos por vencidos. “Ya sabes lo que es” dijo después de una sesión particularmente frustrante que casi hizo llorar a un participante “Crecí en una época diferente. Todo lo que haces hoy queda registrado y almacenado para siempre.” No entendía qué tenía que ver eso con enseñarle a buscar el clima en su computadora, pero poco después decidimos cesar el fuego. Parecía la opción más saludable para todos. Pero tenía razón, ya que todo queda registrado y almacenado para siempre. Lo cual ofrece desafíos particulares para personas como usted y yo que trabajamos con archivos de personal que están sujetos a reglas estrictas sobre cuándo (¡y cómo!) Deberían ser destruidos. Como dije en mi blog anterior sobre cómo administrar los archivos de personal de los empleados de manera más eficiente, la destrucción de registros de los empleados es crucial para el mantenimiento adecuado de los registros. Todo el proceso de retención puede ser el que consume más tiempo en la gestión de documentos de RR.HH. y definitivamente uno de los más sensibles a errores. Para discutir plenamente este tema, tendré que tocar algunas puertas abiertas. Para aquellos que pongan los ojos en blanco mientras leen esto, lo siento de antemano. Pero por experiencia sé que es necesario decir esto. Cuando destruyes un documento, esto significa que no hay forma de recuperarlo nuevamente. Si queda completamente destruido, significa que si la reina de Inglaterra junto con todo el ejército británico intenta obligarte a devolver el documento, no podrás cumplir. La destrucción de documentos, e indirectamente el correcto mantenimiento de registros de los empleados, no significa ninguna de las siguientes cosas:

• Sí, tiré el documento. Está en el contenedor de basura de aquí.
• Por supuesto, destruí el documento, aunque tengo un archivo de respaldo que contiene todos los documentos que alguna vez estuvieron en el sistema.
• Sí, destruí el documento.... Aunque ya hice una copia antes. Puedo conservarlo, ¿verdad?
• Por supuesto que se ha ido. Tomé una foto por si la necesito más tarde.
• Casi lo pongo en la pila para poder destruir todos los documentos juntos.

Si bien la mayor parte de la retención indecente ocurre con las mejores intenciones, sólo podemos juzgar el resultado. Si su proceso de destrucción de documentos no garantiza que los documentos permanezcan privados, no hace que ya no sean legibles, y/o es su proceso de retención no es lo suficientemente bueno. Ahora que hemos cubierto esa parte, que no es tan redundante como puede parecer, la pregunta sigue siendo ¿qué hacer entonces? El siguiente paso depende del tipo de administración que mantengas, digital o física. Por ahora dejaré de lado una mezcla entre ambas administraciones, que comentaré en un blog posterior. Tanto el enfoque digital como el físico tienen sus propios desafíos y ventajas.