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Cómo la gestión de procesos empresariales mejora la educación a distancia
20 millones. Esa es la cantidad de estudiantes universitarios estadounidenses que están inscritos en cursos exclusivamente de educación a distancia, según el National Center for Education Statistics. Ese es uno de cada seis estudiantes. A medida que la disrupción digital continúa transformando el mundo, la educación superior enfrenta una presión enorme para adaptarse. Históricamente, la parte administrativa de una escuela ha sido manual y con uso intensivo de papel. Las escuelas de hoy luchan por cumplir los estándares actuales de agilidad, flexibilidad y experiencia estudiantil excepcional a pesar de los esfuerzos de transformación digital. Para superar este desafío, las escuelas recurren a soluciones tradicionalmente celebradas en otras industrias como la banca, el gobierno y la manufactura. Entre estas soluciones se encuentra la gestión de procesos de negocio (BPM). BPM es una solución que ha transformado empresas pequeñas y grandes durante décadas. Su metodología se puede aplicar a la educación superior para obtener resultados similares. En este artículo, discutimos cómo BPM mejora la educación a distancia para los estudiantes en el front-end y para el personal en el back-end.
¿Qué es la gestión de procesos de negocio (BPM)?
Techopedia define la gestión de procesos de negocio como un método “para ayudar a las organizaciones a funcionar de manera más eficiente”. La gestión de procesos de negocio (BPM) es un concepto que se enfoca en alinear todos los elementos organizacionales para mejorar el rendimiento operativo. Tradicionalmente presencial, BPM se ha trasladado recientemente a una oferta de software como servicio (SaaS) desplegable en la nube. Las plataformas BPM automatizadas hoy en día suelen existir en el mercado como “software de automatización de flujos de trabajo”. Estas plataformas automatizan los procesos manuales y mundanos de muchas empresas, incluidas las universidades, pequeñas o grandes. A pesar de la transformación digital, muchas escuelas todavía luchan por automatizar sus flujos de trabajo internos. Gestión de procesos de negocio en forma de software de automatización de flujos de trabajo puede ayudar a poner bajo control la gestión de procesos de una universidad.
Las plataformas BPM están digitalizando rápidamente los procesos manuales y basados en papel workflows en los campus universitarios. Lo más importante es que los retrasos o errores durante los flujos de trabajo pueden ser costosos y desastrosos tanto para el estudiante como para la escuela. Esto es especialmente cierto en departamentos como Admisiones y Ayuda Financiera. Hoy en día, varios procesos se automatizan utilizando BPM (software BPM) en las universidades. No solo las Solicitudes de Cambio de Calificación, sino también procesos como:
Cambiar y Declarar una Especialización
Aprobación de Crédito de Transferencia
Visa de Estudiante
Sobrecarga de Inscripción
Proceso de Graduación
Aprobación de Cursos
Normalmente, administradores dependen de la entrada manual de datos, múltiples pasos y traspasos físicos entre las partes interesadas para que estas solicitudes sean aprobadas y procesadas. Esto resulta en cuellos de botella graves en el campus, entre retrasos y errores humanos como errores de entrada de datos y plazos incumplidos. Con las BPM, estas solicitudes se organizan y optimizan de manera ordenada. Combine esto con la automatización y todo sucede en tiempo real. No más papel y tiempo perdido para el estudiante en línea. A continuación, se muestra un ejemplo de una solicitud de baja en una universidad realizada en la plataforma de software de BPM inteligente ProcessMaker:
[@portabletext/react] Tipo de bloque desconocido "imageWithAlt", especifique un componente para él en la prop `components.types`
Los beneficios de las BPM en la educación a distancia
Las universidades de hoy no pueden permitirse escatimar en la entrega de experiencias excepcionales a los estudiantes. Un viaje estudiantil deficiente impacta directamente en las tasas de inscripción, que ya están en rápido declive. La incorporación de una plataforma BPM inteligente (iBPMS) puede ayudar a acelerar la agilidad y la productividad de una universidad, lo que lleva a experiencias estudiantiles más ricas en la educación a distancia. Digamos, por ejemplo, que un estudiante quisiera cambiar su calificación en un curso. El Solicitud de Cambio de Calificación proceso era anteriormente un proceso de traspaso físico y lleno de papeles. El primer paso incluía al estudiante que solicitaba un cambio de calificación obteniendo un formulario específico de un miembro de la facultad. En ese momento, el formulario era un papel de copia al carbono multicolor. Luego, el estudiante completaba el formulario en su totalidad. Después de eso, el estudiante se acercaba para entregar el formulario a un miembro de la facultad, quien luego dejaba ese formulario en el buzón de otro miembro de la facultad. Luego, repita el traspaso al Presidente del Departamento, y de repente ha pasado mucho tiempo. A menudo, estos formularios se perdían, estaban incompletos, faltaban firmas o se registraban errores en el sistema. Todo el proceso manual era una pesadilla. Estos tipos de procesos resultan en estudiantes frustrados, personal descontento y cientos de horas de recursos perdidos. Multiplique este escenario en miles en una sola universidad y tendrá una receta para el caos desorganizado. La educación en línea y a distancia depende en gran medida de la creación de experiencias positivas para el usuario final para que los estudiantes atraigan talento de primer nivel. Organizar y optimizar los procesos comúnmente encontrados en la educación a distancia ayuda a las universidades a alcanzar este objetivo. Cuanto más integral, fácil de usar y demandada parezca la educación a distancia para los estudiantes, más estudiantes querrán postularse a esa escuela. En consecuencia, la universidad puede entonces luchar contra el problema de la disminución de la inscripción que ataca a toda la educación superior hoy en día.
Summary
La educación a distancia ha explotado en los últimos años en forma de Cursos Masivos Abiertos en Línea, recursos educativos abiertos, y títulos en línea. Como herramienta para digital transformation, las universidades necesitan adoptar métodos y tecnología para satisfacer las demandas de los estudiantes de hoy en día, expertos en tecnología digital. BPM ofrece una oportunidad para ayudar a cerrar esta brecha en la educación superior para ofrecer experiencias extraordinarias a los usuarios finales dentro de la educación a distancia. Nuestra plataforma BPM inteligente ha estado ayudando a los sistemas universitarios y otras escuelas de todo el mundo a transformar digitalmente sus ofertas educativas. Consulte nuestro documento de solución para la educación superior hoy para obtener más información sobre nuestra solución de flujo de trabajo.
About ProcessMaker
ProcessMaker is a low-code business process management and workflow software. ProcessMaker makes it easy for business analysts to collaborate with IT to automate complex business processes connecting people and existing company systems. Headquartered in Durham, North Carolina in the United States, ProcessMaker has a partner network spread across 35 countries on five continents. Hundreds of commercial customers, including many Fortune 100 companies, rely on ProcessMaker to digitally transform their core business processes enabling faster decision making, improved compliance, and better performance.
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