Todo lo que siempre has querido saber sobre la administración digital y en papel

Son frecuentes muchos los análisis que subrayan los desafíos y objeciones a la administración digital sin prestar atención a los aspectos positivos. Al mismo tiempo, se deja de lado una administración en papel, denominada fósil de antaño, sin ninguna ventaja sobre la administración digital. En realidad, ninguna de las dos cosas es cierta. Aunque vale la pena señalar que la mejora técnica está conquistando lentamente los viejos métodos. Muchas objeciones a este método disminuyen debido a soluciones mejor pensadas, una técnica de búsqueda mejorada y una mayor confiabilidad en general. Para ofrecer una visión clara, ahora se evaluará cada tipo específico de administración.

Administración de papel

Cuando hablamos de administración de papel, hablamos de almacenamiento físico de documentos. El cínico tendrá la idea de que casi todo el almacenamiento es, en esencia, físico. Sin embargo, para los fines de este blog, la definición inicial será suficiente.

Confianza

Un primer aspecto importante de la administración en general es la confianza. Me viene a la mente una cita de un famoso escritor francés, Gustave Flaubert: “No hay verdad. Sólo hay percepción.”. Esto es específicamente cierto en el caso de la confianza. La percepción de cuán seguro, preciso o útil es un sistema vale más que la cantidad de estas cosas que realmente es. Los métodos de administración del papel tienen una larga trayectoria. Durante cientos de años esta técnica ha sido suficiente y siempre fue suficiente. En los últimos tiempos, no se han registrado grandes escándalos con la administración “normal” del periódico, pero sí muchos con la administración digital, incluidos los periódicos de Panamá, los periódicos del paraíso y la filtración de miles de documentos digitales por parte de Wikileaks. Junto con las filtraciones de datos, los números de tarjetas de crédito y direcciones de correo electrónico robados, que se denuncian con frecuencia, no es de extrañar que existan dudas sobre un enfoque digital.

Fiabilidad

Al igual que la confianza, la confiabilidad es un argumento subjetivo a favor de la administración del papel. Esto no significa que deba considerarse inválido, sino más bien con el debido escepticismo. La sensación de fiabilidad de la administración del papel surge de la comprensión de lo que sucede con un documento una vez almacenado. Lo que significa que en la mayoría de los casos no pasará nada. Un documento se coloca en una carpeta y luego se sacará de la carpeta. Si bien esto es claro y sencillo, un proceso digital hace que esta parte sea invisible. Incluso si el proceso es exactamente el mismo, se almacena un documento y algún tiempo después se saca de la carpeta, la falta de transparencia disminuye la confiabilidad. El proceso simple garantiza que un documento seguirá estando disponible una vez almacenado. Y cuando se destruya no estará disponible. Esta franqueza confiable es atractiva y sirve como una fuerte compensación por algunas de las desventajas de esta forma de mantenimiento de registros de los empleados.