Cada sistema escolar debería definir qué gastos de viaje de los empleados se reembolsan y cómo se les reembolsan los gastos, incluido el kilometraje. En muchos casos, los viajes a programas de capacitación y conferencias son un gasto reembolsable, siempre que el empleado registre el kilometraje y los gastos con precisión.
Al agilizar el proceso de reembolso de kilometraje, un sistema escolar puede reducir los errores en el proceso de reembolso y disminuir los costos involucrados en el procesamiento de las solicitudes de reembolso de kilometraje. La entrega manual de formularios en papel a las autoridades aprobadoras es una pérdida de tiempo y los formularios en papel, a diferencia de los electrónicos, pueden perderse o dañarse, lo que genera un gasto aún mayor. A continuación se muestran algunas formas en las que puede hacer que el proceso de reembolso de kilometraje para su sistema K-12 sea elegante y eficiente. Ofrezca opciones convenientes de seguimiento de kilometraje Escribir el kilometraje inicial y final ya no es la única forma de realizar un seguimiento del kilometraje. Algunos sistemas escolares designan cantidades de kilometraje entre ciudades, y otros pueden requerir que se realice un seguimiento del kilometraje real. Afortunadamente, las aplicaciones para iPhone y Android están disponibles gratuitamente para realizar un seguimiento del kilometraje, por lo que su personal no tiene que anotarlo. Otra forma de rastrear el kilometraje es utilizar Google Maps y recrear la ruta. Los distritos escolares pueden estipular que si la administración calcula el kilometraje de un empleado utilizando Google Maps, se elige la ruta más corta de forma predeterminada. Cuanto más conveniente sea el seguimiento del kilometraje, más eficiente será el proceso de reembolso del kilometraje. Una matriz de kilometraje ayuda a quienes viajan regularmente entre escuelas Si su distrito tiene maestros que viajan regularmente de una escuela a otra, use Google Maps para crear un matriz de kilometraje entre escuelas puede facilitar el seguimiento del kilometraje para el reembolso. En muchos sistemas escolares, especialistas como logopedas y profesores de materias especializadas como arte, banda y coro se comparten entre varias escuelas. La creación de una matriz de kilometraje que se pueda imprimir (o mostrar en una tableta) permite una documentación rápida y precisa para fines de reembolso de kilometraje. No atasque el proceso con formularios en papel Muchas cosas pueden salir mal con los formularios de reembolso de kilometraje en papel. Si los espacios en blanco son demasiado pequeños, la información puede resultar ilegible. El papel puede romperse, mancharse de café y perderse por completo, lo que genera mucho esfuerzo duplicado y desperdicio [caption id="" align="alignright" width="400"]
