Cómo un servicio de firma electrónica puede ahorrarle tiempo y dinero
Dirigir un negocio en crecimiento puede ser desalentador. Con todos los documentos que fluyen a través de una empresa promedio en un día determinado, el volumen de trabajo de simplemente manejar documentos en papel puede ser asombroso, sin mencionar el tiempo que se tarda en obtener las firmas reales. ¿La solución? Firmas electrónicas.
¿Por qué las firmas electrónicas?
Las firmas electrónicas te dan la capacidad de optimizar flujos de trabajo intensivos de documentos y aprobaciones que requieren firmas al proporcionar la opción conveniente de firmar documentos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Además, cuando puedes ofrecer un medio eficiente para cerrar un contrato, infunde confianza y un sentido de confianza entre ambas partes. ¿Cuáles son algunas de las ventajas clave de automatizar el flujo de trabajo de documentos comerciales a través de firmas electrónicas?
Incorporación más eficiente a través de la centralización: Lleva tiempo enviar contratos y otros documentos, incluso si lo hace por correo electrónico. En el extremo receptor del documento enviado por correo electrónico, está el proceso de imprimir, firmar y fechar, escanear y enviar el documento por correo electrónico al remitente original. Estos pasos consumen mucho tiempo. A veces se transfieren a otra persona, como un asistente administrativo o un secretario, donde se agregan a su lista de tareas pendientes, y a veces el proceso se retrasa aún más.
Minimiza el riesgo de perder documentos: Todos lo hemos hecho. Siempre hay un documento que es de suma importancia y se extravía. Esta puede ser la fuente de mucha frustración, sin mencionar el tiempo perdido buscándolo. Una solución para esta pesadilla es tener un almacenamiento centralizado para estos documentos. Por ejemplo, algunos de los sistemas de gestión de documentos (DMS) más populares incluyen OneDrive, SharePoint, Box y Google Drive. Con estos DMS, los usuarios pueden acceder a los documentos a pedido desde cualquier lugar. En términos de flujo de trabajo, puede optar por conectar Adobe Sign con Google Drive.
Automatización más fácil: Si su negocio tiene la suerte de poder automatizar completamente su proceso de documentos, ahorrará mucho tiempo valioso. Existen programas integrados de firma electrónica que funcionan directamente con sistemas específicos, lo que permite al usuario crear un ciclo de vida completo: desde el inicio del acuerdo, pasando por múltiples firmas, el intercambio con varios interesados, hasta la finalización del contrato y el archivo.
Mejor comunicación: A veces, ambas partes pueden estar de acuerdo entre sí, pero el contrato no se ha firmado. Esto puede convertirse en un problema, ya que puede ser muy frustrante y consumir mucho tiempo intentar localizar firmas solo para cerrar el trato. Si usa la firma electrónica, con un clic de un botón, puede enviar rápidamente un recordatorio y, con suerte, obtener las firmas necesarias.
Plantillas: Crear un nuevo documento para cada cliente consume mucho tiempo. A través de la automatización de documentos, puede crear una plantilla para usarla varias veces. Por ejemplo, podría almacenar su documento en un DMS y luego un flujo de trabajo lo llama. Quizás sea un formulario de solicitud de compra, que se puede reutilizar para diferentes solicitantes y necesidades de firma. Además, cada iteración generada automáticamente es única.
Utiliza cualquier dispositivo con automatización de documentos de firma electrónica: Se puede usar cualquier dispositivo siempre que el individuo tenga las credenciales de inicio de sesión adecuadas. No hay necesidad de preocuparse por que las personas estén en la misma sala, o incluso en el mismo país. Lo único de lo que hay que preocuparse es de asegurarse de que todos estén mentalmente alineados.
Dile adiós al papel: La oficina sin papel se está volviendo cada vez más frecuente en la sociedad actual. Esto alguna vez fue imposible ya que la tecnología de firma electrónica no fue legalmente vinculante hasta el año 2000. Atrás quedaron los días en que tenías que pararte junto a la máquina de fax, asegurándote de que el contrato firmado que enviaste se transmitiera con éxito.
¿Qué pasa con la seguridad?
Algunos pueden preguntarse cuán segura es realmente la firma electrónica. Después de todo, las generaciones anteriores crecieron firmando todo con un bolígrafo, por lo que este cambio puede hacer que se sientan un poco incómodos. Sin embargo, a pesar de esa creencia, las firmas electrónicas son de hecho aún más seguras que la firma tradicional con bolígrafo. Hay varias razones por las que la firma electrónica es más segura que una firma tradicional. Primero, una firma electrónica recopila "evidencia del proceso", que captura más que solo la firma. Esto incluye el registro de los pasos exactos que sigue el firmante al firmar, como el orden y la apariencia de las pantallas web, los documentos y las divulgaciones legales. El proceso también captura cada acción tomada durante la revisión y la firma, como marcar casillas o hacer clic en botones, y todos los metadatos asociados. Las firmas electrónicas también están respaldadas por tecnología digital que está sellada contra manipulaciones. Después de firmar el documento, cualquier intento de alterar la información invalidará automáticamente la firma. Entonces, ¿cuándo se utilizan las firmas electrónicas? Existen varios escenarios diferentes en los que se utilizan las firmas electrónicas:
Autorizaciones HIPPA
Divulgaciones para hipotecas
Declaraciones de impuestos
Contratos
NDAs
Estas firmas son ampliamente utilizadas y aceptadas. Usar este método puede ahorrarle a su negocio mucho tiempo y dinero, además de espacio de almacenamiento de documentos, ya que prácticamente no hay papel involucrado. Dados estos beneficios, no es de extrañar que tantas empresas estén migrando hacia esta tendencia. El único inconveniente real es la curva de aprendizaje.
En conclusión
Como puedes ver, las firmas electrónicas ahorran tiempo y dinero. Además, en la era digital, no van a desaparecer.
Acerca de ProcessMaker
Creador de procesos es un software de gestión de procesos de negocio y flujo de trabajo de bajo código. ProcessMaker facilita a los analistas de negocio la colaboración con TI para automatizar procesos de negocio complejos que conectan personas y sistemas de la empresa existentes. Con sede en Durham, Carolina del Norte, en los Estados Unidos, ProcessMaker tiene una red de socios distribuida en 35 países de cinco continentes. Cientos de clientes comerciales, incluidas muchas empresas Fortune 100, confían en ProcessMaker para transformar digitalmente sus procesos de negocio centrales, lo que permite una toma de decisiones más rápida, un mejor cumplimiento y un mejor rendimiento. Escrito por Katherine Manning
