Educación Superior: 5 razones para aprovechar la BPA
Cuando escuchamos sobre automatización e IA en las noticias de educación, generalmente se trata del impacto de ChatGPT en el ensayo universitario. Pero en la educación superior, las tecnologías automatizadas también están causando sensación en la oficina administrativa. Los líderes de la educación superior recurren cada vez más a la automatización de procesos de negocio para impulsar el procesamiento de solicitudes, mejorar la experiencia del estudiante y reducir la burocracia administrativa. ¿Qué es la automatización de procesos de negocio? Es el uso de la tecnología para automatizar todas las tareas manuales y repetitivas que agotan la eficiencia y retrasan los tiempos de procesamiento. Las tareas se convierten en algo más que una gran acumulación de papeleo: se mueven a través de un flujo de trabajo como un artículo en una cinta transportadora. El software realiza algunas tareas, como poblar bases de datos o archivar formularios. Los humanos toman decisiones y aprueban solicitudes. Una estrategia de automatización puede transformar un proceso de semanas en uno que se completa en pocos días. ¿Cómo? La educación superior es una de las industrias que más papel utiliza, lo que la convierte en un caso de uso principal para la automatización. Desde registros de estudiantes y solicitudes hasta solicitudes de equipos y formularios administrativos, el sector está inundado de papeleo. Por lo tanto, los colegios y universidades están cambiando rápidamente a lo digital. Más del 50% de las instituciones de educación superior informan que en los próximos cinco años, lo harán utilizar aún más la automatización para alcanzar sus objetivos de transformación digital. Están automatizando tareas y actividades en el Oficina del Registrador, Ayuda Financiera, la Oficina de Admisiones y más. Para un coordinador de base de datos en Tulsa Community College, una plataforma de automatización como ProcessMaker aceleró las aprobaciones. “Con la automatización, el proceso es instantáneo. Las notificaciones van directamente a los teléfonos de las personas. Desde el punto de vista de la eficiencia, ProcessMaker ha reducido en gran medida nuestra carga de trabajo y ha disminuido el tiempo que tardaron las aprobaciones y la retroalimentación de los documentos.” Las universidades y colegios utilizan la automatización de procesos de negocio para:
Superar los estándares de cumplimiento y presentación de informes
Profundicemos en las cinco razones principales por las que los líderes de la educación superior deberían aprovechar la automatización de procesos de negocio.
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Retener el conocimiento institucional
En muchos colegios y universidades, el conocimiento institucional está encerrado en la mente de un puñado de empleados. Si bien esas personas sobresalen en su rol de potencia, es un desafío para los recién llegados compensar una vez que se van. Los puestos de trabajo sin cubrir son un desafío para todos los colegios y universidades. En una encuesta, el 80% de los líderes de educación superior informaron un aumento en puestos vacantes, drenando lentamente el conocimiento institucional. El problema es menos una amenaza para las instituciones que utilizan la automatización de procesos de negocio. Los empleados individuales ya no dictan cómo funciona un proceso. El sistema rastrea y gestiona cada tarea. Si alguien salta a otro puesto, no hay problema, hay un libro de reglas detallado que mantiene las cosas funcionando sin problemas.
Aumentar la matrícula atrayendo a los estudiantes que abandonaron
Los estudiantes que abandonan, o los estudiantes que abandonaron su camino educativo antes de la graduación, suman 36 millones solo en los EE. UU.. Este grupo potencial de estudiantes es enorme para las instituciones que saben cómo aprovecharlo. La automatización de procesos es un ingrediente clave para cualquier campaña exitosa de reinscripción universitaria. Si bien suena sencillo para la facultad, es un proceso desalentador para los estudiantes. Para saber cómo conectar mejor con estos posibles solicitantes, un equipo probó la difusión A/B. Se seleccionaron dos grupos de estudiantes con diferentes campañas de marketing. Al primer grupo se le envió un correo electrónico genérico con información sobre el proceso de reinscripción. Al segundo grupo se le envió un correo electrónico personalizado que incluía un plan paso a paso para completar su título. Del primer grupo, solo el 4% optó por volver a inscribirse. Pero sucedió algo sorprendente con el segundo grupo. Más del 10% del grupo que recibió el plan personalizado se inscribió nuevamente para terminar su título. La campaña personalizada hizo que los estudiantes sintieran que tenían un camino claro a seguir y los hizo más propensos a actuar. La automatización de procesos de negocio puede potenciar un plan similar para su institución mediante:
Utilice reglas de negocio para comparar el progreso académico de un estudiante con los requisitos del título. La automatización puede resumir los hallazgos en un correo electrónico.
