Cómo evaluar flujos de trabajo mediante diagramas de flujo
Hay numerosos ejemplos de empresas que se sienten abrumadas por tareas y trabajo. La experiencia general es que no hay suficientes horas en el día para completar todo. Incluso con todas las teorías y prácticas sobre la optimización de procedimientos, se necesita acción y organización para implementar los pasos correctos. Aunque el desarrollo de flujos de trabajo eficientes puede ayudar a ahorrar tiempo y los costos asociados de los procesos redundantes. Sin embargo, no todos los flujos de trabajo son iguales, deben evaluarse. En este artículo, analizaremos la evaluación de flujos de trabajo mediante diagramas de flujo. Exploraremos los beneficios de los diagramas de flujo y describiremos cómo iniciar el proceso.
Definir el flujo de trabajo
Un flujo de trabajo puede describirse como una descripción general de un proceso de negocio específico. Detallará cómo se completan las tareas de principio a fin. Por lo general, también designa qué empleado es responsable de varias tareas en diferentes puntos del proceso. Antes de definir un flujo de trabajo, debe evaluarse para identificar componentes críticos dentro del proceso de negocio. ¿Cómo son útiles los flujos de trabajo? Bueno, ayudan a los miembros del equipo a comprender qué papel desempeñan para garantizar que el trabajo se complete. Los flujos de trabajo también ayudan a crear una mejor colaboración entre los departamentos participantes. Una vez utilizados principalmente en el sector manufacturero, los flujos de trabajo ahora se utilizan en todas partes, desde agencias gubernamentales hasta minoristas. Los flujos de trabajo se han confundido con los diagramas de flujo, que son las ilustraciones reales de un flujo de trabajo y un diagrama utilizado para representar un proceso. A menudo, los diagramas están diseñados para ser fácilmente comprensibles utilizando formas como óvalos, diamantes y rectángulos. Estas formas están conectadas por flechas para transmitir secuencia y flujo. Además, se pueden dibujar a mano o animar digitalmente con múltiples secuencias y rutas. Los diagramas de flujo son utilizados comúnmente tanto por personas técnicas como no técnicas. Otros nombres que se han utilizado para describir un diagrama de flujo incluyen mapa de procesos, diagramas de flujo de procesos, diagramas de actividad y flujogramas de procesos.
Beneficios de los diagramas de flujo
Es importante visualizar todos los pasos requeridos de una tarea, y aquí es donde un diagrama de flujo puede ayudar. Cada diagrama de flujo se compone de acciones específicas, junto con las personas responsables de implementar esas acciones. También hay entradas y salidas. Aquí hay algunos otros beneficios:
Uno de los beneficios más importantes de los diagramas de flujo es la capacidad inherente de comprender el flujo de trabajo basándose en formas y flechas simples.
Comunicación rápida
En lugar de tener reuniones prolongadas intentando explicar cada paso de un proceso de negocio, los diagramas de flujo pueden ofrecer claridad inmediata.
Coordinación activa
Para los interesados y programadores de procesos de negocio, un diagrama de flujo secuencia eventos y ayuda a mitigar tareas innecesarias con el objetivo de ahorrar tiempo.
Mejorar la eficiencia operativa
Los diagramas de flujo son una gran ayuda para la eficiencia, ya que enumeran cada paso necesario para completar un proceso. Al mismo tiempo, también puede eliminar pasos y errores para que el proceso sea lo más eficiente posible.
Evaluación efectiva
Utilizando la representación visual que proporciona un diagrama de flujo, los problemas se pueden analizar de manera más eficiente. Basándose en los símbolos, los espectadores pueden ver el principio y el final de un proceso, el punto en el que se debe tomar una decisión y qué acciones se toman. Un diagrama de flujo también puede comunicar qué datos deben guardarse y cómo deben almacenarse.
Resolver problemas rápidamente
Con un diagrama de flujo, puede desglosar un problema en partes comprensibles. Hace que cualquier problema inminente sea más distinto para que pueda abordarse en consecuencia.
