Cómo la automatización fortalece los programas de necesidades básicas de la educación superior
Guardería, seguridad alimentaria, seguro de automóvil y estabilidad de vivienda: las universidades ahora se dedican a apoyar a los estudiantes con asistencia que va más allá de la ayuda financiera tradicional. Algunos estados, como California, están invirtiendo millones de dólares en establecer apoyo para las necesidades básicas. Pero para promover estos programas, las instituciones necesitan mucho más que buena voluntad: necesitan tener sistemas de automatización de procesos digitales optimizados para tener éxito.
¿Cómo ayuda la automatización a fortalecer el apoyo a las necesidades básicas en el campus?
Hasta hace poco, la mayoría de los programas en el campus giraban en torno a la creencia de que los estudiantes eran apoyados por sus padres. Pero un estudio de New America reveló el estudiante universitario promedio tiene 26,4 años, mientras que otra encuesta encontró que la mitad de los estudiantes visita bancos de alimentos fuera del campus. La situación cambiante impulsa a los líderes de educación superior a repensar sus estrategias de reclutamiento y retención. El grupo de académicos de hoy incluye nuevos estudiantes adultos con familias y trabajos o estudiantes que regresan después de una interrupción, todos los cuales necesitan una nueva forma de apoyo estudiantil. En una presentación de The Michelson 20MM Foundation, los coordinadores de necesidades básicas señalaron cuatro problemas que las universidades deben evitar para cumplir esta promesa de manera efectiva. La lista incluía pensamiento a pequeña escala, pensamiento a corto plazo, recreación de sistemas ineficaces y burocracia innecesaria—cuatro problemas automatización de procesos digitales supera con creces. ¿Cómo?
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Los estudiantes no necesitan imprimir y completar solicitudes—todo está disponible en línea para su envío instantáneo con flujos de trabajo de revisión y aprobación que se ejecutan en segundo plano. Ejemplos: Servicios de guardería, asistencia de vivienda, beneficios SNAP, etc.
Más que "otro formulario descartado": detrás de cada campo en una solicitud digital hay una acción, una que puede realizar acciones instantáneas como enrutar la solicitud a la persona adecuada o almacenar los datos necesarios en un registro de auditoría.
Sin pasos redundantes: cada tarea se documenta y rastrea para que pueda eliminar cualquier retraso.
Los flujos de aprobación están automatizados; lo que significa que los formularios se distribuyen de forma autónoma al personal adecuado que puede aprobar solicitudes sin salir de su bandeja de entrada de correo electrónico.
El personal no necesita revisar manualmente cada solicitud. Cuando corresponda, las decisiones se toman automáticamente. Si un estudiante califica para un programa, señale instantáneamente otros flujos de trabajo para iniciar servicios adicionales que califiquen. Este proceso simplificado libera al estudiante de tener que demostrar su necesidad una y otra vez.
Las cifras, y la facultad, están de acuerdo. Las necesidades básicas insatisfechas son una barrera para la inscripción universitaria y la retención de estudiantes.
3 formas en que las mejores escuelas utilizan la automatización de procesos digitales para ofrecer iniciativas de necesidades básicas
La automatización está ayudando a los equipos de educación superior a ofrecer el apoyo transformador que los estudiantes necesitan al ayudarles a:
Acceder a experiencias extracurriculares que normalmente están fuera de su alcance, como horas de oficina y excursiones
Reducir el estrés de quienes experimentan inseguridad alimentaria
Inscribirse en más clases, aumentando sus posibilidades de graduación
Comprar alimentos más frescos y saludables a través de programas como CalFresh (un impulso cerebral innegable)
Encontrar servicios de salud mental u otros servicios de consejería
Trabajar menos horas para poder participar en pasantías y actividades de networking que amplíen sus trayectorias profesionales
Esta codiciada "experiencia integral del estudiante" está completamente fuera de alcance sin una forma eficiente de vincular a los estudiantes con los servicios adecuados. Aquí están los tres pilares que los expertos sugieren para un programa de necesidades básicas bien engrasado y cómo la automatización fortalece su éxito.
Establecer un único punto de contacto
Algunas escuelas que promueven el apoyo a las necesidades básicas todavía tienen problemas para proporcionarlo a quienes más lo necesitan. En un estudio, dos tercios de los estudiantes necesitados ni siquiera habían solicitado la ayuda disponible. ¿Por qué? Falta de conocimiento. Un estudiante que experimenta falta de vivienda puede haberse reunido con un miembro del personal de vivienda, pero no sabía sobre programas como Swipe Out Hunger, donde los estudiantes donan puntos de comida no utilizados. Un único punto de contacto elimina la carga de la investigación del estudiante, comprende completamente su historia y le proporciona una gran cantidad de recursos en una sola reunión. Por lo tanto, las instituciones nombran un embajador responsable de eliminar los obstáculos. Este representante tiene acceso a todos los programas disponibles, por lo que los estudiantes no necesitan coordinar necesidades fragmentadas. Pueden ver instantáneamente qué recursos están disponibles para el estudiante y ayudarles a solicitar o registrarse en solo unos pocos clics. Mejor aún, las decisiones se transmiten de manera efectiva a través de varios departamentos. Los estudiantes que obtienen el "visto bueno" de vivienda necesitan recibir la misma atención de los servicios relacionados. Además, para muchas ofertas respaldadas por subvenciones o financiación gubernamental, las instituciones necesitan rastrear adecuadamente los desembolsos para la auditoría, un proceso totalmente gestionado por la automatización de procesos digitales.
Distribuir la ayuda rápidamente
Un estudio encontró que tomó casi tres semanas para que las instituciones de educación superior distribuyan ayuda de emergencia relacionada con COVID. Para los estudiantes que experimentan falta de vivienda o inseguridad alimentaria, 12 días o más es una eternidad. Los equipos de educación superior utilizan la automatización para agilizar las solicitudes a velocidades récord. No más formularios escritos a mano o impresiones en PDF para escanear o enviar en persona. Los estudiantes completan un formulario web y voila—la magia del backend se pone a trabajar. Los campos del formulario que los estudiantes completan saben exactamente qué hacer a continuación. Pueden compartir información con otros sistemas, extraer información de bases de datos y notificar al miembro del personal adecuado para su aprobación. Procesos que solían llevar semanas pueden ocurrir en horas o días, asegurando que la ayuda tan necesaria llegue a manos de los estudiantes justo cuando se necesita.
Conectar procesos con otros departamentos
Para muchos estudiantes, un profesor es su único punto de contacto. Al hacer malabares con trabajos o familias, los estudiantes necesitados tienen poco tiempo para negociar la burocracia en el campus. Eso significa que todo el personal y la facultad, incluidos los profesores, deben estar capacitados sobre los recursos disponibles y cómo dirigir a los estudiantes en la dirección correcta. Con flujos de trabajo digitales implementados, los profesores que notan alguna señal de alerta pueden solicitar la intervención de un embajador de necesidades básicas. Puede conectar servicios de salud mental, programas de despensa de alimentos, vivienda de emergencia y equipos de transporte, para que ninguna necesidad del estudiante se quede en el olvido. Los programas de necesidades básicas para estudiantes son solo una de las formas en que las universidades se están preparando para el cambiante panorama de la educación superior. Ver algunos de los otros procesos que las universidades están automatizando para convertir formularios y solicitudes extensos en éxitos de un clic. [cta title="Explore casi 200 procesos creados por nuestros clientes de educación superior utilizando la Plataforma ProcessMaker" link_text="Ver Soluciones de Flujo de Trabajo para Educación Superior" link="/products/higher-education/higher-education-process-solutions/"]