Utilice formularios dinámicos para ayudar a los estudiantes a ver qué programas de ayuda están disponibles. Pueden solicitar rápidamente a través de un portal de autoservicio.
Envíe instantáneamente preguntas de seguimiento al personal adecuado.
Con una vista unificada de todos sus datos, puede utilizar la automatización para interactuar con los estudiantes de maneras más valiosas. Haga clic aquí para saber cómo ProcessMaker puede beneficiar a la Educación Superior.
Construir una experiencia estudiantil estelar
Un estudio muestra que el 76% de los solicitantes actuales esperar una respuesta en cuatro semanas. La misma encuesta encontró que muchos estudiantes esperan respuestas dentro de una semana, ¡una estadística sorprendente para las instituciones que dependen de ciclos de admisión de meses! El antiguo plazo de admisión está cambiando rápidamente para abordar estos cambios en las preferencias del consumidor. La automatización de procesos de negocio al rescate: Ernst & Young encuentra que las oficinas de admisión pueden procesar un Aumento del 250% en el volumen de solicitudes mediante la automatización.
Aumentar la colaboración y la eficiencia en todo el campus
Al reunir todas sus tareas en una única plataforma de gestión de procesos de negocio, puede comenzar a coordinar actividades de maneras nuevas y valiosas. Sorprendido por la estadística de que dos tercios de los estudiantes necesitados nunca solicitan ayuda, las instituciones están utilizando la eficiencia recién descubierta para crear una mejor conciencia de los programas de ayuda estudiantil. ¿Por qué los estudiantes pasan por alto la ayuda potencial? Simplemente no son conscientes de los beneficios que ofrece su escuela. Para las instituciones que se apegan a la ruta manual, la falta de coordinación es lo que hace que la ayuda sea difícil de coordinar y cumplir. Un representante de un departamento puede conocer solo su oferta, sin forma de verificar los programas atendidos por otros departamentos. Por lo tanto, las instituciones tecnológicamente avanzadas utilizan la automatización de procesos para crear colaboración entre todos sus programas de ayuda disponibles. Esto incluye alojamiento, ayuda financiera y servicios estudiantiles. La automatización lo une todo: los miembros del personal pueden verificar la elegibilidad de un estudiante para programas en todo el campus. La BPA puede dirigir las aprobaciones al personal adecuado y rastrear la solicitud desde la presentación hasta la finalización.
Superar los estándares de cumplimiento y presentación de informes
La educación también encabeza la lista de industrias sujetas a escrutinio y supervisión gubernamental. La educación superior está aprovechando la automatización para apoyar las iniciativas de cumplimiento:
Seguimiento de la matrícula de estudiantes: Las universidades pueden garantizar que cumplen todos los requisitos de matrícula aplicables, como los relacionados con grupos subrepresentados y ayuda financiera federal.
Gestión de datos de investigación: Las instituciones recopilan información de manera que cumpla con las regulaciones relacionadas con la ética de la investigación y la seguridad de los datos.
Generación de informes sobre el estado de cumplimiento: Los líderes de la educación superior pueden monitorear el progreso hacia el cumplimiento de los requisitos regulatorios e identificar áreas en las que necesitan mejorar.
Con la automatización, no necesitará archivar manualmente trámites ni rastrear información como el cumplimiento de la ayuda. El software alivia la carga administrativa al encargarse del mantenimiento de registros y el archivo. La transformación digital a través de la BPA puede ayudar a las instituciones de educación superior a optimizar sus operaciones, reducir costos y mejorar la experiencia del estudiante. Al adoptar la BPA, las instituciones de educación superior pueden asignar sus recursos de manera más efectiva y centrarse más en su misión principal de enseñanza y aprendizaje.
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