Las instituciones de educación superior, como cualquier otra organización pública, funcionan mediante interacciones entre departamentos, individuos y el público. Estas interacciones suelen ser de naturaleza compleja e incluyen una variedad de objetivos como la inscripción de estudiantes, la gestión presupuestaria y las tareas operativas diarias. Si está completando estos procesos manualmente, entonces ya sabe que implican mucho trabajo y consumen demasiado tiempo. Estas tareas se vuelven repetitivas y propensas a errores humanos. Ahí es donde la automatización puede ayudar a las instituciones de educación superior. En el pasado, para hacer algo tan simple como un cambio de calificación, el estudiante tenía que completar un formulario en papel y obtener varias firmas en todo el campus. Luego, tuvieron que enviarlo a la oficina del Registrador, donde un administrador ingresó manualmente el cambio de calificación. ¿Qué pasa si ese administrador perdió ese trozo de papel? ¿O si el administrador ingresa la calificación equivocada por accidente? Ese estudiante tendría que hacer todo el proceso nuevamente. Ahora, en un proceso automatizado de cambio de calificación, el estudiante solo tendría que reunirse con el instructor e iniciar un cambio de calificación a través del portal web de la universidad. Una vez realizada esta solicitud, se envía a los profesores correspondientes. Si los profesores aprueban el cambio de calificación, entonces la calificación cambia automáticamente en el sistema. Sin papeleo perdido, sin perseguir al personal, no más caos. Automatización, junto con la adecuada software de gestión de procesos de negocio, Ayuda a eliminar el error humano y se hace cargo de tareas repetitivas que normalmente atascan a los trabajadores. Para ver qué tareas puede automatizar, comience realizando una revisión de sus flujos de trabajo actuales. A continuación, supervise sus procesos actuales para detectar ineficiencias y cree una hoja de ruta para la automatización. Algunos tipos de procesos de educación superior que suelen estar automatizados:
- Registro/Registrador
- Investigación
- Desarrollo del personal
- Relaciones comunitarias
- Relaciones con exalumnos
- Carreras
- Asesoramiento
- Financia
- Seguridad
Automatización de procesos internos de educación superior
Al implementar la automatización del flujo de trabajo, las universidades pueden mejorar la experiencia de los estudiantes. A continuación se muestra un ejemplo de un flujo de trabajo que se puede utilizar para acelerar un proceso administrativo muy común en las universidades: un cambio de solicitud principal:
