Automatización empresarial: qué, por qué y cómo en 2024
La automatización se ha convertido en un componente crucial de las operaciones comerciales, transformando significativamente las prácticas en diversas industrias. Las organizaciones no sólo están automatizando tareas administrativas rutinarias sino que también abordan procesos de toma de decisiones más complejos. Sin embargo, este es sólo el comienzo del viaje. Según una investigación de Goldman Sachs, hasta el 25% de todo el trabajo podrían ser automatizadas con la ayuda de IA generativa. En este artículo, exploraremos la automatización empresarial y su papel en la racionalización de las operaciones y la mejora de la productividad.
¿Qué es la automatización empresarial?
La automatización empresarial se puede describir como el uso de software y tecnologías como la automatización robótica de procesos (RPA), inteligencia artificial (IA), aprendizaje automático (ML), etc. para automatizar de manera integral los procesos de negocio. Una plataforma de automatización empresarial es crucial para integrar estas tecnologías y garantizar una automatización perfecta en diversas funciones comerciales. Dichas tecnologías pueden ayudar a mejorar la toma de decisiones estratégicas, reducir el trabajo manual, disminuir los errores y aumentar la eficiencia del trabajo. La automatización empresarial se puede aprovechar en cualquier unidad y función y no se limita a una industria específica.
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Panorama del software de automatización empresarial
Cómo construir una estrategia de automatización empresarial
El camino de la automatización empresarial puede diferir de una empresa a otra dependiendo de su tamaño, estructura de TI y nivel de automatización. Sin embargo, la estrategia general sigue siendo la misma y se puede resumir de la siguiente manera:
Revisar y descubrir de forma integral los procesos de negocio en la organización.
Identificar las partes del negocio que se pueden automatizar.
Encontrar tecnologías de automatización adecuadas para cada proceso.
Construir una hoja de ruta para la implementación de actividades de automatización.
Gestionar iniciativas de automatización a nivel de empleado.
Dar seguimiento a las actividades de automatización y evaluar su efectividad.
Evaluación de procesos de negocio para la automatización
La evaluación de procesos de negocio para la automatización es un paso crucial en la implementación de la automatización empresarial. Implica identificar áreas donde la automatización puede aportar el mayor valor, evaluar la complejidad de los procesos y determinar el retorno de la inversión (ROI) potencial. Aquí hay algunas consideraciones clave al evaluar procesos de negocio para la automatización:
Identificar tareas manuales. Comience por identificar tareas que sean repetitivas, requieran mucho tiempo y sean propensas a errores. Estas tareas manuales son candidatas principales para la automatización, ya que pueden beneficiarse significativamente de una mayor eficiencia y precisión.
Evaluar la complejidad del proceso. Considere la complejidad de cada proceso, incluida la cantidad de pasos involucrados, la cantidad de personas que participan y el nivel de toma de decisiones requerido. Los procesos más simples pueden ser más fáciles de automatizar, mientras que los flujos de trabajo más complejos pueden necesitar soluciones de automatización avanzadas.
Determinar el ROI potencial: Calcule los posibles ahorros de costos, ganancias de productividad y otros beneficios que la automatización puede aportar a cada proceso. Esto ayuda a priorizar qué procesos automatizar primero en función del retorno de la inversión esperado.
Considerar el impacto en los empleados: Evaluar cómo afectará la automatización a los empleados, incluido el potencial de desplazamiento laboral. Desarrollar estrategias para capacitar y mejorar las habilidades de los empleados para garantizar que puedan realizar la transición a roles de mayor valor agregado.
Evaluar la necesidad de integración: Considere si el proceso automatizado necesitará integrarse con otros sistemas, aplicaciones o fuentes de datos. Garantizar una integración perfecta es vital para el éxito de las iniciativas de automatización.
Al evaluar cuidadosamente los procesos de negocio para la automatización, las organizaciones pueden identificar oportunidades para mejorar la eficiencia, reducir costos y mejorar la experiencia del cliente. [cta title="Vea lo que Gartner tiene que decir sobre las tecnologías de automatización empresarial en 2024." link_text="Lea el whitepaper" link="/landing/gartner-business-orchestration-and-automation/"]
Tipos de automatización empresarial
La automatización empresarial abarca una gama de técnicas, herramientas y tecnologías diseñadas para automatizar de manera integral los procesos organizacionales. Incluye varias metodologías destinadas a optimizar los flujos de trabajo y minimizar el esfuerzo manual. En consecuencia, el viaje hacia la automatización empresarial varía de una empresa a otra, dependiendo de su nivel actual de automatización. La automatización de procesos de negocio (BPA), la automatización robótica de procesos (RPA) y la automatización inteligente (IA) son tres tipos clave de automatización empresarial. Al consolidarlos, se obtiene la Tecnología de Orquestación y Automatización Empresarial (BOAT). Exploremos con más detalle:
Automatización de procesos de negocio (BPA)
BPA incluye la automatización de cualquier cosa, desde tareas simples hasta flujos de trabajo complejos de varios pasos. Las herramientas de automatización empresarial desempeñan un papel crucial en BPA al automatizar tareas repetitivas y permitir que los empleados se centren en actividades más estratégicas. Por lo general, son automatizaciones básicas de código bajo o sin código y soluciones sencillas introducidas por los empleados para satisfacer sus propias necesidades. Un ejemplo de la automatización más simple para marketing podría ser el uso de software para programar y publicar automáticamente publicaciones en redes sociales en momentos determinados. La automatización de flujos de trabajo de varios pasos para el equipo de ventas podría incluir la divulgación automática de clientes potenciales en varios puntos de contacto. [cta title="El mejor software de automatización de procesos de negocio para optimizar y automatizar sus procesos complejos" link_text="Aprende más" link="/"]
Automatización robótica de procesos (RPA)
RPA es una tecnología de automatización empresarial que ayuda a automatizar tareas manuales repetitivas. Ha ido ganando popularidad en la última década con varios grandes proveedores como UIPath ingresando al mercado. RPA utiliza robots de software para imitar acciones humanas a través de scripts preprogramados. Generalmente se utiliza para unidades como servicio al cliente, ingreso de datos y otras tareas similares de mayor volumen.
Automatización Inteligente (IA)
Automatización inteligente es un enfoque holístico para automatizar las tareas y procesos dentro de la organización utilizando el poder de la IA y herramientas como RPA y el procesamiento inteligente de documentos (IDP) para automatizar tareas mundanas. A veces se la denomina hiperautomatización, término acuñado por Gartner.
Tecnología de Orquestación y Automatización Empresarial (BOAT)
BARCO es un término introducido recientemente que marca un avance notable en el sector de la automatización empresarial. Su finalidad no es sólo gestionar procesos sino también orquestarlos con mayor sofisticación. Cuenta con IA integrada como componente central y enfatiza una experiencia adaptativa y fácil de usar que puede adaptarse a las necesidades comerciales cambiantes.
Beneficios de la automatización empresarial
La automatización empresarial conlleva una serie de beneficios, y estos son solo algunos de ellos:
Mejora de la satisfacción del empleado. Al eliminar el trabajo repetitivo y monótono, las personas pueden realizar un trabajo más interesante y tener menos actividades aburridas y rutinarias.
Servicio al cliente enriquecido. La automatización empresarial puede ayudar a mejorar el servicio al cliente al mejorar los tiempos de respuesta, aumentar la consistencia y la precisión en la prestación del servicio.
Mejora de la productividad y la efectividad del trabajo. Cuando las tareas de bajo valor son realizadas por el software, las personas tienen más tiempo para actividades de mayor valor.
Reducción de errores y mejora de la precisión. La automatización empresarial ayuda a ejecutar tareas sin el riesgo de error humano.
Eficiencia de costos. La automatización de ciertas actividades puede generar ahorros de tiempo, donde las personas se centran más en iniciativas estratégicas y dedican menos tiempo a tareas que consumen mucho tiempo.
Tecnologías emergentes que impulsan la automatización empresarial
El mundo de la automatización empresarial está en constante cambio, con tecnologías emergentes que hacen que sea más rápido y fácil automatizar incluso los flujos de trabajo más complejos. Algunas de las tecnologías o métodos destacados incluyen:
Inteligencia de procesos: Un enfoque holístico para comprender los procesos, flujos de trabajo y tareas dentro de la organización. Uno de los enfoques notables en inteligencia de procesos es utilizar la herramienta híbridaAPI de trabajo para lograr transparencia en las operaciones. Combina las capacidades tanto de la minería de procesos como de la minería de tareas.
Minería de procesos: Una herramienta de mapeo de procesos que ayuda a identificar áreas de mejora y automatización.
Minería de tareas: Una herramienta de seguimiento de tareas que brinda información sobre cómo los empleados utilizan los sistemas y herramientas.
RPA: Los robots de software ayudan a automatizar procesos manuales simulando las actividades repetitivas que los empleados realizarían por sí mismos.
Chatbots y asistentes de voz: tecnologías impulsadas por PNL que pueden automatizar las interacciones de servicio al cliente.
Superando desafíos comunes
La implementación de la automatización empresarial puede ser un desafío, y las organizaciones a menudo enfrentan obstáculos comunes que pueden obstaculizar el éxito de sus proyectos de automatización. Aquí hay algunos desafíos comunes y estrategias para superarlos:
Resistencia al cambio: Los empleados pueden resistirse a cambios en sus flujos de trabajo y procesos. Para superar esto, comunique los beneficios de la automatización, brinde capacitación y apoyo e involucre a los empleados en el proceso de automatización. Resalte cómo la automatización puede reducir las tareas repetitivas y manuales, permitiéndoles centrarse en actividades más estratégicas.
Complejidad técnica: Los proyectos de automatización pueden ser técnicamente complejos y requerir habilidades y experiencia especializadas. Para superar esto, asóciese con proveedores experimentados, invierta en la capacitación de los empleados y considere contratar expertos externos. Esto garantiza que su equipo tenga el conocimiento necesario para implementar y gestionar soluciones de automatización de manera efectiva.
Desafíos de integración: Integrar procesos automatizados con sistemas y aplicaciones existentes puede resultar un desafío. Para superar esto, elija herramientas que proporcionen integraciones preconstruidas, utilicen API y conectores e inviertan en experiencia en integración. La integración perfecta es crucial para el buen funcionamiento de los procesos automatizados.
Problemas de calidad de datos: La mala calidad de los datos puede obstaculizar el éxito de los proyectos de automatización. Para superar esto, invierta en iniciativas de calidad de datos, utilice herramientas de validación y limpieza de datos y establezca políticas de gobernanza de datos. Los datos de alta calidad son esenciales para realizar procesos automatizados precisos y confiables.
Seguridad y cumplimiento: Los proyectos de automatización deben cumplir con los requisitos de seguridad y cumplimiento. Para superar esto, asegúrese de que las herramientas y los procesos cumplan con los estándares de seguridad y cumplimiento, invierta en experiencia en seguridad y establezca políticas de gobernanza. Esto ayuda a proteger datos confidenciales y garantiza el cumplimiento normativo.
Al comprender los desafíos comunes y desarrollar estrategias para superarlos, las organizaciones pueden garantizar el éxito de sus proyectos de automatización empresarial y alcanzar sus objetivos.
El futuro de la automatización empresarial
Las organizaciones continúan implementando soluciones de automatización y, como tales, el futuro de la automatización empresarial parece prometedor. Podemos esperar que ingresen al mercado herramientas y tecnologías más innovadoras, que colectivamente pueden fortalecer el impacto que la automatización empresarial puede tener en las empresas. Dicho esto, la automatización empresarial ha sido una parte integral de la mayoría de las actividades de transformación digital, lo que permite a las empresas mejorar la eficiencia, reducir los costos y fortalecer las capacidades de toma de decisiones. [cta title="Vea cómo una empresa de energía redujo semanas de procesamiento a solo 48 horas con la ayuda de una herramienta de automatización empresarial." link_text="Lea el caso de estudio" link="/resources/customer-success/success/moni-pulo/"]
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