Reglamento general de protección de datos (RGPD) – Implementación para equipos de RRHH
El RGPD, para algunos un dolor de cabeza continuo, que lleva a los gerentes de recursos humanos simultáneamente a horas extras y locura, y para otros, bueno, ¿realmente hay personas fuera de la primera categoría? Aquellos que recientemente comenzaron con su preparación para el RGPD podrían tener una perspectiva pesimista sobre las próximas semanas, llenas de declaraciones de privacidad, procedimientos de filtración de datos, formularios y reuniones del RGPD. Entonces, ¿qué necesitas saber sobre esa temida fecha del 25 de mayo? Para ayudarlo a configurar el RGPD, aquí hay 6 ejemplos de preguntas y respuestas sobre el RGPD. La siguiente información no es un asesoramiento legal y sólo debe utilizarse con fines informativos y educativos.
1. ¿Qué tipo de datos tiene su organización?
¡Una pregunta sencilla, pero la respuesta puede ser más compleja de lo que crees! Los datos personales son cualquier dato relacionado con una persona dentro o fuera de su organización. Esto no se limita sólo a lo que hay dentro de su expediente personal. Eche un vistazo crítico a sus procesos: ¿qué hace cuando un empleado comienza a trabajar en su organización? ¿cómo va tu proceso de salida? ¿Sus empleados proporcionan datos personales en esos procesos o en cualquier punto intermedio? Mapear los datos que tiene en su empresa es el primer paso para una organización organizada y que cumpla con el RGPD. Además, este paso le ayudará a crear un proceso bien preparado y confiable en caso de que se filtren datos. Algunos puntos de atención:
“Tener datos personales de tu personal” no es lo mismo que “lo que almacené en el expediente personal”. Esté atento a los CV que se encuentran en cajones, documentos con nombres y direcciones de correo electrónico personales o contratos de primera versión con datos en ellos.
No olvide que los datos de los solicitantes, como nombres, números de teléfono privados y direcciones de correo electrónico, también están sujetos al RGPD y se comparten fácilmente entre la empresa en el proceso de solicitud sin pensarlo mucho. Realice un seguimiento de estos datos y elimínelos cuando corresponda.
Por lo general, los visitantes también extienden sus datos personales a la empresa que visitan. ¿Necesitan estar en una lista determinada para estacionar? ¿Necesitan obtener un pase de acceso? Todas estas acciones requieren el intercambio de datos personales. ¡No olvides a tus clientes y otros huéspedes!
¿Qué tipo de datos de personal almacena de sus clientes y proveedores? Lo más probable es que guardes sus nombres, direcciones de correo electrónico y números de teléfono en algún lugar, pero ¿qué más? Los documentos frecuentemente contienen datos personales, así que sea crítico con lo que recibe y almacena, ¡y sea consciente de su responsabilidad!
Es importante mapear qué datos compartes con otras organizaciones. Es un error común creer que no se comparten datos personales con otras organizaciones. En general, las empresas proporcionan cierta información al banco para pagar a sus empleados. Tal vez sus empleados necesiten estar asegurados contra robos, utilizar dispositivos electrónicos (tabletas, teléfonos móviles, computadoras portátiles, etc.), alquilar automóviles, utilizar suscripciones de transporte público o asistir a institutos educativos. Todas estas situaciones y organizaciones requieren el intercambio de datos de personal. El intercambio de datos en sí no está prohibido, pero debe ser conocido por las personas que los comparten. ¿Compartes sólo los datos necesarios? Por cada información que compartas, pregúntate: ¿es absolutamente necesario que reciban esta información? Algunos puntos de atención:
Se comparte mucha información con organizaciones gubernamentales como la autoridad fiscal y las oficinas de desempleo. También están sujetos al RGPD y también es necesario registrar el intercambio de información que usted comparte con ellos. Así que no olvides echar un vistazo a lo que compartes con ellos.
Normalmente, un proveedor recibe algunos datos personales de un empleado específico dentro de una organización. El nombre de su director oficial al solicitar material de oficina cuenta como datos personales.
Durante su investigación sobre el RGPD, es posible que piense: “Vaya, compartimos muchos datos. ¿Podemos siquiera hacer eso?” El hecho de que lo compartas no significa que por defecto estés haciendo algo mal. Las dos razones que permiten compartir datos con mayor frecuencia para las empresas son ‘requisito legal’ o ‘permiso’. Si no tiene ningún requisito legal para recopilar un tipo de información, probablemente la recopile sobre la base de un permiso. Si ese es el caso, no olvides pedir permiso.