Enfócate en la estrategia
A medida que los procesos se vuelven más eficientes, tanto los gerentes como los empleados pueden pasar menos tiempo preocupándose por las operaciones diarias y, en cambio, dedicar más tiempo a trabajos estratégicos que ayuden a hacer crecer el negocio.
Crear un rastro de auditoría
Especialmente cuando se utiliza una solución de software, se pueden mantener registros digitalmente junto con actualizaciones sobre el progreso y la finalización, como quién completó la tarea, cuándo se completó y si se realizaron modificaciones. Este tipo de rastro de auditoría es útil para evaluar flujos de trabajo y para el cumplimiento de normativas.
Cuando utiliza un diagrama de flujo, el objetivo es la transparencia. La terminología utilizada en el diagrama de flujo debe mantenerse lo más simple posible para evitar cualquier confusión potencial. Luego, debe estandarizarse y usarse de manera consistente para un efecto óptimo. Mapear los procesos y asignar propietarios facilita que todos comprendan su función. Los diagramas de flujo son beneficiosos en cualquier sector empresarial, ya que pueden:
Analizar procesos
Estandarizar procesos de negocio
Ayudar a determinar cuellos de botella
Ayudar a los empleados a comprender otros componentes del negocio
Eliminar redundancia
Diagramas de flujo en industrias
Ahora, veamos cómo aplicar un diagrama de flujo en diversas industrias.Ventas:
Graficar una encuesta
Diagramar todo el ciclo de ventas
Graficar flujos de registro de clientes
Organizar un plan de relaciones públicas en caso de emergencia
Comunicar procesos de investigación
Fabricación:
Comunicar los componentes químicos y físicos de un producto
Diagramar el inicio y el final de un proceso de fabricación
Detallar ineficiencias
Educación:
Detallar los cursos requeridos y los requisitos del título
Planificar planes de lecciones
Sintetizar proyectos grupales
Estructurar procesos de aula
Demostrar los pasos de varios experimentos
Aclarar procesos científicos
Graficar procesos biológicos
Explicar teorías
Negocios:
Definir procesos de adquisición
Graficar el conjunto de tareas diarias de un empleado
Graficar el viaje del cliente
Detallar planes de negocio actuales
Documentar los pasos necesarios para lograr el cumplimiento normativo
Mostrar cada componente involucrado en una venta
Ingeniería:
Comunicar un flujo de trabajo de ingeniería inversa
Diseñar procesos de planta
Coordinar el ciclo de vida de una estructura
Diseñar un prototipo
Al modelar un diagrama de flujo, tendrá cuatro componentes: Actividades, actores, estados y resultados. Los actores incluyen a los empleados responsables de tareas específicas. Las acciones representan cada paso del proceso. Las actividades describen las tareas que deben completarse antes de pasar al siguiente paso del proceso. Además, cada paso tiene un "estado" y un resultado, que son los resultados. Documentación del proceso de flujo de trabajo es fundamental para gerentes de proyectos, profesionales e investigadores por igual, ya que ofrece una hoja de ruta para el futuro, aumenta la transparencia y la reproducibilidad, y permite el análisis de datos dentro del ciclo de vida de los datos. Para las empresas, los diagramas de flujo son un componente crítico para facilitar hojas de ruta, transparencia de procesos, evaluación de procesos y reproducibilidad de procesos.
Símbolos en un diagrama de flujo
Al crear un diagrama de flujo, es común usar cuatro símbolos específicos, conectados por flechas, para demostrar la secuencia:
Los círculos alargados se utilizan al principio y al final de un proceso.
Los rectángulos significan acciones e instrucciones.
Los diamantes enfatizan cuándo se debe tomar una decisión.
Los paralelogramos se utilizan para describir tanto la entrada como la salida, que pueden consistir en materiales, servicios o empleados.