3. ¿Quién sabe sobre el RGPD?
Asumir toda la responsabilidad de la privacidad a una sola persona es una bomba de tiempo. Simplemente porque una sola persona no puede ver todo lo que está sucediendo, detectar todas las amenazas a la privacidad y cumplir con todos los desafíos del RGPD. Su mayor recurso son las personas que lo rodean y que pueden hacer que su organización cumpla con las normas, pero ¿conocen el RGPD? ¿Qué significa esta regulación de la privacidad para su organización en un sentido práctico? Comparte tus conocimientos sobre la normativa GDPR con todos en la organización porque todo el mundo entra en contacto con datos personales: no sólo la administración, el director o tu reclutador, sino también los pasantes, el soporte informático y muchos más. Concientizar a todos los empleados sobre el RGPD reduce la posibilidad de dejar información personal en espacios públicos y proporciona una plataforma que genera información y señala situaciones de alto riesgo. Algunos puntos de atención:
Hablar con sus colegas sobre el RGPD no es la única forma de informarles, sino que también les recuerda la política de contraseñas que tiene, les notifica sobre las políticas de privacidad actualizadas y les pide su opinión sobre cualquier riesgo de privacidad que puedan reconocer.
4. ¿Qué haces cuando ocurre una fuga de datos?
Espere lo mejor, prepárese para lo peor. Por supuesto, el objetivo nunca debe ser filtrar ningún dato, pero siempre existe la posibilidad de que eso suceda. Es mejor asumir que es necesario informar sobre una fuga de datos. Debe haber preparado su procedimiento en caso de una fuga de datos con anticipación sabiendo cómo debe informar a sus clientes, empleados y/o proveedores en caso de una fuga de datos, quién es la persona de contacto dentro de su organización y quién es quien lo informa a las autoridades correspondientes, así como quiénes son las autoridades correspondientes. Algunos puntos de atención:
La pérdida de memorias USB, el robo de ordenadores portátiles, el olvido de un trozo de papel con datos personales en el transporte público o el descarte accidental de documentos que aún contenían información se consideran una fuga de datos. La única excepción a tener que informar una fuga de datos es cuando se trata de datos cifrados. Los datos cifrados no son datos personales y, en lo que respecta al RGPD, perder datos cifrados no se califica como una fuga de datos, siempre y cuando no hayas perdido la clave con ellos, porque si lo haces, estás hablando de una fuga de datos.
5. ¿Qué pusiste en papel?
Hay procedimientos, acuerdos, declaraciones y más, pero ¿los documentaste? Habrá situaciones en las que el personal interno no recuerde completamente los protocolos o no tenga suficiente capacitación, como cuando un nuevo empleado encuentra una fuga y no entiende cómo denunciarla. Por lo tanto, es importante invertir en documentación completa y asegurarse de que esté disponible para todos los que la necesitan. Haga visible su declaración de privacidad y cumpla con su RGPD. Algunos puntos de atención:
Es importante comprobar siempre cuáles son los requisitos de documentación obligatorios para su organización. Las organizaciones formadas por 250 o más personas requieren más documentación, como una base de datos de operaciones.
6. ¿Qué diferencia puede suponer un sistema de gestión de contenidos adecuado en el RGPD?
Es bueno que tengas las respuestas a todas las preguntas anteriores. Pero cumplir con el RGPD no termina ahí. Necesita herramientas potentes para garantizar que sus datos y procesos estén actualizados. Aquí, su sistema de gestión de contenidos puede marcar la diferencia. Creador de procesos IDP combina privacidad por diseño con una excelente experiencia de usuario y todo lo que necesita para encontrar, conservar y administrar su contenido por completo. Puedes almacenar todos tus documentos en una única ubicación segura y recuperarlos cuando lo necesites con un solo clic. Con la herramienta de anonimización y control de acceso basada en roles, puede asegurarse de que solo los usuarios autorizados puedan ver su información confidencial. Además, todas las acciones aplicadas a tus datos quedan registradas en el sistema por lo que en caso de una auditoría podrás demostrar fácilmente que cumples. El 25 de mayo no es el final, es sólo el comienzo de seguir un conjunto completamente nuevo de leyes.
Palabras finales
Como ocurre con muchas leyes, en los próximos años veremos nuevos desarrollos, enmiendas, fallos de jueces y tal vez adaptaciones completas del RGPD. Es fundamental comprobar periódicamente si usted sigue cumpliendo con las normas, si su documentación está actualizada y si sus compañeros siguen atentos en materia de privacidad. ¡Feliz RGPD!
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