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Sin embargo, existen otras formas avanzadas, como un rectángulo marcado con líneas paralelas a los lados para identificar un flujo de trabajo preexistente que ya se ha trazado en otro lugar. Además, un rectángulo con bordes superiores cuadrados indica el inicio o el final de un paso repetido dentro del proceso de negocio. Y puede usar un rectángulo con un borde derecho curvo para indicar un retraso. Es útil tener en cuenta que el diagrama de flujo debe mantenerse simple para garantizar que el mensaje se transmita con la mayor claridad posible. Si bien puede usar una multitud de símbolos variados, más no siempre es mejor o necesariamente eficiente.
Crear el diagrama de flujo
Tendrá que dibujar el diagrama de flujo. ¿Cómo? Bueno, hay tres métodos comunes: Adopte el enfoque manual usando un bolígrafo y papel. Esta opción es bastante sencilla, aunque puede ser descuidada y consumir mucho tiempo. También puede utilizar software inteligente de gestión de procesos de negocio (iBPMS) para crear procesos digitales para una evaluación más detallada de sus flujos de trabajo, completa con ejecución automatizada de procesos. Ahora es el momento de crear finalmente su diagrama de flujo utilizando los siguientes pasos:
Identificar todas las tareas
Desglose cada tarea en un proceso de negocio según el orden cronológico. ¿Qué sucede en cada punto? ¿Se necesita tomar una decisión o se requieren aprobaciones para pasar al siguiente paso? Piense en los empleados que iniciarán el proceso por primera vez. ¿Cómo puede trazar un diagrama de flujo para principiantes que sea fácil de entender? Verifique que cada parte interesada pueda comprender las formas y las secuencias.
Organizar cada tarea
A continuación, comience su diagrama de flujo dibujando la forma de círculo alargado y etiquetándola como "Inicio".
Dibuje la forma de círculo alargado como punto de partida. A continuación, recorra todo el proceso. Documente cada acción en orden. Utilice flechas para conectar las formas y representar el flujo. Cuando se deba tomar una decisión, dibuje una flecha hacia un rombo de decisión con cada solución potencial. Luego, clasifique cada flecha con la decisión específica tomada. Utilice la forma de círculo alargado una vez más al final del proceso con la palabra "Fin".
Probar el proceso
Una vez que haya creado su diagrama de flujo, es hora de probar su validez. Quiere asegurarse de no haber omitido ningún paso y de que estén secuenciados correctamente. ¿Son precisas todas las decisiones? ¿Hay otras decisiones que deban designarse? También desea compartir su diagrama de flujo con otras partes interesadas para recibir sus comentarios. Este es el momento de corregir cualquier omisión o problema.
Utilice el diagrama de flujo para evaluar flujos de trabajo
Ahora que tiene sus procesos documentados, siempre debe buscar áreas de mejora a través de una evaluación exhaustiva. ¿Hay algún paso innecesario que deba eliminarse? ¿Hay algún paso faltante que deba agregarse? ¿Hay cuellos de botella que puedan abordarse y eliminarse? ¿Están involucradas las partes interesadas adecuadas? ¿Hay tareas y decisiones que se beneficiarían de la automatización? Realice los cambios necesarios y continúe utilizando su diagrama de flujo para evaluar los flujos de trabajo. Recuerde, esto puede llevar tiempo. No espere expectativas poco realistas de cambiar procesos y hábitos de la noche a la mañana.
Comience con flujos de trabajo potentes y automatizados
Invariablemente, necesita evaluar constantemente sus flujos de trabajo para determinar oportunidades de mejora. Dibujar el diagrama de flujo es solo el comienzo. Una vez que haya creado sus formas y secuencias, querrá utilizar una plataforma automatizada que elimine la fricción entre sus herramientas y procesos de negocio para inducir una colaboración fluida. Cree procesos de aprobación automatizados sin necesidad de codificación compleja ni asistencia del departamento de TI. Inmediatamente, puede lograr mejoras significativas en los procesos de negocio automatizando tareas, decisiones y solicitudes de aprobación.
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